公文的表述公文的文体为白话文 公文的表述既要符合一般文章的写作要求，又要合乎特定文 体（公文种类）的要求，还要合乎发文机关在行文关系中的地位， 也就是要符合行文规则1）公文的表达方式 文章表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明五种表达 方式是文体特征的重要标志不同的表达方式，决定了不同的文 章体裁在一篇文章中，五种表达方式可以交织在一起，但总有一种 为主体哪一种为主体，就形成特定文体一般来说，叙述为主 形成了消息，描写为主形成了小说，抒情为主形成了诗歌，议论 为主形成了论文，说明为主形成了公文在公文中，常用的表达方式是说明、叙述和议论，描写和抒 情极少或基本不用2）公文表述的基本要求 《条例》第十九条（三）要求，公文起草应当做到：内容简 洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼① 内容简洁一要简短精练，直接了当，要言不烦，意尽言止，观点鲜明， 重点突出，宜短则短，宜长则长二要务实管用，有感而发，朴实明白② 主题突出 要主旨明确，中心观点和分观点开门见山，直述不曲，一目 了然一篇公文只能有一个大的思想观点，分观点为中心观点服务△ 标题揭示 在标题中概括点明公文的主题，使人看后就能对内容有一个 大致的了解。
好的标题能对公文产生画龙点睛的作用△ 开篇表述 开宗明义、开门见山地明确主题，开篇就把公文的主题直接、 扼要、明确、醒目地揭示出来一般来说要交代发文的目的，阐 明发文的依据，使受文单位一接触，就能了解公文的主题△ 结尾强调 又叫篇末点题，可以起到前后呼应，更加明确③ 观点鲜明 基本观点、主张和政策措施表达得清楚明白，拥护什么、反 对什么，肯定什么、否定什么，想解决什么问题、达到什么目标 等，都应在公文里明确表示出来一要讲明道理赞成的要讲出理由，反对的更要辩析清楚， 理由要充分，道理要令人信服二要观点统一，层次清楚材料和观点要统一，各个分观点 和中心观点要统一，分观点之间要层次清楚，协调一致④ 结构严谨围绕主题表达的需要，合理地安排和展开材料，公文层次、 段落的划分和安排前后呼应，逻辑严密，自然连贯，完整匀称 结构的内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等⑤ 表述准确观点和论述要符合实际情况和机关意图，无虚假错漏，不产 生歧义要做到表述准确，就是要做到概念明确，判断恰当，推理正 确要字斟句酌，做到措词得体，褒贬得当同时要遵守语法和 文字、标点符号、计量单位等规范第一、用词、成语要准确。
如：想念-惦念 爱护-爱戴 成绩-成果-成效-成就 战斗- 战役-战争 无微不至-无所不至 夜以继日-日以继夜第二、表述要准确如：公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般 应当标明发文机关，并准确标明公文种类1993 年《办法》）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文 种类，一般应当标明发文机关2000 年《办法》）第三、概念要准确如：高原病发病率得到控制，继续保持了高原病零死亡和鼠 疫疫情零传播鼠疫”指一种疫病，“疫情”指疫病的发生和发展情况， 保持鼠疫的发生和发展情况不传播（不让外界知晓），显然与文 意不符，换了概念应删掉“疫情”一词第四、要遵守文字、标点符号、计量单位等规范 （1）人名、地名、数字、引文准确引用公文应当先引标 题，后引发文字号引用外文应当注明中文含义如：根据《关于印发交通运输部工作规则的通知》（交办发 〔 2008〕41 号）随着中国加入WTO （世界贸易组织） （2）日期应当写明具体的年、月、日在年底年初时要特 别注意 3 ）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）” 第三层为“1．”，第四层为“（ 1）” 4）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
规范化简称可以直接使用，如“发展改革委”5）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、 惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，应当使用阿拉伯数字6）公文中应当使用国家法定计量单位▲ 表述中的语言歧义 歧义，是指语句可形成其他解释的一种语言现象在主要用 于事务处理的公文，特别是法律、法规和规范性文件中，其危害 极大公文中必须杜绝歧义，即所用词语必须只有一个明确的意思 不能有几种解释△ 语言表达产生歧义主要有这样几种情况： （1）选词不当，造成对概念的歧解，引起歧义① 滥用方言② 滥用口语③ 使用不规范的简称④ 误用褒贬词语 （2）语序不当，造成被限定说明的对象不明，引起歧义 如：参加会议的还有几个单位的领导3）语句中个别词的词性不明，也会产生歧义如：请于 2006年 5 月 16日前来报到4）滥用省略，造成语句成份残缺，引起歧义 如：部同意你局请示5）多义词、多义词组造成语句中有关成份间的语法关系 不明，引起歧义如：我们要学习文件6）错用数量词，产生逻辑错误，引起歧义如：我们一定要严厉打击少数腐败分子，把反腐败斗争进行 到底7）缺少或错用标点符号，改变了词语间的关系，引起歧 义。
如：3 日内蒙古人民共和国有沙尘暴8）前后不一，引起歧义如：一份文内前面讲：“主办部门要坚持依法行政”，下文则 说“主管部门应主动与有关部门协商”实际上主办与主管在文 中是一个意思，为保持一致，避免歧义，应将“主办”改为“主 管”以使前后统一⑥ 文字精练公文的针对性、时效性极强因此，公文的撰写和处理，都 需要快速度、高效率，不浪费自己和他人的时间文字精练，就是公文的语言要简明扼要，准确贴切，严密规 范1）从内容上讲 要舍得删削，竭力将可有可无的字、句、段删去，将不够典 型、平淡一般、繁多冗杂的例证删去，将与主旨无关或联系不紧 密的分支观点删去但要服从行文目的和表现主题需要，该详则 详，该略则略2）从表述上讲 首先，概念要高度概括如：行政机关的公文，是行政机关 在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依 法行政和进行公务活动的重要工具原《办法》）其次，是语言结构简单一般单句多，复句少；短句多，长 句少即使是长句中也是短主语型、短谓语型、短宾语型等较多， 而长类型的较少这在法律、法规中更为明显再次，力戒重复公文撰写中要特别注意避免以下三个方面 的重复：一是语句中词的重复出现如：新种的成熟期比旧种早熟十 天。
二是一个语句中意义的重复反映如：我们预先有计划有准 备地把八个场地都清理干净计划”、“准备”必然在事前，“预先”是多余，应该删去再如：过去的往事；目前的现状；悬殊 很大；目的是为了；不好的坏毛病；涉及到；全部都；各位代表 们；一个年轻的女孩三是一句话说两遍如：一年来的改革实践取得了显著成绩， 收到了巨大效果。