英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式混合式：每一段的首行缩进两格落款在信末中间靠右下的位置齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行英文信函的习惯用法，由以下几个方面纽成：（1）信头 The heading信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、号码、电报挂号、主管人姓名等通常情 况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，，等当我们撰写传统 信件时，直接使用这种信笺纸就町以2）编号和日期 The reference number and the date方便以后査信使用Your ref:（你方编号）Our ref:（我方编号）H期通常打卬在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置H期的英式写法是日、月、 年；美式写法是月、日、年为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要 大写,也可用缩写比如May, 1998（美式写法）；1, May, 1998（英式写法）3）信内地址 The inside address与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2-4行，也可在签字位 幫下2-4行书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The,也不能随意改 用繁写及缩写，如Company与Co.Z间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。
收信人地处的书写榕式 与信封相同4）称谓 The salutation在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs"；称呼企业，公司的妇女组织 Ff；用Madams, Ladies；无；H体收信人姓名用Dear Sir or Madam称呼收信者收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.（先生），Mrs.（夫人），Miss（小姐），Hon（用于称 呼市长、部长、大使等）,Pres.（总经理、会长、总统等）,Prof.（教授）等等⑸开头语 The open sentences开头语没有统-•的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综 合叙述，使对方一日了然这是答复哪一封去信的如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的白我介 绍，并表叨目的要求开头语一般与正文分开，口成一节，要求简单明了6） 正文 The body of the letter正文的地位和内容与中文书信和同在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行， 段落间空两行信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，毎一行左起第一字要取齐，右起第一 字不必一律取齐，但尽量更考虑到整齐美观。
7） 结尾语 The closing sentences结尾涪--般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问” 等，另外也附加一些略带客套的语气止文结束后，另起一段写结尾语8） 结束语 The complimentary close英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当丁-“敬上”的意思若收信者为公司，谦称则常用： Yours Truly, Truly Yours, Yours faithfully 若收信者为个人，则常用：Yours sincerely, Sincerely yours等需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号9） 签署 The signature签署曲两部分组成，一超写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名签名用钢笔或関珠笔写在结尾 谦称下5行的位置内尽量不要用印章，用卬章的话，说明该信件并非本人亲自过日，只是通函而已，不 为人重视为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印常见的职衔有：Chairman of the Boaid of directors（董事长）,Presidem 或 General Manager（总经理）,Directoi•（董事）, Stand Director（常务荒事），Managcr（经理），Head of Dcpartmcnt（职员），Managcrcss（女经理）， Head of a Department（处长）,Section chief（科长）等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部人写的企业单位 名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信山所述事宜均宙企业单位负责10） 、附件 Enclosure如果信中有附件,应在左下角注明Encl.或Enc.o例如：Ends: 2 InvoicesEnc.: 1 B/Lading（H）其它商业信函除上述内容外，述经常遇到以下情况：%1 写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行Z右侧说明，并加上 Attn.（Attention的缩写）字祥，也町在字下划横线表示1 写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题-与日的，常在信内列出“事山”项，记在信文的上方, 并在Subject底卜-划横线，以提醒对方注意1 为便于商业信函留存查阅并分淸责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名 下两行的左下方1 为说明信所附附件，便于收信人淸点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注1 如信文写完后需要补充一点，或加附打信文主题无关的简短内容时，对在信文末尾附件下加附言, 用P.S.(Postscript的缩写)引导对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：日期 May,20,199&收信人 Mach &.Wclson,地址 340 Camedle Ave KemlworttL N.T,注意 Attn: Mr. Jack G. JohnsonSCHARFMAN BROS. INCCABLE ADDRESS Export 一 Manufacturers TELEPHONES信头 HEMPSTS Representatives 一 Importers (516)292 一 1750Sauco 393 FRONT STREETTELEX: 96-7725 HEMPSTEDNEW YORK 11550称呼 Dear Sirs。
Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches, timing device» etc信文：Wc arc leased to inform you that wc act as extensive export representatives for MEYLAN CORPPlease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list信尾谦称 Very truly yours,公司名称 SCHRTFMAN BROS.INC.签字写信人姓名 Michael Seharfmah写信人职务Manager发信人及打字员MS/am附件 Encl. One样信一：1、 收信人的邮箱2、 发信人的邮箱3、 写信日期：写日期时，请注意以下几点：a. 年份要写完整，不能用03代替2003ob. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在止式的信件中出现但是可 以用英文缩写，比如用Aug.代替Augusto4、 时间5、 主题6、 称呼7、 正文8、 结朿语9、 签名10、 联系方法：这部分内容要完整,包扌舌写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、、、 邮箱、网址）。
写地址要注意：一般來说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名 称和国家名称Z间一定要用逗号To From Date TimeSubjectsusa nlin @pears on E〜Eam・Comsar032住 (Shirley Taylor)Monday, May 26, 2003 4:30:27 GMT A-Z of Busiriess CommunicationsElDear Mrs. Lin,I wrote to you on 23 Ma/ de sc ilbing our new Gro・M ore range and enclosi ng our latest catalogue. I h»/e not receh/ed a reply from you and wonder if you actually received rrry letter?I will be very happy to answer any questionsyou ma/ have about out Gro-M ore range and explain the unique features and ben efits to you. Altemativet/ I would be pleased to arrange for one of our representatwesto visit you and bring some samples to show you.Your custom is very valuable to us. Ifthpre isarr^ way I can help you, please do not hesitate to write to me.Sincerely, S h irl ey S h irl ey Taylor M anager of Sales DepartmentKoffit Trade Co., Ltd.Add: 15 Western Avenue, Shanghai, ChinaTel: +86 021 88654987Fax： +86 021 88654988Email: abccompan池Product Catalog: HttpR英语坊(www. enfang. com)样信二:Koffit Trade Co.,Ltd.15 Western AvenuE Shanghai China, Telephone: +86 021 88654987Fax: +86 021 88654988Email: koffit@A-ZSVKL 25 January 2003Mrs Orith WilliamsWilliams Trading Co., Ltd28 Hunter Avenue Den ver. CO 80206 USARe: Delayed arrival of your new glassesDear Irith, Th a nk you for your letter of 24 January.On behalf of Koffit I would like to apologize most sincerely for the problems you have experieneed in receh/ing your new glasses. This is most unlike the speedy, professional service we pride ourseh/es on.As a gesture of 。