中国人民建立银行贷款档案管理方法中国人民建立银行贷款档案管理方法第一条为了加强建立银行贷款工程的科学管理，保障建立银行信贷资金平安，有效地为信贷管理和投资决策提供参考根据，根据《中华人民共和国商业银行法》、《贷款通那么》〔试行〕和建立银行有关规定，制定本方法第二条建立银行贷款档案，是各级行在管理和经办各类人民币贷款和外汇贷款工作活动中形成的，具有史料价值和查考利用价值的贷款管理专业技术材料的总称，是建立银行贷款管理工作的原始凭证和参考根据第三条建立银行贷款档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原那么即：在总行的统一领导下，各级行负责建立本行所管理和经办的贷款工程的档案，并负责对本行系统贷款档案工作进展指导、监视和检查同时承受上级行对本行贷款档案工作的指导、监视和检查第四条各级建立银行应重视贷款档案管理工作，加强对贷款档案工作的领导信贷业务部门和档案部门应互相支持，亲密配合，使贷款档案得到完好的保存、科学的管理和有效的利用第五条但凡本行管理和本行直接经办的用信贷资金发放的各类人民币、外汇贷款工程，均属于贷款档案归档范围，均应按照本方法建立贷款档案其中属于本行经办的贷款工程，应保证其档案材料的齐全完好；属于本行管理的贷款工程，其档案资料的搜集，以可以满足贷款工作管理需要为准。
对在本方法施行之日之前已收回贷款本息的国家重点工程的档案材料，亦应归档管理第六条贷款档案的详细内容包括：〔一〕人民币固定资产贷款工程归档内容：1．工程建议书及批准文件； 2．可行性研究报告〔或设计任务书〕及批准文件； 3．初步设计及批准文件； 4．工程概算资料； 5．工程融资意向书； 6．借款人根本情况及财务报表； 7．借款申请书； 8．工程评估〔或贷前调查〕报告； 9．企业的信誉等级评定、贷款风险度测试等材料； 10．贷款承诺书； 11．贷款审批表及贷款工程审查签报； 12．工程年度投资方案及贷款方案下达文件〔亦可在"贷款审批表"中注明下达贷款方案的文号〕； 13．借款合同及担保协议、公证书； 14．合同审计表； 15．贷款指标通知书及贷款发放、回收的各种凭证； 16．调整利率通知书； 17．工程建立过程中的各种动态资料； 18．工程年度财务方案及财务决算； 19．开工报告及批复； 20．开工验收报告； 21．开工决算及批复； 22．投资效果分析^p 报告； 23．投产工程经济效益调查报告； 24．重点工程的年度分析^p 报告； 25．贷款后评价报告； 26．到期〔逾期〕贷款催收通知书； 27．贷款展期申请书及审批表； 28．贷款展期协议书及担保文件； 29．其他需要归档的文件。
〔二〕人民币流动资金贷款工程归档内容：1．借款申请书2．借款人根本情况资料，包括：〔1〕借款人《企业法人营业执照》或《身份证》复印件； 〔2〕《企业法人代表证明书》原件； 〔3〕人民银行核发的《贷款证》复印件； 〔4〕成立企业的批文复印件； 〔5〕借款人上年度财会报告以及申请借款前一个月的财会报告，包括资产负债表、损益表和财务状况变动表的复印件； 〔6〕借款人固定经济收入或归还才能的证明文件； 〔7〕购建住房合同、协议或其他证明文件； 〔8〕《企业信誉等级评定结果》复印件； 〔9〕《公司章程》、《联营协议》复印件； 〔10〕有效的商品〔原料〕购、销合同复印件； 〔11〕《信誉证》复印件； 〔12〕《进出口答应证》复印件3．借款保证人根本情况资料〔内容同借款人〕4．抵押物〔质物〕清单、权利证书、评估报告、保险单据、有处分权人同意抵押〔质押〕的证明文件5．贷款调查评估报告及贷款审批文件6．贷款指标通知单7．借款合同、保证合同、抵押合同、质押合同8．合同审计表9．贷款借据10．贷款发放后借款人的年度财务报表和每月的财务报告11．贷款展期申请书及审批文件12．展期还款协议书及担保文件13．历次贷后检查报告及贷款后评价报告。
