PPT 制作的逻辑流程，以及相关书籍推荐十本书分别是 《魏斯曼演讲圣经》 《PPT 制作的七步法》 《PPT 炼成记》 《 PPT 演义》 《PPT演示之道——写给非设计人员的幻灯片指南》 《演说之 禅》 《成功简报》 《不必说话就赢的企划术》 《第 一次简报就上手》 《简报 +》 （文中出现思维导图均是读书笔记，且文中出现”简报“是出自原书，简报在这里 可以理解为 PPT 的意思） 工作中有太多时候需要用到 PPT ，然而大多数人做的 ppt 其实是不及格的，具体体现在 这几个方面： 当你自己或者你的听众，出现以上这些情 况无疑是失败的 那么怎样做 PPT 呢？ 首先你要搞明白 为什么要做这个 PPT： 1. 主题： PPT 究竟是什么？（What ）必须厘清 PPT 的主题（包括范畴与深度） ，例如是 建议重新编写员工手册，或是调整对于新产品负面报导的应 对方法； 也必须确认有哪些事物不应出现于 PPT 中，例如尚 未定案的产品开发计划， 或预算规划案 2. 原因： 为什 么要做 PPT ？（ Why ）演示者必须想清楚自己究竟期望做些 什么，是提供听众信息、说服他们同意某事，或是激发他们 采取某些行动？ PPT 目的中的“原因”常常比“主题”更重要， 也是避免 PPT 成为资料堆砌的关键。
无法掌握 PPT 主轴， PPT 架构便很容易失焦 接下来就是一些制作过程了：数据分类， 拟定 PPT 大纲： 汇整听众需要的资料， 决定铺陈 方式 资料搜集时，应以“ 5W1H做切入点，以避免被其他有趣却无关的主题吸引而分心； 构架 PPT 大纲时， 则应包含 导言、主体、结论，并选取合适的“流程结构”，有效串连这 三个层次 当然，也可以利用以下经典的管理理论框架 来做： 熟悉 vs. 陌生：视不同主题特性，进行有效研究 碰到十分熟悉的主题， 演示者应聚焦于“如何精准掌握目标对 象的需求”，将信息搜集的重点放在“对于 PPT 对象的了解程 度”和“对方为何需要你这项产品或服务” 至于面对不熟 悉的主题， 演示者的研究主轴则是“如何快速让自己成为相关 领域专家”，并将资料搜集的重点放在“如何才能取得正确信 息”以及“如果碰到一些短期无法学会的技术性信息，该怎么 办” 必要 vs. 更好：依听众需求，妥善分类与管理信息 演示者都要设法将信息区分为两大类： 《成功简报》 信 息来源分类 信息分类的关键在于依照“听众需求”、而非“演示者的认知”来思考，否则演示者就算说得再头头是道， 难免还是会因为与听众的想法并不重叠， 造成 PPT 效果大打 折扣。
导言—主体—结论：选取“流程结构”，串连PPT大纲 完成数据搜集与整理后，最后一步就是将信息分门 别类， 构架 PPT 大纲 PPT 大致都包含导言、 主体、 结论， 如何有效连贯这三个层次， 取决于演示者选取什么形式的“流 程结构”，“流程架构”是指演示者说故事的逻辑与脉络，用以 带领听众从“单一 PPT提升到“理解整体”的层次，让人“见树 又见林” 《演讲圣经》魏斯曼在书中提出 16 种 PPT 的流程结构 资料取舍，浓缩要点：只放要点、关键词， 控制 PPT 信息适量 PPT 内容务必谨守“精简”原则，只放 上“要点”即可，而非将所有说明文字及图表都放到 PPT 上， 让听众将所有专注力都集中在“读 PPT上，反而忽略演示者 说了什么 精简二原则： 只列关键词、 1 页 1 主题 精 简的第一个准则， 就是“切勿将所有资料文字直接贴入 PPT”， 这是制作 PPT 时最常见的大错 浓缩的两种方式： 1. 删除连接词、重组关键词《不必说话就赢的企划术》提道， 其实只要“删除连结词”，就能快速将长篇大论化为条列式的 几个重点 例如“呼叫器的缺点是就算收到讯号， 也必须先找 到，才能取得联系。
