1 XXXX工程监理有限公司XXXXX 水电站 工 程 建 设 监 理 资 料 整 理 归 档 实 施 细 则1 总则1.1 为确保本单位监理的西藏昌都江达县古色水电站工程建设监理资料的真实、完整、齐全、准确、规范，根据西藏昌都江达县古色水电站工程建设时间长、绝大多数单位工程未进行验收、资料整理标准不统一的实际情况，依据《水利水电建设工程验收规程》（SL223 －1999） 、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822 －2000） 、 《建设项目（工程）档案验收办法》 （国档发【 1992】8 号文） 、 《水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》 （水办【1997】275 号文） 、《西藏昌都江达县古色水电站工程档案验收管理办法（试行）》的要求，编制本细则1.2 适用范围适用于西藏昌都江达县古色水电站工程验收工作，其它工程验收可参照执行2 工作职责2.1 中心主任2.1.1全面负责本单位的验收工作，审定并批准本单位监理资料整理归档工作实施计划2.1.2 审核并批准监理工作报告2.1.3 审查监理档案并批准各项目档案质量鉴定意见表2.1.4 审定并批准监理档案移交2.2 管理者代表2 协助中心主任管理验收工作，定期或不定期检查各部门验收工作的落实情况。
2.3 技术负责人2.3.1 指导工程技术部开展验收工作2.3.2 审查各单位工程的监理报告和监理资料，并批准监理资料装订2.4 工程技术部2.4.1 督促各监理处编制的资料整理计划落实情况2.4.2 代表本单位审查监理资料和监理报告2.4.3 统计本单位的验收情况2.4.4 指导各项目的验收工作2.4.5 督促各监理处的验收样板工作落实情况2.4.6 制作验收汇报材料的演示文稿2.5 信息部2.5.1 收集和发布本单位堤防工程验收信息2.5.2协助本单位监理资料的整编工作，负责监理资料和监理工作报告的印刷和装订工作2.5.3 负责本单位监理资料建档、立卷工作2.6 项目部（监理处）2.6.1 现任总监（1）主持所监理工程监理资料整编工作2）主持作出工程验收的样板、示范工作（包括工程实物和相关资料）3）收集业主及主管部门的验收计划和要求，并结合实际编制详细验收计划3 （4）负责清理本监理处历年所监理项目的监理资料，统计单元、分部和单位工程数量、检测和抽检数量以及存在的问题，针对存在的问题提出完善计划，并负责落实5）负责联系、 了解其他参建单位验收工作情况，确保工程有关数据符合要求，并对施工单位提供的验收资料提出明确要求，对建设、设计和运行管理单位提供的验收资料提出合理化建议。
6）主持编写、审查监理报告，并按规定审查其他参建单位的报告，对有多个施工单位的单位工程提出编写施工管理报告的要求，与建办商定责任方， 并督促落实7）对先后有多个总监监理的工程项目，如果原任总监负责的项目资料存在的问题，现任总监负责找原任总监联系，并向原任总监提出需完善的意见2.6.2 原任总监（1）将原负责的监理资料移交给现任总监2）负责对现任总监提出的问题进行补正和完善3）协助现任总监审查、修改原监理报告3 工作程序3.1 编制资料整理归档工作计划现任总监（以下简称总监）应根据《西藏昌都江达县古色水电站工程验收计划》 （附件 14）并结合工程实际，按照资料整理归档工作流程图（附件15）编制详细的监理资料整理归档工作计划（以下简称工作计划），经工程技术部审查合格后报中心主任批准实施 工作计划应包括已批准的项目划分、各单位工程完成情况、拟合并验收（“打捆” ）的意见、施工综合报告编制的单位、各类资料整理责任人及完成时间、资料移交时间、拟验收时间等4 3.2 资料的收集与整理3.2.1 按已批准的项目划分文件统计单位工程资料完成情况3.2.2 对于原已装订的监理资料按第4 条的要求将监理资料和施工资料分开重新装订。
