/ 內部控制制度《採購及付款循環》文件管制等級： □管制文件 □非管制文件文件履歷紀要頁文 件 發 行 單 位文 件 管 制 等 級管理代表□管制文件□非管制文件文 件 履 歷 紀 錄版次修 訂 內 容核准權責編撰日期0第1版〔新發行〕1. 總則1.1. 制定目的為促使本公司「內部控制」〔Internal Control〕之「採購及付款循環」〔Purchase〕程序,能有所遵循,特訂定本文件,俾利各相關單位遵循1.2. 適用範圍凡本公司有關「內部控制」之「採購及付款循環」作業程序與控制重點,悉依照本文件之規範辦理1.3. 權責單位資材、財會單位為本文件之權責單位,權責單位主管經承認單位授權,負責本文件之管制,並確保依據本文件之規範作業2. 採購及付款循環2.1. 循環圖[見]〔資料1〕「採購及付款循環圖」2.2. 循環作業本循環之各項作業：1) 請購作業〔CP101〕,另訂之2) 採購作業〔CP102〕,另訂之3) 進口作業〔CP103〕,另訂之4) 驗收作業〔CP104〕,另訂之5) 與合約不符作業〔CP105〕,另訂之6) 付款作業〔CP106〕,另訂之7) 差異分析作業〔CP107〕,另訂之。
3. 附則3.1. 制修廢與頒布實施本文件屬於管理文件,經『經營會』審議後,呈請董事長核准承認後,交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同3.2. 編號、版本、日期、頁次／頁數本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數等項,見本文件之頁首與頁尾3.3. 附件3.3.1. 相關資料〔資料1〕 「採購及付款循環圖」〔資料1〕 「採購及付款循環圖」預算CP101------→請購|├--------------┐|↓↓|CP102CP103|採購進口||├--------------┘|↓|CP104|驗收||||↓|是否合格否CP105|------→------→與合約不符||||↓|是|||||├--------------┐|↓↓|CP106入庫|付款||↓|CP107|差異分析←---------┘第1節 作業程序1. 提出需求1.1. 調節性採購依市場行情、用料變動等採購之原物料,由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素,決定訂購時機及數量種類,交由採購單位採購1.2. 預算採購依銷售預算或「客戶訂單」之進度,由生管單位填具「請購單」,經單位主管核准後再交給採購單位,並將請購核准紀錄填入採購預算內。
預算採購,包括下列二種採購：1) 直接材料〔常用材料〕係指直接耗用之材料2) 間接材料〔常用物料〕係指間接耗用之材料,但不可缺之物料,其需用時間與數量也無法預知可憑用料單位之需料通知單現用現購2. 檢查庫存採購前應先檢查存貨是否具有下列情形：1) 目前存量尚未達請購點/安全庫存2) 請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代3) 申請之原物料是否仍具採購價值,還是已失經濟性3. 臨時需求緊急採購由需求單位提出,經過庫存檢查後須採購者,經製造單位主管核准後,逕交採購單位購買,惟事後仍須補填「請購單」第2節 控制重點1) 「請購單」必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容,如申請物品須採用特別運送及保存方式者,應加注意事項2) 「請購單」必須經先作庫存審核,核准時應遵照核決權限辦理3) 緊急採購不應經常發生,事後應補開「請購單」,追究原因是否為不可抗力,有無改善計畫4) 應定期檢討「請購單」,有無延遲採購情形,請購數量應符合經濟採購量要求第3節 相關資料銷售預算、「客戶訂單」、「請購單」等第1節 作業程序1. 查詢供應商資料1) 準備採購2) 調閱「供應商資料/廠商料件基本資料報表」,了解過去採購及詢價紀錄。
3) 向廠商詢比議價2. 決定購買方式依材料管理規定,決定應用下列何種方式購買：1) 詢價金額較小,不須書面比價,但仍以詢價方式向最低價廠商採購者2) 議價採購人員經詢價後,如已知市價有下跌趨勢時,或有報價高於前批採購價格,或請購規格明確,但請購量較前批大等之情形者,仍應予以議價3) 比價若為特殊規格或供應廠商家數較少者4) 牌價收購根據核定之收購價格收購者5) 長期合約採購向簽訂長期供應合約,或專案報准之買賣合約廠商採購者6) 招標採購之材料如有三家以上可供應,且其預估採購金額較大達招標金額時,以公開招標為原則3. 決定訂購事項由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等,經採購單位主管核准後採購4. 更新紀錄將不同購買方式之訂購及詢價資料,填入「供應商資料/廠商料件基本資料」內第2節 控制重點1) 詢比議價資料平日應注意收集,須詳實完備,保持最新時效,供應商資料\廠商料件基本資料亦應隨時更新,保持正確紀錄2) 「請購單\詢比議價單」必須經主管核准後,方得辦理採購3) 辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規定,外購進度亦須依預定採購程序控制追蹤4) 大量採購之主料、副料、包裝材料,以合約採購為原則,並應保持兩家同時供料,以免受到供貨品質之限制,影響到生產作業。