不过，移动则是可以在需要的 时候直接通话， 甚至无法通话时， 依旧能通过简讯联络”这样 一段文字，在删除了“也”“不过”“甚至”等连接词，就能拆分成 几个清楚的短句： “呼叫器的缺点：必须主动回电确认联络内 容”，“移动的优点：①可直接通话；②可通过简讯联络”2. 则是“先抓取关键词，再重组句子”在做法上，先删去无 意义的虚词，再将留下的文字重新排列，就能将长文化为主 题明确的短句 例如“这次要介绍的是神奇毛巾， 其最大特色 就是超强的吸水力”这段文字，只需抓出“神奇毛巾”“特色”“超 强”和“吸水力”个4关键词， 就可重组成“吸水力超强的神奇毛巾”一个短句 好懂二秘技：归纳“ 3”主题、转换为数字 精简不只是把长文变成短句而已，能够让听众一眼就理解演 示者所要传达的内容，才是精简的真意为了达成简短又好 懂的目标，可将信息以“3 个”为一组进行分类人的记忆力 有限，而科学实验中，“ 3”是最容易被人所记忆的数量，按照 这个原则来安排 PPT 数据，将得到最大效果 不过只提 出3 个要点，并非要演示者大幅删减内容，而是要懂得将类 似项目进行归类 一般而言， 一张 PPT 的讲解时间应控制在 1〜2分钟，最长不超过3分钟。
换言之，一旦讲解时间耗时 3 分钟以上， 就表示该张 PPT 内容过多， 需再行拆解成另一 张 PPT 以此为标准， 一场 30 分钟的 PPT， PPT 应为 15〜 20 张，如此应有助于演示者进一步删节 PPT 数据 一 页一主题，条列式说明让 PPT 更清晰 一页 PPT 最好只 说明一个小主题，无法归类在同一主题类别的信息，就不要 放在同一页面上 •内容一页也以5个条列句为宜，过多不仅显得拥挤，信息量也会超过听众负荷； •图表一一页则以一张图表为限，两张以上的图表并存于一页，很容易 造成听众混淆 决定视觉风格、版面配置与色彩运用：一致性＋色彩学，做出有质感的 PPT 好的 PPT 版面设 计，绝非一味追求声光夺目， 必须先确认 PPT 目的， 然后在 视觉风格、版面配置、色彩运用这 3 个设计关键元素上，针 对需求凸显重点、 统一调性， 才能真正为 PPT 加分 视觉风格一致：考虑对方需求，追求整体协调 风格绝对不 是依据自身喜好，需要根据不同的场景， 《第一次简报就上 手》强调： 企业对外进行提案或宣传产品， PPT 风格的 拟定就必须配合“企业或产业形象”，例如金融、 制造等产业， 适合较严肃稳重的风格， 颜色以冷色调为主； 大众传播、 百货服务等产业， 则可强调创意与流行， 让风格活泼。
企 业内部的 PPT ，则应以“主题”作为选择标准，例如经营管理、 教育训练等议题， 适合沉稳的 PPT 风格； 活动宣传、 心 得分享等 PPT ，就可以轻松一点 版面配置美观：划分区块，图文配比均衡 好的版面配置一定要顾及以下 3 个 要点： 1. 版面要均衡： PPT 版面上不能有空洞，否则 看起来会显得头重脚轻如果文字或图表的数量不足，可考 虑贴上相关图片予以美化， 使版面更丰富 2. 重点要置 中：最重要的内文与图表应放在版面正中央，不仅可让听众 专注阅读 PPT 内容，版面也会显得较均衡 3. 图文要 对齐：将文字图表排列整齐，就能显得有条理，避免版面看 来紊乱 这里强调一个小技巧， 就是在 PPT 上拉出参考 线，将 PPT 背景划分为间距相同的几个区块，例如两等分、 三等分、四等分、九宫格等等，如此在放置文字与图表时， 就能轻松维持图文配置比例上的一致性 色彩运用适当： 选择配色系统，只用 3 种颜色 配色的基本标准：对比而 又一体，相近而又不同 《 PPT 演义》 PPT 美化的 8个原则 配色部分 一般而言，色彩可分为“暖色系”和“冷 色系”两大族群暖色系是指“偏向黄色”的颜色（例如橘色、 红色、红棕色等等） ，在视觉上能带给人亲切活泼的感受， 适合作为重点标示；冷色系是指“偏向蓝色”的颜色（例如绿 色、蓝绿色、 紫色等等），在视觉上可给人冷静专业的感觉， 适合作为背景色。