总监应指导施工单位整理施工资料，同时按资料装订的套数估计资料复印和装订的费用，要求施工单位承担此项费用3.2.3还未装订的监理资料应按照第4 条的要求将监理资料和施工资料进行分类分册3.3 监理资料的审查与装订3.3.1 总监负责已形成的监理资料和施工资料的初审，审查时应注意：（1）资料的分册是否符合监理资料目录的要求；（2）资料收集是否齐全、完整，如果确实没有监理资料目录的某一项，可以在监理资料目录中删除；（3）资料的内容是否填写准确、真实，比如资料的编号、数据、日期、单位工程的名称、参建单位的名称等总监安排监理人员填写《工程项目划分及质量评定统计表》 （附件 1） 、《工程检测情况统计表》（附件 2） 和 《工程投资和工程量情况统计表》（附件 3）以及《文件资料审批单》 （附件 13） 3.3.2 总监将完成初审的资料连同《文件资料审批单》一起交工程技术部，由工程技术部安排人员对资料进行审查，填写《文件资料审批单》3.3.3总监负责组织人员根据工程技术部的审查意见进行修改和完善，并按《资料封面格式》（附件 4） 、 《监理资料封面格式》（附件 5，如果一个封面包括的内容很多，可以分册装订，但不允许将两个封面的内容进行合装）和《施工5 封面格式》（附件6，如果施工单位还有除封面规定内容的其它资料均应归档到综合类）设计好资料封面，并按第5 条的要求设计资料的编号，且应在资料每页的右下脚标注页码。
3.3.4 工程技术部应负责对已修改的资料进行验证，在《文件资料审批单》上填写验证记录后交技术负责人审定如果技术负责人发现有问题， 总监负责组织人员进行再次修改；如果没有问题，技术负责人应在《文件资料审批单》签字批准复印3.3.5 资料在装订前，总监应负责填写《卷内目录》（附件 9）和《卷内备考表》 （附件10） ，且负责将装订的费用、装订的要求（份数、封面的颜色等，具体要求见《西藏昌都江达县古色水电站工程单位工程验收工作报告编写要求》）和资料原件交信息部，填写《资料移交清单》（附件 16） 3.3.6 信息部负责资料的印刷、装订（6 套） ，并将装订的资料归档3.4 监理报告的编写、审查与装订3.4.1总监负责组织人员按照《西藏昌都江达县古色水电站工程单位工程验收工作报告编写大纲》 的要求编写单位工程监理报告 （原已批准装订的监理报告必须按此要求修改、印刷和装订） ，并将监理报告和电子文件交工程技术部3.4.2工程技术部负责完成监理报告的初审，技术负责人负责对监理报告的审查，填写《文件资料审批单》 3.4.3 总监负责根据审查意见进行修改和完善3.4.4工程技术部负责对修改的监理报告进行验证，并将修改后的监理报告交中心主任审批，如果中心主任发现问题，总监负责进行修改，修改后的监理报告由中心主任批准印刷装订。
3.4.5工程技术部应根据工程验收需要，将各个单位工程的监理报告编写6 成综合报告，并制作综合报告演示文稿3.4.6 信息部负责按照《监理工作报告封面格式》（附件 7）和《监理报告扉页格式》（附件 8）的要求打印监理报告，并负责监理报告的装订和归档3.5 工程档案的审查与验收3.5.1 总监负责对由建办形成的档案资料（ 《施工管理工作报告》 、 《建设管理报告》 、 《运行管理报告》以及其它档案资料）进行审查和核对，确保数据符合要求3.5.2 档案资料的移交（1）总监负责形成监理资料目录，并填写《资料交付记录》（附件 12） 2）经中心主任批准后， 总监负责将监理资料和监理报告向建办移交，并将由建办负责人签字的《资料交付记录》交信息部3.5.3 档案验收分为自查、初步验收、竣工验收三个阶段3.5.3.1自查阶段自查阶段在分部工程验收合格的基层上，于单位工程验收时由建办组织，中心主任、工程技术负责人、 档案管理人员、 总监参与， 主要是对本工程 （项目）从外观、案卷内在质量、 整个工程的完整和检索系统的编制情况进行一次彻底的清查中心主任、技术负责人和工程技术部人员应组织对建办形成的档案资料进行审查，并填写《西藏昌都江达县古色水电站工程档案鉴定表》（附件 11） ，形成档案目录，经中心主任签字同意后由总监移交建办。
