学习情境二组织结构设计及工作分析 主要内容 第一节设计组织结构第二节工作分析第三节编制职务说明书 一 企业组织结构1 组织结构 OrganizationalStructure 组织结构是指 对于工作任务如何进行分工 分组和协调合作 组织结构是表明组织各部分排列顺序 空间位置 聚散状态 联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式 是整个管理系统的 框架 第一节设计组织结构 2 常见的组织结构 一 直线制 二 职能制 三 直线 职能制 四 事业部制 五 矩阵制 六 立体多维制结构 任务 设计组织结构 课本P2 一 直线制 1 含义直线制是指组织没有职能机构 从最高管理层到最基层 实行直线垂直领导 2 优点沟通迅速 指挥统一 责任明确 3 缺点对管理者要求高 管理者负担过重 难以胜任复杂职能 4 适用适用于小型组织 直线制组织结构形式 厂长 车间 车间 车间 班组 班组 班组 班组 班组 班组 无职能结构 领导关系按垂直系统建立 二 职能制 1 含义在组织内设置若干职能部门 并都有权在各自业务范围内向下级下达命令 也就是各基层组织都接受各职能部门的领导 2 优点有利专业管理职能的充分发挥 3 缺点破坏统一指挥原则 4 适用现代企业一般都不采用职能制 职能制组织结构形式 三 直线 职能制 1 含义直线职能制是指在组织内部 既设置纵向的直线指挥系统 又设置横向的职能管理系统 以直线指挥系统为主体建立的两维的管理组织 2 优点既保证组织的统一指挥 又加强了专业化管理 3 缺点直线人员与参谋人员关系难协调 4 适用目前绝大多数中小组织均采用这种组织模式 直线 职能制组织结构形式 四 事业部制 1 事业部制在直线职能制框架基础上 设置独立核算 自主经营的事业部 在总公司领导下 统一政策 分散经营 是一种分权化体制 划分事业部的标志 主要按产品 项目 或地域划分事业部 优点 有利于发挥事业部积极性 主动性 更好地适应市场 公司高层集中思考战略问题 有利于培养综合管理人员 各事业部之间有比较和竞争 企业适应能力强 缺点 存在分权带来的不足 指挥不灵 机构重叠 事业部之间协调难 对管理者要求高 易滋生本位主义 适用 面对多个不同市场或产品类别复杂的大规模组织 2 事业部制结构形式 事业部制组织结构形式 五 矩阵制 1 含义 在组织结构上 把既有按职能划分的垂直领导系统 又有按产品 项目 划分的横向领导关系的结构 称为矩阵组织结构 2 优点 纵横结合 有利于配合 人员组合富有弹性 利于员工才能的发挥 3 缺点 破坏命令统一原则 4 适用 主要适用于突击性 临时性任务 六 立体多维制结构 参照矩阵组织结构原理开发的另一种组织结构形式 立体多维制结构 这种组织结构是美国的道 科宁公司于1967年首创的 立体多维制组织适用于从事大规模生产经营而又需要保持灵活反应的跨国公司或大型的跨地区企业 二 组织结构设计 组织结构设计的内容 包括工作岗位的事业化 部门的划分 以及直线指挥系统与职能参谋系统的相互关系等方面的工作任务组合 建立职权 控制幅度和集权分权等人与人相互影响的机制 开发最有效的协调手段 组织结构设计原则 1 精简原则 2 统一指挥原则 3 集权与分权原则 4 管理幅度原则 5 分工协作原则 6 部门化原则 7 机动原则 组织设计的步骤组织设计通常可分为以下五个步骤 1 工作划分 2 建立部门 3 决定管理层次 4 确定职权关系 5 通过组织运行不断修改和完善组织结构 组织结构图的制作图表的主题简洁明了名称职务等级职权 一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上 车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净 操作工拒绝执行 理由是职务说明书里并没有包括清扫的条文 车间主任顾不上去查职务说明书上的原文 就找来一名服务工来做清扫工作 但服务工同样拒绝 他的理由是职务说明书里同样也没有包括这一类工作 这个工作应由勤杂工来完成 因为勤杂工的职责之一是作好清扫工作 