公文传阅几项技巧

    公文传阅几项技巧    公文传阅几项技巧公文传阅，这里是指文秘人员将需要领导阅知的公文集中在一起呈送给领导，让领导集中领会上级文件精神、掌握信息、交流认识、统一思想的过程这是文秘人员的一项重要工作公文传阅不仅仅是将文件呈送给领导阅毕再取回的简单过程，它还需要一定的方法和技巧如果文秘人员掌握了这些方法与技巧，就能取得最佳的传阅效果笔者在多年的文件传阅过程中总结了一点方法，写出来，与大家共勉一、公文呈送要选择好时间公文呈送，不是随便地找个时间将文件放到领导办公室就可以了，它要求文秘人员必须掌握领导的工作规律和作息时间比如，领导正在办公室开会，你突然冒失地闯了进去，虽然你送文件不错，但领导肯定会因此而打断思路，即便你走后，领导的思路也难以马上转移到会议的中心议题上来你看，由于你的不经心，给领导造成多么不必要的精力浪费啊因此，给领导呈送公文一定要选择好时间一般要选择领导不在的时间，这样，既惊动不了领导，又让你有时间做一下文件的整理工作给领导呈送公文，还要进一步考虑到领导的最佳精神状态问题领导一般习惯早晨来到办公室先看文件因为这段时间，领导注意力最集中，精力最充沛，所以阅读文件的效果也最好，思维也能达到最佳状态。

这就要求我们一定要及早地送文件，如果你下午才将文件送到，那领导忙了一天了，即使有时间看文件，也远不如早晨的阅读效果好当然，如果领导喜欢晚上阅读文件，那也不能等到第二天早上才将文件送到总之我们的文秘人员要细心、细心、再细心，时时处处为领导考虑，这才是一个合格的秘书二、公文要按内容的重要程度摆放给领导送文件，不是将文件简单放到领导办公桌上就算完事了，还要注意一下公文的摆放顺序问题如果随意地摆放，领导即使看了，也不会达到最佳的阅知效果那应该怎样摆，按什么顺序摆呢?笔者一般是按文件内容的重要程度，将最重要的文件放在最上面，依次类推因为，根据一个人的阅读习惯和特点，往往开始阅读时精力会很集中，时间一长，注意力就会慢慢减退知道了这一点，就会很容易地理解为什么要将最重要的文件摆放在最上面了因为最上面的文件最先看到那么哪些文件是最重要的呢?标准是什么?这就需要文秘人员必须先阅读一下文件的内容，将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面，而那些关系不大，甚至没有多大关系的放到最后在这里，我不主张将文件按来文单位的顺序或者文号摆放，如将国务院的文件放在一起，省里的文件放在一起等虽然这样摆放比较一致、统一，但因为这不是文件归档，所以没有必要那么做。

这里首先应当考虑的是如何让领导达到最佳的阅读效果还有一个问题就是，如果一些文件的内容有内在的联系，比如中央下达了如何减轻农民负担的文件，省里紧接着也有具体的实施意见和精神等等，就应该将它们放在一起，这样领导阅读起来能够有所借鉴、对照、启发，能够达到最佳的思考角度和效果三、公文要趁领导不在时取回领导阅知完毕，文秘人员应及时地将文件取回这里也有一个技巧问题，那就是，还是要选择领导不在办公室的时间取这样，也同样避免了打扰领导的工作思路总之，一个原则，就是尽量不要无谓地去干扰领导的工作，除非有紧急情况文件取回后，由于领导看完后顺序已经打乱了，所以，还必须将文件按以前的顺序重新整理后，再呈送给下一位领导如果领导有批示意见，还要及时地去办理另外还要清点一下文件的份数是否和开始登记的一致如果发现文件有缺失，还要及时问讯领导，追查下落，直到找到为止四、公文传阅的其它技巧除了上面所说的以外，还有其它的一些技巧，也需要掌握比如，领导的传阅顺序：如果遇有某位领导外出，要及时将文件传给下一位领导，待这位领导回来后再补传；如果后面的领导有批示意见，还要将文件再回传给前面的领导阅知；如果文件的内容比较具体，应先给分管的领导送阅，其他的领导再延续阅知；如果涉及到具体部门办理的，应在呈送给领导阅知的同时，复印送有关部门办理。

还有，如果这次的文件提到了以前文件的内容，还需要将以前的文件提前找出来，以备领导的查找等等这些问题需要文秘人员根据具体情况灵活地掌握，切忌过于死板，机械地、教条地、僵化地传阅另外，还要注意一个实际问题，就是随着办公自动化程度的提高，复印机、计算机、网络等等在办公室广泛地应用，文件的网络化已成发展趋势但这里要注意一点：千万不能图省事，将需要领导阅知的文件复印多份，或者通过网络，呈送给每一位领导这样表面看是快捷方便多了，但却失去了文件传阅的意义和价值因为这样做既无法集中领导的意见，也不利于领导之间的思想沟通（除非已经建成了规范的网上传阅系统）总之，文件传阅是文秘人员的一项重要工作它不仅需要文秘人员首先阅读所有的文件，而且还要花费一定的精力去研究领导，做一些其他的工作只有这样，才能把传阅工作彻底做好而这，也正是一个合格的秘书所必须具备的业务素质和基本技能  -全文完-。