第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、 什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形 成的有价值的各种形式的历史记录2、 什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动3、 什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进 行搜集、整理和分析的活动4、 什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档 案室或档案馆保存的过程5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位6、什么是档案整理?答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、 排列、编号和基本编目，使Z有序化的过程7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过 程8、 什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征 对档案实体进行的分类9、 什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案 排列顺序的一组代码10、 什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处 理事务中形成的各种形式的信息记录11＞什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分 为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等12、 什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案 保存的各种纸质文件材料。
13、 什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、 编号、编目、装盒，使Z有序化的过程14、 什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号15、 什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种 档案检索工具是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书16、 什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工 具17、 什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系 统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称18、 什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序 编排并注明相应出处的档案检索工具19、 什么是编目？答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目 录的过程20、 什么是案卷目录？答：案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他 特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录21、 什么是全引目录？答：全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件 目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录22、 什么是分类目录？答：分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序 编排而成的一种档案目录。
23、 什么是专题目录？答：专题目录是按照特定专题以一定次序编制而成的 一种档案目录24、 什么是卷内目录？答：登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次 序的表格，排列在卷内文件之前25、 什么是电子文件？答：在数字设备及环境中牛成，以数码形式存储于磁 带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处 理，并可在通信网络上传送的文件26、 什么是归档电子文件？答：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文 件27、 什么是电子文件逻辑归档？答：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置 而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程28、 什么是电子文件物理归档？答：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向 档案部门移交的过程29、 什么是磁性载体文件？答：磁性载体文件系指以磁性材料（如磁带、软磁盘、 录像带、录音带）为信息载体的文件30、 什么是纸质档案数字化？答：利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使 用的数字信息的过程存储格式一般为：TIFF、JPEG、CEB、 PDF格式31＞什么是音像档案？答：记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音 带、录像带等32、 什么是照片档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形 成的以静止摄影影像为主要反映方式和具有保存价值的历 史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分33、 什么是档案编纂？答：按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活 动34、 什么是档案编研工作？答：以保存的档案资料为主要对象，以主动提供或报 道档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕 一定的题目范围，对档案文献进行筛选和不同性质、不同 层次的加工，使之转化成为不同形式的岀版物，供有关方 面利用35、 什么是组织沿革？答：系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料36、什么是大事记？答：按照时间顺序简要记述一定范围内所发生的重大 事件和重要活动的一种档案参考资料第二节综合档案管理37、档案管理的工作内容是什么？答：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利 用等活动38、企业档案部门依法应履行哪些职责?答:（1）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方 针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴 定、销毁、移交等有关规章制度;（2）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;（3）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;（4）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