14．其他需要归档的文件〔三〕外汇贷款工程归档内容：1．"外汇工程贷款推荐函"； 2．工程建议书及批复文件； 3．可行性研究报告及批复； 4．借款人《营业执照》的复印件； 5．外汇借款申请书； 6．分行推荐外汇贷款工程情况表； 7．合资企业的《章程》、《合资协议》、《营业执照》的复印件； 8．政府有权部门对合资企业的批文； 9．国内会计事务所或国内银行出具的合资双方投资入股的验资证明； 10．合资外方的资信调查材料； 11．借款申请人及担保人前三年的财务报表； 12．合资企业自投产后前三年的财务报表； 13．借款人目前的负债总情况表； 14．外汇贷款工程备选通知书； 15．外汇工程贷款报批函； 16．工程评估报告； 17．地方或工程单位委托我行筹资的函； 18．地方外汇管理局委托我行筹资的批文； 19．不可撤销现汇担保书； 20．不可撤销人民币担保书； 21．不可撤销外汇额度担保书； 22．外汇贷款工贸协议书； 23．设备技术等进口的商务合同〔英文〕； 24．贷款批准文件； 25．外汇借款合同； 26．配套资金落实情况； 27．归还到期贷款通知单； 28．催还逾期贷款通知单； 29．工程贷款专户报告； 30．工程贷款工作大事记； 31．其他应归档文件。
第七条根据各贷款工程不同的保存和利用价值，人民币贷款档案的保管期限分为三种凡国家重点建立工程，以及具有史料价值建立工程的贷款档案资料为永久保管；一般大中型建立工程、限额以上技改工程的贷款档案资料，保管期限为10～20年；小型建立工程、限额以下技改工程和流动资金贷款工程的档案资料，保管期限为1～5年外汇贷款档案的保管期限，按照相应的人民币贷款档案保管期限的上限执行第八条贷款档案的保管期限，从贷款本息全部还清后的第二年开场计算第九条各级行信贷业务部门应指定人员负责贷款档案资料的搜集、整理和立卷归档工作第十条贷款档案每年固定归档一次固定资产贷款工程的档案资料一般分两期归档，即工程开工后进展第一期归档，贷款本息按期收回后再进展补充归档；流动资金贷款工程的档案资料，在贷款本息按期收回后一次全部归档；逾期贷款的档案材料可比正常归档时间推延一年移交归档第十一条信贷业务部门指定的贷款档案管理人员，应于每年三月底以前，将上一年应归档的全部贷款档案资料搜集齐全，并整理立卷，然后，第一期归档的固定资产贷款档案资料，按照工程开工时间的先后顺序，第二期归档的固定资产贷款及流动资金贷款档案资料，按照如期收回贷款本息时间的先后顺序，逐笔登记"贷款档案移交单"〔"贷款档案移交单"式样附后〕。
移交单一式两份，档案部门和移交部门各存一份第十二条在办理逾期贷款档案移交前，移交部门的贷款档案管理人员，应先登记"逾期贷款统计台帐"〔"逾期贷款统计台帐"式样附后〕，以便于信贷部门对逾期贷款的清收然后再按照贷款到期日的先后顺序，逐工程登记“贷款档案移交单“，并分别在移交单"备注"一栏注明“逾期”字样第十三条逾期贷款本息全部收回或呆帐贷款经批准核销后，信贷业务部门贷款档案管理人员应在"逾期贷款统计台帐"上，对该工程予以注销然后，填写”收回逾期〔核销呆帐〕贷款通知单”〔“收回逾期〔核销呆帐〕贷款通知单”式样附后〕，并及时送档案部门补充归档第十四条贷款档案资料的搜集，应围绕工程建立和管理的全过程，按照贷款管理操作程序和贷款档案归档内容，形成多少归档多少，保证贷款档案资料的齐全与完好，防止破损和遗漏现象第十五条一份文件假如既属于贷款档案归档范围，又属于文书档案归档范围，其原件应首先满足文书档案归档的需要，贷款档案可采用复印或摘记主要内容、文号的方法收集归档第十六条归档的每一个贷款工程的档案资料，应按照工程前、中、后三期的顺序和贷款管理程序，视档案资料的多少，设立一个或多个案卷每一案卷应抄写三份卷内目录〔“贷款档案卷内目录”式样附后〕，其中一份放在卷首，一份交档案部门作为检索工具，另一份留信贷业务部门备查。