车间主任威胁服务工说要解雇他 因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工 服务工勉强同意 但是干完以后就立即向公司投诉 第二节工作分析 导入案例 有关领导看了投诉以后 审阅了这三类人员的职务说明书 机床操作工 服务工和勤杂工 机床操作工的职务说明书规定 操作工有责任保持机床的清洁 使之处于可操作的状态 但并未提及清扫地板 服务工的职务说明书规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 即时服务 但也没有包括清扫工作 勤杂工的职务说明书里确实包括了各种形式的清扫工作 但他的工作时间是从正常工人下班以后开始 为什么会出现这样的问题 应当怎么办 引出问题 机床周围地板的清洁工作谁来做 机床操作工 服务工 勤杂工 职务说明书中没有清扫地板的条文 有清扫条文 但工作时间是从正常下班开始 职务说明书中没有清扫的条文 得出结论 要使岗位职责周全 必须有工作分析 案例解析 工作分析又称职务分析或岗位分析 是指获取并分析企业中某个特定工作职务的相关信息 以便对该职务的工作内容和任职资格等做出明确规定的过程 一 工作分析的含义 职务说明书 工作分析的成果 1 2 工作是什么 谁适合此工作 工作的名称工作活动和程序工作条件和物理环境社会环境职业条件 基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性别要求性格要求 二 工作分析解决的问题 工作分析解决的问题 3 4 谁最适合这项工作 谁来做工作分析 哪些经历可以优先 哪些专业可以优先 怎样的资格可以优先 有过哪些培训可以优先 人力资源管理专家负责总体策划和审定 主管人员结合企业实践 参与或组织人员编写 在岗员工结合个人实践提供经验资料 人力部门做出规范 完整 系统的岗位分析 5 何时做工作分析 新组织投入运行时 战略调整 业务发展时 工作内容与性质发生变化时 兼并 扩充 增加生产线时 改变编制 重新定岗定员时 引进新设备 工艺 技术时 建立相关制度时 三 工作分析与其他人力资源管理职能之间的关系 工作分析 确定招聘的资格要求 为甄选过程提供工作职责以及工作规范 确定培训需要以设计指导方案 对员工进行评价提供绩效标准 为确定员工的工资率提供基础 招聘 甄选 培训开发 绩效评价 薪酬管理 一 工作描述 二 工作要求 四 工作分析的内容 工作描述就是确定工作的具体特征 1 工作名称2 工作活动和程序3 工作条件和物理环境4 社会环境5 职业条件 在进行工作描述时 应有其特定的名称 且具有可区分性 便于记载活动及收集资料 工作任务 工作职责 完成工作所需要的资料 机器设备与材料 工作流程 工作中与其他工作人员的正式联系以及上下联系 包括正常的温度 适当的光照度 通风设备 安全措施 建筑条件甚至工作的地理位置 包括工作团体的情况 社会心理气氛 同事的特征及相互关系 各部门之间的关系等 职业条件说明了工作的各方面特点 工资报酬 资金制度 工作时间 工作季节性 晋级机会 进修和提高的机会 该工作在本组织中的地位以及与其他工作的关系 等 一 工作描述 1 工作程序和技术的要求 2 工作技能要求 3 判断与思考能力 4 记忆力 注意力 知觉能力 警觉性 5 操作能力 速度 准确性和协调等 6 工作态度和各种特殊能力要求 7 文化程度 工作经验 生活经历和健康状况等 二 工作要求 五 工作分析的程序 准备阶段 明确分析的目的和结果使用的范围 确定参与人员 确定调查和分析样本 五 工作分析的程序 调查阶段 制定工作分析的计划进度表确保有序进行 搜集工作内容 选择搜集信息方法 搜集工作背景资料和职位的相关信息 五 工作分析的程序 表2 1工作分析的目的与所需收集的信息 分析与总结阶段 整理 审查 分析通过各种方法获取的资料 编写工作说明书 并核实修正直至形成定稿 总结工作分析过程 搞好成果运用 五 工作分析的程序 准备阶段 计划阶段 调查阶段 分析阶段 描述阶段 运用阶段 访谈 反馈 问卷 修正 工作分析整体程序 1 