39、违反《档案法》的行为有哪些？答：（1）损毁、丢失属于国家所有的档案的;（2） 擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有 的档案的；（3） 涂改、伪造档案的；（4） 擅自出卖或者转让档案的；（5） 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国 人的；（6） 不按规定归档或者不按期移交档案的；（7） 明知所保存的档案面临危险而不采取措施， 造成档案损失的；（8） 档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的 上述违反《档案法》行为的都将依法给予行政处分40、 档案工作人员应具备哪些基本素质？答：企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具 有相应的档案专业知识和业务能力41、 完成档案工作任务的条件是什么？答:（1）行Z有效的管理体制；（2） 设置相适应的档案机构；（3） 具有一定数量的有较高素质、结构合理的档案 干部队伍；（4） 制定一系列规章制度、标准、规范；（5） 配备较完善的库房、设备、提供充足的经费42、 完成档案工作任务的手段是什么？答:（1）行政手段：通过行政命令、规定，采取行政措施贯彻落实有关规范、标准；（2） 法律手段：依法治档，维护档案工作的正常 秩序；（3） 经济手段：奖励机制推动档案各项工作；（4） 宣传教育手段：提高档案意识；（5） 指导咨询手段：通报有关法规、标准、政策, 答疑解惑、交流、具体指导。
43、档案的主要属性有哪几方面？答：档案的属性是指档案在社会中表现出来的固有特 征、特点，它具有原始记录性、信息性、文化知识性等几 个方面的主要属性1） 原始记录性是档案的基本属性档案是人们从事社会实践活动的历史记录转化而來 的，是历史的原始记录，它直接、客观地记录了形成者的 真实活动情况，具有原始记录性历史怎样发展，人们怎 样活动，档案就怎样记载2） 档案的信息属性第一，档案信息是用文字、图表、声象的方式将人类 从事的社会实践活动直接记录在一定载体上，是原始的固 定信息，能使事物的原貌和真象再现，为人们提供依据性、 凭证性的信息第二，档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于 “中介状态”档案作为信息的载体，一方面，对于信息的形成者来说，它是接收者和信息库，不断存贮、积累信 息；另一方面，对于档案利用者来说，它又是信息源，不 断输出传递信息，处于中介状态第三，档案信息面广量大，内容丰富它与人们的社 会实践活动同步产生，随着社会的发展与□俱增，是取Z 不尽、用Z不竭的信息源泉3) 档案的知识属性知识是人类对自然和社会运动形态与规律的认识与描 述，是人们在社会实践中积累起来的经验档案是人类认 识和改造世界的历史记录，是人类知识的结晶。
44、 档案工作的“三纳入”制度的具体内容有哪些？ 答:(1)纳入企业各项工作计划；(2) 纳入企业领导工作议程；(3) 纳入有关人员岗位责任制45、 档案工作的“四参加”制度的具体内容有哪些？ 答:(1)档案部门或人员参加产品鉴定会；(2) 参加科研课题审定会；(3) 参加基建项口验收会；(4) 参加设备开箱验收46、 档案工作的“四同步”制度的具体内容有哪些？ 答：(1)下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；（2） 检查项Fl计划进度与检查项Fl文件材料形成 情况同步；（3） 验收与鉴定项目文件材料同步；（4） 上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项 目文件材料归档情况证明同步47、 归档制度由哪几部分内容构成？答：由三部分构成，即归档时间、归档范围、归档案 卷质量要求48、 档案工作一般应制定哪些规章制度？ 答：一般应建立如下档案工作制度：（1） 档案管理规定；（2） 文件材料形成、积累、归档制度；（3） 文件材料归档范围及保管期限表；（4） 档案工作岗位责任制；（5） 档案工作考核办法；（6） 档案借阅利用制度；（7） 档案分类编号方案；（8） 档案库房管理制度；（9） 档案鉴定销毁制度；（10） 档案保密制度；（11） 档案统计制度；（12） 科技图样修改补充制度；(13)特殊载体档案管理制度等。
49、 什么是文件资料的归档？答：归档是文件资料转换为档案的过程，是办理完毕 具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程已完成承办过程既文件资料内容所反映的事项等经研 究讨论，已做出结论或批示、批注的文件材料才能作为档 案保存档案是文件资料的精华，是经人们鉴别、筛选后作为 对口后各项工作活动有一定的参考、凭证等价值而保存的 文件材料按照一定的原则和规律，经过分类、组卷、编号、排 列、编目等整理，移交到档案部门集中保管和提供利用的 文件资料50、 文件材料转换成档案需具备哪些条件？答:(1)文件材料运转、承办完毕的；(2) 对生产、建设、经营管理等各项工作有查考、 凭证、依据作用的；(3) 经过分类、组合排列、编号、基本编目等系 统整理的51、 归档文件的整理原则是什么？答：遵循文件的形成规律，保持文件Z间的有机联系, 区分不同价值，便于保管和利用52、 归档文件的质量要求是什么？答:（1）归档文件：应为原件，文件材料归档后不得 更改；（2） 永久、长期的电子文件：必须形成一份纸质 文件归档；（3） 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可 手续完备；（4） 需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书 写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等） 书写、绘制；（5） 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像 的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求；（6） 录咅、录像文件应保证载体的有效性；（7） 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
53、各类文件材料应何时归档？答：各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办 理完毕后的第二年上半年归档；工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基 建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项 目可分为阶段、分单位项目归档；外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接 收后先登记，待安装调试完后，随即与安装调试中形成的 文件材料一起归档；单位负责人和职工外出参加公。