工程调查与信贷业务分设机构的，信贷业务部门的贷款档案管理人员可多抄写一份卷内目录，送工程调查部门备查第十七条属于国家机密和建立银行商业机密的文件，信贷业务部门的贷款档案管理人员应在卷内目录"备注"栏内注明密级和保密期限，以免造成泄密、失密现象第十八条卷内文件以件为单位装订每件文件首页的左上角应编写与卷内目录顺序号相一致的件号，同时，每件文件都应在有效张页正面的右上角和反面的左上角编写文件页号，〔如文件本身有打印页号的，可以借用，不必重复编页号〕以便于保管和借阅利用第十九条贷款档案装具采用卷盒形式卷盒封面应标有经办部门、借款单位、贷款种类、工程名称、案卷标题、归档号、案卷号、目录号、保管期限、收回全部贷款本息时间、合同到期日、卷内件数等工程卷盒脊背应标有经办部门、借款单位、贷款种类、工程名称、归档号、案卷号等项目第二十条案卷封面及案卷脊背各工程应逐项填写清楚详细填写内容和填写要求如下：1．经办部门：填写本行内部经办该工程的详细部门 2．借款单位：填写借款单位全称或标准化简称3．贷款种类：填写相应的会计科目名称4．工程名称：固定资产贷款填写工程名称，流动资金贷款填写借款用处5．案卷标题：应包括经办单位、工程名称和文件内容三局部。
6．保管期限：按本方法第七条规定填写或盖章7．收回全部贷款本息时间：填写实际收回全部贷款本息的时间8．合同到期日：填写借款合同正本中规定的借款期限的止日9．卷内件数：应与卷内目录顺序号尾数相一致10．归档号：填写："贷款档案移交单"上的归档顺序号 11．案卷号：由档案部门按照编定的案卷顺序填写12．目录号：由档案部门填写统一编排的目录顺序号第二十一条信贷业务部门贷款档案管理人员，在移交工程开工后先期归档的固定资产贷款档案和逾期贷款档案时，其案卷封面的案卷标题和卷内件数两个栏目应用铅笔填写，以便补充归档时改写有关内容第二十二条档案部门对各信贷业务部门移交的贷款档案，应进展统一的分类、排列与编目第二十三条贷款档案采用“币种--保管期限--全部收回贷款本息的时间顺序”的分类和编号方法，即首先按币种划分人民币和外币两大类，每一币种再区分不同的保管期限，每一保管期限内再按年度和全部收回贷款本息的时间顺序进展排列然后，按照上述分类排列顺序，编制混年度大流水案卷号每一种保管期限拥有一个案卷顺序号第二十四条工程开工后先期归档的固定资产贷款档案，不分保管期限，由档案部门按照移交顺序编制临时案卷号〔用铅笔〕，待补充归档时，再按照贷款本息全部收回的时间顺序，在相应的保管期限内，统一编制案卷号，并注销其临时案卷号。
第二十五条逾期贷款档案亦不分保管期限，由档案部门按照贷款到期日的先后顺序编制临时案卷号待档案部门接到"收回逾期〔核销呆帐〕贷款通知单"后，再按照贷款本息全部收回的时间顺序，在相应的保管期限内，统一编制案卷号，并注销其临时案卷号第二十六条案卷顺序固定后，档案管理人员应区分币种和不同的保管期限，逐卷登记"贷款档案案卷目录"〔"贷款档案案卷目录"式样附后〕每一种保管期限形成一本贷款档案案卷目录第二十七条人民币货款档案和外汇贷款档案应分别存放与保管，并应建立定期检查制度，以确保其完好与平安，便于保管和提供利用第二十八条贷款档案应实行借阅登记制度档案部门应按照有关保密规定，严格掌握借阅范围凡因工作需要借阅贷款档案者，均应填写借阅单贷款档案一般不对外提供利用，确需对外提供有。