深圳某物业管理公司会计档案管理规程 1.0 目的规范会计档案的管理，确保会计资料的安全和有效使用 2.0 适用范围适用于财务管理范围内的的所有财务资料 3.0 职责 3.1 财务会计负责收集、立卷、装订会计档案 3.2 财务经理负责保管会计档案，监督档案的管理工作 4.0 工作程序 4.1 会计档案的保存期限 会计档案应分期保管保管期限分为永久和定期两类，具体保管理期限规定如下： 档 案 名 称 保 管 期 限 一、会计凭证类 1．原始凭证、记帐凭证 2．银行存款余额调节表、银行对帐单 3．涉及外来的会计凭证 15年 5年 永久 二、会计帐薄类 1．日记帐其中：现金和银行日记帐 2．明细帐、总帐、辅助帐 3．涉及外来的会计帐薄 15年 25年 15年 永久 三、会计报表类 1．主要财务指标报表 2．月、季度会计报表 3．年度会计报表 3年 15年 永久 四、其他类 1．会计档案保管清册及销毁清册 2．财务成本计划 3．主要财务会计文件、合同、协议 4．收据、发票存根联和发票登记簿 5．完税凭证 永久 3年 5年 5年 5年4.2 会计档案的日常管理 4.2.1 公司经营管理中涉及收、支业务的所有原始资料和数据报送财务部。
4.2.2 财务会计按规定进行帐务处理月底，将财务资料分类汇总装订成单行本财务资 料分为两种： A. 会计核算必须附的资料如记帐凭证、帐薄、会计报表等 B. 会计核算辅助且无须附的资料如营业日报表、盘存表、银行对帐单等 4.2.3 单行本交财务经理签字并妥善保管 4.2.4 年底，财务会计将单行本的会计资料分类汇总装订成册，同时编制《会计档案保管 目录》经财务经理签字后，自第二年的1月1日起进入会计保管期限 4.2.5 会计档案的借阅会计档案不得外借如遇有借阅或者复制，视不同情况办理相应登记手续： A． 公司内部借阅：填写《财务部会计档案查阅/复制登记表》 ，经财务经理批准后方可 查阅或者复制原件 B． 公司外部借阅：由使用人提出申请，经财务经理签字、总经理审批，同时填写《财 务部会计档案查阅/复制登记表》后方可提供查阅或者复制原件 以上两种情况财务经办人员须陪同在现埸，且严禁在会计档案上涂画、拆封和撤换 4.2.6 会计档案销毁 A. 保管期满无异常情况的会计档案，需要销毁时： a) 由财务部提出销毁意见经总经理同意，报集团公司会计管理机构共同鉴定； b) 经严格审查后，由财务部编造销毁清册，报公司董事会或法定代表人批准； c) 经批准后，由财务部和集团公司派员共同监销，并在销毁清册上签名及加盖公章； B. 保管期满但未结清的债权债务原始凭证及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应 当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
5.0 相关文件和记录 5.0 《财务部会计档案查阅/复制登记表》 HFWY.QR/CW-018 5.0 《会计档案保管目录》5.0 财务部会计档案查阅/复制登记表 5.0 编号：HFWY.QR/CW—018 版本：A/0 序号： 序 号 日 期 部 门 申请人 事 由 审批人 批准人 经办人 备注 5.0 注：未经批准，财务部任何人不准给予查阅、复制，否则责任自负5.0 深圳某物业管理公司财务部 5.0 会计档案登记册 5.0 编号：HFWY.QR/CW—019 版本：A/0 序号： 时 间 二00 年度 项 目 所属月份 册数/份数 归档时间 整 理 人 会计凭证： 会计帐薄： 总 帐 现金日记 帐 银行日记 帐 科目明细 帐 固定资产 帐 应交税金 帐 备 查 帐 会计报表 银行对帐单： 纳税申报表： 国税申报 表 地税申报 表 人员工资调整 表 财务软件 其 他 5.0 审核： 制表人： 登记日期：。