另外， 如果 PPT 内容中已有许多图表， 则 可使用“中性色（”例如黑、灰、白），免得画面过于紊乱 暖 色系：以黄红两色为首的色系，冷色系：以蓝绿两色为首的 色系， 1. 同色配色： 只运用单一种颜色， 不过颜色深浅 不同，例如绿色搭配淡绿色和粉青色这种配色法会产生舒 服单纯的感受，并能强化主色的特质，是最简单、安全的配 色法则 以同一颜色进行深浅变化， 是最安全的配色法 2. 近似配色： 先挑选某个颜色作为主色调， 再选择左右两个 近似的颜色做搭配，例如主色是红色，近似色就是橘红与紫 红此种搭配法比同色配色法更有变化，可增加视觉上的创 意感 组合几种近似颜色， 可以带来变化感 3. 互 补配色： 选择色彩学上的互补色作为 PPT 主要色调， 例如红 色的互补色为绿色这种搭配非常活泼鲜明，适合讲求创意 的 PPT 不过若运用不当，反而会让显得刺眼，是较专业的 一种配色法 互补配色最为鲜明亮眼，但须小心使用以 免过度刺激 对比，辨认明晰 增大冲击力 《演讲 圣经》中提到，视觉设计元素固然有多种玩法，但一定要谨守“少即是多”的原则，选择固定的版面结构、一两种基本字PPT，形、一两种图表类型、两三种基本颜色，确保每一张 PPT 在视觉感受上都整体而一致， 才能呈现商业 PPT 专业的质感 精简文字，活用字体字型：避免长篇大论，让听众一看就懂 PPT 是视觉的沟通工具， 在设计上必须谨记“观众是‘看' 而非‘读’PPT的原则，所以在输入文字时，必须特别注意文 字数量、字型字体、排列方式，让观众在第一时间内，一眼 望去就能掌握 PPT 想要表达的内容。
条列重点： 把握减 法原则，精简文字 4 要诀 1. 一张 PPT 出现的文字应以 一个段落为限，呈现重要的核心概念 若是能够将庞杂的文字重新做整理，像做笔记、画重点般以条列句呈现，将 更能帮助听众快速吸收重要信息 2. 一张 PPT 的文字叙述应控制在 6 行之内，同时避免换行 一般而言，条列式的说明事项若是在 4 行之内，可采用同时出现的方式呈 现；但若超过 4 行，由于文字量过多，观众无法一眼掌握， 便可设定动画效果， 一次跳出一行条列句， 让 PPT 的视觉焦 点更集中 3. 一张 PPT 的理想字数约为 90 字，上限为 120 字 文字的视觉重点，通常落在标题、次标题上， 而非标题下方的详细内容，因此一行文字最好能控制在 15 字内，避免冗长赘述若以一张 PPT6 行文字，每行 15 字 估算，则一张 PPT 的字数约 90 字 4. 减少标点符号毫无标点符号、 简洁清楚的条列句， 是 PPT 文字的最佳表现 方式由于句号容易被混淆为没有对齐的项目符号，因此无论在中英文 PPT 中，通常不使用句号结尾 选择字型： 吸引目光，字型字体选用 2 要诀 1. 选择“注视度高”的字 型。
由于商业 PPT 的场合通常较为正式， 所以不建议使 用花哨、活泼的字型（例如海报体、少女体）和“艺术效果” 功能，同时也要避免在一页 PPT 中出现 3 种以上字型 那到底用什么字体呢？ 2. 依照观众距离决定字体大小 PPT 的字体大小，应依照演示者与观众之间的距离做调整， 以最后一排观众能看清楚的大小为原则至于不同层级的内 容所采用的字体大小， 通常介于24〜40pt之间，依4pt依序 递减最为恰当，例如标题米 32〜40pt、第一级内文采28〜 32pt、第二级内文采24〜28pt等等整份PPT每一页的标 题与内文，最好都采用固定的字体大小 3.突出字体，让重点更醒目 美化版面：层次分明，安排浏览路线 2 要 诀 1. 内容层级不要超过 3 层 过多的文字层次容易 造成版面混乱，观众也不易了解演示者“正在说明的内容”和“整体PPT内容”之间的关系因此，内容层级尽量保持在 3层之内，进一步的细节最好采用单独的 PPT 。