5) 重要採購合約簽訂前,須經法務單位或公證單位人員查核6) 為提高進貨品質,降低進貨成本,便於管理,應建立可完全配合之協力廠商7) 遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時,須通知有關單位,以便事先連繫；報告呈核後,立即採取應變措施第3節 相關資料「供應商資料\廠商料件資料」、「請購單」、「詢比議價單」等第1節 作業程序1. 需比例結匯1) 由採購單位計算結匯所需金額2) 所需金額申請表及各類相關憑證,一併送交主管人員核准3) 預付外購款,依請購案號或L/C逐案控制2. 記帳1) 請款條件審核無誤後,開立應付憑單,製作傳票,記入帳冊2) 應付憑單交由出納單位開出支票3) 支票經簽章後,應交由經辦人申請開立信用狀3. 申請信用狀1) 準備下列文件向結匯銀行申請開立信用狀：(A) 開發信用狀申請書B) 已繳納收訖或已核章之結匯申請單2) 依法須申請輸入許可證者,尚須附輸入許可證3) 於進口中國大陸海關,應先申請核對進口批文4) 申請輸入許可證時,須具備下列資料,向國貿局或外匯銀行申請：(A) 商業發票〔Performance Invoice〕B) 目錄或型錄C) 特別規定4. 銀行開具信用狀上述手續無誤且未超過銀行之授信額度,則銀行將會開出信用狀。
5. 在途品作業1) 起運點交貨條件之物品所有權已移轉時,應辦理投保運送等事宜投保依相關保險規定辦理2) 對自行安排運送之貨品,須預先安排船期3) 貨品裝船後,由賣方通知預定起岸日期,資材部單位準備安排進口報關事宜,並通知倉儲單位6. 準備提貨1) 資材部單位於接獲船務公司通知預定到港通知後,通知倉儲單位、財會單位及報關公司〔報關人員<〕2) 倉儲單位接獲到貨日期、品名、數量後,預先安排人員搬運及存置位置3) 財會單位於知悉預定結匯還款日後,安排調度各項財務資源,準備結匯7. 結匯還款1) 檢核利息計算是否正確2) 結匯費用是否依銀行之收費標準計算3) 依請購案號或L/C編號,將每次支付費用記入每一批材料之「進口器材付款紀錄表」8. 提貨1) 費用項目均為固定,多出項目應查核原因是否合理每一項費用是否均有合理憑證2) 核算各項計算方式是否合理,計息起迄日期是否正確,有無扣除免費日期3) 對於無支付標準之特別報關費用,是否依核決權限呈請核准4) 實收數量少於裝運數量時,注意有無辦理索賠；實收數量少於公證數量時,有無向運輸公司提出索賠第2節 控制重點1) 有關進口作業之各項預付費用支付、入帳、轉銷、收回及調整時,所應附之原始憑證必須經核准,內容必須合理。
2) 應按同一進口採購案號之有關原始文件、合約、憑證等逐案彙集歸檔3) 應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤後,始簽付4) 預付貨款之支付一律規定以支票支付,並抬頭、劃線、禁止背書轉讓如以現金方式支付者,須合於現金付款方式5) 已付款原始憑證應蓋付訖章,支付傳票背後應有領款人簽章,以免重複付款或冒領情事發生6) 開發信用狀除應秉持公平互利外,更應避免下列條款：(A) 開立保兌信用狀B) 押匯手續由買方負擔C) 可裝運於甲板上D) 信用狀可轉讓E) 指定開狀銀行或押匯銀行F) 可憑倉庫收據〔尚未裝船〕押匯等7) 在途產品之交運、保管應力求完好；撥交、移轉控制力求完整如有遺失或短少,責任必須明確；逾時甚久之在途產品,應追查原因8) 合約、單據必須訂有寄存期間,如有逾期尚未處理者應查明原因9) 注意出帳日期與在途日期相隔甚久者,是否為久懸帳未解,有無虛列帳目情形10) 對於在途產品發生遺失及短損,依合約規定處理約定條款要合理,已支付費用不可損及公司權益11) 核對進口數量與實際驗收數量必須相符,提貨時物品若有損壞或短少,應立刻請公證機構公認實收數量少於裝運數量,須辦理索賠12) 是否有結匯費用不符規定者,或金額不符之情形,核算各項計費方式是否合理,計息起訖日期是否正確,每一項費用是否均有合理憑證。
第3節 相關資料「進口器材暫付款紀錄表」等第1節 作業程序1. 採購通知倉儲1) 採購單位於確定採購內容及交期後應通知倉儲單位2) 倉儲單位於收到經核准之「採購單」時,應依採購類別、數量、及約定日期預作倉位安排及堆高機等卸料工具之準備2. 廠商交貨1) 廠商於交貨日備妥送貨資料〔「送貨單」〕、三聯式「發票」於廠內指定地點交貨2) 屬計重之材料入廠時,應予過磅其重量,並以過磅單作為核對收料重量之依據3. 警衛登記檢查1) 警衛應將廠商交貨卡車之資料,登錄於「進出廠登記簿」2) 廠商交貨時,警衛人員應就廠商檢附之「送貨單」、與「採購單」核對,無誤後與倉儲人員聯繫,並由其指示廠商卸貨地點,並要求。