资料分析法 从降低成本的角度出发 在收集信息的时候 首先应当尽量利用已有的资料 岗位责任制作业统计人事档案已有资料的收集比较方便 有利于降低成本 但在实际运用时 应当确认原始资料与实际情况之间的差异 六 工作分析的方法 2 观察法 观察法是指工作分析人员通过观察工作的过程 以标准格式记录各个环节的内容 原因和方法 系统收集信息的一种方法 工作分析观察提纲被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部门 观察内容 1 什么时候开始正式工作 9 与同事交谈了几次 2 上午工作多少小时 10 每次交谈约分钟 3 上午休息几次 11 抽了支香烟 4 第一次休息时间 12 喝了次水 5 第二次休息时间 13 什么时候开始午休 6 上午完成产品件 14 室内温度度 7 次品的数量件 15 搬了原材料 8 一件产品的生产时间 16 噪音是分贝 观察记录 操作原则 工作应相对静止应注意样本的代表性观察人员尽可能不要引起被观察者的注意 至少不应干扰被观察者的工作适用范围 适用于标准化 周期短的 以体力活动为主的工作 不适用于以智力活动为主的工作 实践中多应用于了解工作条件 危险性或所使用的工具及设备等项目 3 访谈法 访谈法是通过与工作者面对面的交流获取相关信息的一种方法 访谈的方式 对每个员工进行访谈对员工群体进行访谈对员工主管进行访谈访谈法可以获取各种信息 相对比较简单 迅速 但相当花费时间 成本较高 而且需要工作者的协作与配合 示例 访谈法的典型提问方式 1 你所做的是一种什么样的工作 工作名称是什么 2 你所在职位的主要职责和任务是什么 你又是如何做的呢 3 你的工作环境和工作条件是怎么样的 与别人的有什么不同 4 做这项工作所需具备的教育程度 工作经历 技能是怎样的 它要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证 5 你都参与了什么活动 6 这种工作与别的工作之间有什么联系 7 你所从事的工作的基本职责是什么 说明你工作绩效的标准有哪些 8 你的工作时间是什么时候 休息时间是什么时候 4 问卷法 问卷法主要是通过由工作者填写问卷来描述工作中所包含的任务和职责 以获取相关的信息 优点 速度快 调查面广 结果可以量化 可以进行多种方式 多种用途的分析 缺点 问卷的设计花费多而且耗费时间 需要被调查者的配合 示例1 一般工作分析问卷 普遍性 1 职务名称 2 最适合此职的性别是 A 男性B 女性C 男女均可3 最适合此职的年龄是 A 20岁以下B 21 30岁C 30 40岁4 最适合此职的文化程度是 A 初中以下B 高中C 大专D 本科5 此职的工作地点在 A 本地市区B 本地郊区C 外地市区D 外地郊区6 此职的工作主要在 指75 以上时间 A 室内B 室外C 室内室外各一半7 任此职的一般智力最好在 A 120以上B 90以上C 69 90D 无特殊要求8 此职工作信息的主要来源有 A 书面材料 文件 报告 杂志等 B 数字材料 图标 数据等 C 人员 消费者 客户 顾客等 D 视觉显示 仪器 信号灯 E 测量装置 气压表 气温表等 F 模型装置 模式 模板等 示例2 指定工作分析问卷 推销员 说明以下职责在工作中的重要性 最重要的10分 最不重要的0分 1 和客户保持联系 11 准备好各种推销工具 2 接待好每个顾客 12 每天拜访预定的客户 3 详细介绍产品的性能 13 在各种场合推销产品 4 正确记住产品的价格 14 讲话口齿清楚 5 拒绝客户不正当的送礼 15 思路清晰 6 掌握必要的销售知识 16 向经理汇报工作 7 善于微笑 17 每天总结自己的工作 8 送产品上门 18 每天锻炼身体 9 参加在职培训 19 和同事保持良好关系 10 不怕吃苦 20 反馈客户的意见 工作分析问卷示例3 工作分析调查问卷为了进一步深化公司改革 配合现阶段的工作 实施工作分析和工作评价 特别展开本项调查工作 调查只针对公司具体岗位 不针对具体人员 请如实回答 谢谢 工作分析问卷示例 续1 工作分析问卷示例 续2。