3.5.3.2初步验收阶段档案初步验收在单位工程验收之后、竣工验收前进行，由档案初步验收小组负责，其主要任务是检查工程档案资料的内容是否达到完整、准确、系统的要求，案卷质量是否符合规范要求7 （1）档案资料的完整性是指： 依据西藏昌都江达县古色水电站工程档案归档范围（第 4 条的要求），检查工程建设过程中各阶段形成的不同种类应该归档的文件、资料归档情况，各原件齐全2）档案资料的准确性是指：档案的内容真实反映项目（工程）竣工时实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备3）档案资料的系统性是指： 依据长江堤防工程档案项目编号和分类（第5 条的要求），检查档案的整编是否按照其形成规律，保持了各部分之间的有机联系、分类科学、组卷合理、编号准确3.5.3.3竣工验收阶段档案验收竣工验收由县水利局主持4 资料的分类4.1 监理资料的分类4.1.1 综合类（1）项目批文（包括项目划分批文） ；（2）监理规划；（3）监理细则4.1.2 合同管理资料（1）施工承包合同书；（2）补充协议书；（3）其它合同（工程量）变更资料4.1.3 进度控制资料（1）开工通知及开工报审资料（2）进度计划调整；8 （3）要求赶工的监理通知；（4）工程延期申请及审批资料；（5）工期延误及延期的处理资料。
4.1.4 质量控制资料（1）项目划分及质量评定汇总表；（2）工程材料检测（抽检）资料；（3）中间产品（砼试块、砂浆试块等）检测及分析资料；（4）施工质量监理抽检资料；（5）质量缺陷及质量事故处理资料4.1.5 投资控制资料（1）工程投资计划；（2）工程款支付申请；（3）工程量支付审核记录；（4）工程款支付证书；（5）工程量复核资料；（6）工程量增减文件及设计变更资料；（7）索赔文件资料4.1.6 监理工作管理资料（1）监理合同；（2）监理处设立文件；（3）有关监理工作的规程规范目录；（4）收发文记录；（5）专题报告；9 （6）监理工程师通知单及回复；（7）会议记录及纪要；（8）监理工作联系单及往来函件（9）监理月报；（10）险情处理纪要；（11）监理日志；（可以不装订）（12）工程照片及声像资料4.2 施工资料的分类4.2.1 综合类（1）开工申请及开工报告；（2）项目部成立文件；（3）施工组织设计；（4）施工计划、方案、工艺、进度；（5）设计技术要求及设计变更；（6）原材料及中间产品检测资料；（7）工程设备出厂资料、 图纸说明书、 验收、安装调试、性能鉴定、检查、检测资料；（8）施工机械设计性能及运行资料（9）往来函件；（10）会议记录；（11）施工大事记；（12）施工记录；（13）安全监测资料及报告；（14）其它重要施工文件。
4.2.2 施工质量评定资料分土方工程、交联建筑物、管理设施、通讯工程、堤身隐患处理、植树造10 林等类别4.2.3 竣工图；（蓝图，竣工图章符合要求）4.2.4 声像资料（包括事故处理报告和事故处理的现场声像、照片材料）；4.2.5 其它资料（1）遗留问题；（2）工作建议5 资料的编号5.1 工程项目编号代号项目名称00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 29 37 11 5.2 工程项目分类大类属类 备注 代号名称代号名称A 综合0 指导性文件、咨询意见、审查纪要批示、请示及批复、审批意见等1 部、省级来信文件2 建设管理文件对参建单位下发的文件3 协议、合同、招投标文件省河道局签订的合同协议4 其它来往文件5 计划、总结等9 其它B 建管0 综合（工程管理报告、大事记、会议纪要等）1 工程建设过程中的咨询、工程建设管理文件2 工程建设征地、移民安置、移民补偿等3 承包合同、协议建办签订的合同、协议、中标通知书4 质量评定资料（分部工程、单位工程）；阶段验收、竣。