物业分公司采购分包管理制度物业分公司采购分包管理制度1、总则1.1 严格规范物业服务过程中的采购及业务分包，不仅是保证物业服务质量、维护 EE 物业服务品牌的基本要求，也是有效控制物业服务成本，倡导廉洁自律的重要举措，各物业 分公司必须遵照管理公司制度规定，确保采购及业务分包活动公开、有序地进行1.2根据管理公司《EE地产经营管理制度》规定，结合物业管理企业的实际情况，各物 业分公司凡单项合同额2万元（含）以上的采购（分包）业务，必须纳入招标系统进行控制，包 括但不限于：a） 物料、设备采购；b） —次性工程分包（维修、更新改造、新增）；c） 服务分包等2、 相关职责界定2.1 物业分公司负责供方管理、物料采购及服务分包的计划制订和具体实施，以及 20 万元以下的招标工作2.2项目所在公司负责组织20万元（含）以上、 50万元以下的招标工作2.350万元（含）以上的招标项目按《AUX地产经营管理制度》的相关规定执行2.4 管理公司物业管理部负责指导和监督项目所在公司物业管理方面的采购及分包过 程3、 供方管理3.1 供方合格评定准则3.1.1 为确保供方提供的物料或服务满足规定要求，所有物料采购和服务分包必须首先 进行供方合格评定。
3.1.2产品供方合格评定标准包括（但不限于）：a）工商局颁发的营业执照，合法经营；b）有资质证书;c）固定的营业地点;d） 充足的供货资源；e） 提供明确有效的合格产品质量证明凭据；f） 合理的产品价位；g） 以及在合作期间产品使用合格率达到98%以上；h） 供货及时性达到95%以上；i） 对不合格品能及时退换的良好售后服务等3.1.3公用事业（包括供电、供水、环卫以及地域性极强的供暖等）服务部门没有可供选择 的余地，但对其单位架构、相关人员情况、服务质量和服务特殊规定等亦应进行了解，以便 与其配合达到满足服务的需求3.1.4 可供选择的服务（工程）供方，其合格评定标准包括（但不限于）：a） 具备合法的营业执照、固定的营业地点；b） 满足服务项目的能力；c） 良好的社会信誉；d） 合理的承包价格；e） 优质的服务质量，及跟踪服务的有效性和及时性3.2 供方合格评定方法3.2.1 业务经办部门负责收集供方基本信息，根据供方的资质等级、技术力量、设备条 件等方面进行供方初评，至少应评审供方以下几个方面的优势：a） 质量、性能及其稳定性；b） 价格；c） 信誉-履约信誉与社会信誉度；d） 售后服务；e） 付款方式；f） 交货方式、交货周期；g） 公共关系；h） 品牌；i） 供方内部运作状况；3.2.2 业务经办部门负责填写《供方合格评定审批表》，记录对上述评审结论。
品质部负 责复核，并重点对供方的营业执照、特殊行业的资质证明等进行验证，其营业执照的项目范 围和特殊行业资质证明必须合法有效3.2.3 经初评合格的供方，在可行时应由业务经办部门组织相关部门人员进行现场考察， 现场考察人员中必须包括品质部派出的人员3.2.4 现场考察主要内容是考察供方的营业地点、公司规模等，必要时对其所承包的项 目进行考察核实，以确定其承包业务能力和社会的信誉程度3.2.5 现场考察评估通过后，业务经办部门负责拟订现场考察报告，并由考察人员会签 业务经办部门负责将现场考察报告，连同《供方合格评定审批表》一起提交总经理审批3.2.6 经审批后的供方由品质部负责列入《合格供方名录》，并分发至业务经办部门执行3.3 合格供方的监督评估3.3.1 物业分公司品质部负责建立合格供方档案，并适时更新合格供方档案的内容包 括（不限于）以下信息：a） 供方的名称、注册地址；b） 评审结果和记录；c） 供方营业执照复印件；d） 资质等级证书；e） 质量保证书；f） 其他证明材料3.3.2 物业分公司品质部负责组织业务经办部门对合格供方的履约表现进行监督评估， 根据不同类型供方采用适当的评估周期和方式，包括：a）对常用物料的合格供方每半年进行一次综合的监督评估;b） 对提供长期连续服务的供方应每季度进行一次综合评估；c） 对提供一次性服务或一次性工程的供方，应在合同执行完后一个月内完成供方监督评 估。
3.3.3物业分公司在进行合格供方监督评估时，可参照管理公司《供方合格评定与监督评估指 引》的规定执行，并形成《合格供方监督评估表》3.3.4合格供方监督评估依据包括上述3.1.2 至3.1.4条规定、合同执行情况等，尤其应 注意对以下内容的评估：a） 掌握供方内部管理的状况；b） 供方产品价格的变化；c） 社会信誉的变化；d） 同物业公司合作的情况跟踪；e） 其他应当跟踪管理的要素3.3.5 合格监督评估所引起的任何必要措施由业务经办部门负责实施，品质部对措施实 施情况进行跟踪验证，并形成跟踪记录4、招标工作程序4.1 招标项目立项4.1.1 招标项目由物业分公司各业务经办部门根据年度工作计划提出，计划内的招标项 目可直接编制招标文件非计划内的招标项目由业务经办部门拟定招标计划，必须按上述第 2 条规定的权限履行报批手续4.1.2招标计划的内容应包括（但不限于）：招标内容、成本估算额、招标方式、招标文件 编制时间、资格评审时间、发标日期、进场时间等4.1.3物业分公司业务经办部门负责拟订招标文件，招标文件的内容应包括（但不限于）：a）招标人（公司）简介，包括公司的名称、地址、联系方式、基本情况等;b）招标项目简介，包括项目内容、项目要求等;C）对投标人及投标书的要求，包括投标人的资格、投标书的格式、主要内容等；d） 评标标准及方法；e） 评标活动方案，包括招标组织机构，开标时间及地点等；f） 其他事项的说明。
4.1.4拟订招标文件的其它具体要求按管理公司《AUX地产经营管理制度》的相关规定 执行4.1.5招标文件的审批权限按上述第2 条的规定执行实际操作中招标计划、招标小组 招标文件及拟邀请投标单位的资格审查可同步报批4.2 成立招标小组4.2.1 每个招标项目均必须根据招标项目的特点成立招标小组，负责整个招标工作原 则上与投标单位有利害关系的人员不得作为招标小组成员4.2.2招标小组人数必须为奇数，且不少于3 人业务经办部门经理、财务部经理、品 质部经理及相关专业技术人员应为招标小组成员，全过程参与招标工作4.2.3在整个招标过程中，每次评审招标小组成员出席人数不得少于总人数的2/34.3 投标单位确定4.3.1 物业分公司招标一般宜采用邀请招标方式，由业务经办部门负责收集相关供方信 息，由招标小组审查确定拟邀请投标单位4.3.2 各类招标项目预选投标单位应不少于三家投标单位应优先从《合格供方名录》 中选择，合格供方名录中没有或数量不够时，才可从其它推荐途径选择投标单位投标单位 的资格预审应遵循以下规定：A）已列入公司《合格供方名录》的单位直接具备投标资格；b）未列入公司《合格供方名录》的单位，应按上述第3条的规定经评定合格后才能作为 拟邀请的投标单位；感谢您的阅读！。