档案管理制度 第一章 总那么第一条 为了规〔集团〕股份〔以下简称公司〕档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度第二条 档案的围1、公司部经营形成的各种资料2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料3、下属全资、控股子公司〔以下简称子公司〕备案形成的与经营有关的资料第二章 档案的管理部门第三条 档案的管理部门档案管理由行政部及财务中心共同管理，其中行政部为主管部门第四条 档案管理部门的职责1、行政部档案管理的职责〔1〕负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规管理流程、分类目录、管理表格，规档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理〔2〕负责指导、培训、宣贯档案管理制度〔3〕负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行〔4〕负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案〔5〕负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案〔6〕负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录并写入OA档案系统2、财务中心档案管理的职责〔1〕负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。
〔2〕负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案第三章 档案的分类管理第五条 档案的分类原那么公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整第六条 档案的分类档案分类可按容、保存形式、密级性等多种方式分类公司档案主要采取按实质容进展分类1、按容进展分类：具体各级的分类目录详见?档案分类管理流程?中具体规定主要有：〔1〕、章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等〔2〕、会议资料主要包括日常会议纪要和专题会议资料等〔3〕、股东会、董事会、监事会决议和成员资料包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等〔4〕、企业根本资料包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等〔5〕、经营目标、方案、总结：包括经营目标与总结、经营方案与总结等〔6〕、经济合同包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等〔7〕、案件资料〔8〕、行政后勤档案/员工福利〔餐娱、文体、图书等〕。
包括基建工程、后勤福利文件、资产清单等〔9〕、人力资源部资料包括人力配置、人力开发、人力薪酬〔本钱〕、劳资关系、员工信息管理等〔10〕、财务部门资料包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等〔11〕、战略投资部资料〔12〕、工会文件〔13〕、登记记录资料包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等〔14〕、签字印模包括签字样本、印章印模等〔15〕、特殊业务资料2、按保存形式分类〔1〕纸质形式〔2〕电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式3、按性分类：分为绝密档案、档案、秘密档案、一般〔无密级〕档案绝密、文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，、秘密文件按审阅人数打印文件级数，由发文单位的主管领导根据文件容，对照密级分类标准进展确定〔1〕、绝密：处于最高等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司平安、开展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂〔七天不能恢复〕；管理系统崩溃〔三天不能恢复运行〕或组织架构动乱〔高管三人以上投诉或两人以上离职的〕等。
绝密文件是集团公司的核心档案包括但不限于：A、总裁指定的绝密事项资料；B外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；C公司的重大经营决策、战略投资方案；D购置或开发的科研成果和专利等资料；E资金运作方案、协议、等相关财务资料；F重大工程的资料2)、：等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料是指非法泄露后会给集团公司平安、开展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链不稳〔七天恢复的〕；管理系统遭受破坏〔技术平台、作业工具等三天恢复使用的〕或组织架构出现危机〔高管两人以上投诉或一人离职的〕等，包括但不限于：A集团公司领导指定的事项资料；B外单位提供的文件资料和相应的研究成果；C集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议；D关于集团及控股子公司商业利益，开展的合同；E公司开展规划、年度经营方案、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；F尚未公布的技术根本资料、材料、图纸；G投资方案书、工程协议、工程运作方案；H财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；I集团公司人事档案、工资；J未公布的部重大改革及人员变动的方案；K涉及总裁个人的收发文件。
3、秘密：等级在绝密和之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如导致公司财产损失1万元以下；资金链链受到轻微影响〔不影响正常作业〕；管理系统遭受轻微破坏〔不影响正常使用〕或组织架构受到轻微动乱〔两人以下投诉，无人员离职〕，包括但不限于：A外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；B公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；C具有国际先进水平，并且应用围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为创造、专利的阶段性成果、资料等；D合同，技术协议；E公司制度汇编原件〔4〕一般〔无密级〕档案：除以上外，其他均为一般档案第四章 档案的移交管理第七条 档案移交的根本要求1、资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案2、移交前，应对破损、字迹扩散或纸太小的文件进展修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐3、结合文书材料的形成时间、彼此联系进展排列批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后4、原那么上整理好一一对应的纸质档和电子档5、采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。
第八条分类档案的移交人、保管人、移交时间、移交流程等的规定，详见?档案分类管理流程?中的规定第九条 档案移交时移交人填写?档案交接登记表?，报部门主管审核确认签字接收人核对无误后签字确认第五章 档案的备案管理第十条 档案的备案是指子公司向集团备案集团各档案管理员对备案档案的管理应分公司分年度按分类顺序建立目录并立卷归档第十一条 具体需要备案的分类档案、子公司备案人、集团受理人、备案时间等详见?档案分类管理流程?中具体规定第六章 档案的归档管理第十二条 档案的归档原那么1、按立档单位分开建档2、按形成或针对的年度分开建档3、自有档案和备案档案分开建档4、按档案容分类排序归档5、按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号6、按末级分类档案登记档案目录7、不相容职务档案分开归档第十三条档案管理员应在收到移交档案资料后3日归档档案管理员填写登记?分类档案目录?，将档案文件有序置放在目录后面档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级第七章 档案的立卷管理第十四条 档案的立卷装盒原那么上应与档案分类保持一致分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷分类档案资料较多时，可分多盒立卷档案管理员应编制?档案立卷目录?，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进展列示。
对于跨年的案件资料、基建工程、施工工程、投资工程、委贷业务、担保业务、典当业务，应在完结当年立卷归档与单个工程、业务或事项相关的要素应进展组合成一个文档，建立清单目录，经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷比方：1、单个专题会议相关组合要素：〔1〕关于召开会议的请示与批复；〔2〕提交会议审议批准的资料：包括工作规划、方案、报告；预算决算；各项决议的草案；〔3〕会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告；〔4〕会议参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸或图表；〔5〕会议管理性资料：包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、规定；会议主席团、委员会、与会人员；票证、签到簿；〔6〕会议宣传性资料：包括会议简报；会议纪要；新闻报道；〔7〕照片、录音、录像等资料2、单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：简历、复印件、授权书及其他资料3、单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料4、单个案件相关组合要素：诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。
5、单个员工的档案相关组合要素：员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、复印件、三一寸彩色免冠照保险接续卡〔养老保险册〕、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料6、单个基建工程、施工工程、工程工程、资金申报工程、委贷业务资料、担保业务也应根据具体工程或业务要求进展相关要素组合第八章 档案的保管要求第十五条 档案管理员负责档案的保管各档案管理部门应指定专人进展档案管理行政类档案指定行政主管保管；人事类档案由人事主管保管，涉及员工个人信息档案及时报档案管理专员保管；财务类档案应由秘书和会计作为档案管理员;其他业务类档案应由行政类的档案管理员统一管理行政部应对OA中单位档案系统应指定专人作为系统管理员进展维护和管理，主要负责：1、负责统立集团及子公司的单位档案构造体系2、负责指导集团及子公司行政人事档案管理员将?档案分类目录汇总?写入OA单位档案系统中3、负责检查人事档案管理员在OA单位档案系统中对?档案分类目录汇总?的查阅权限进展合理授权第十六条 纸质或实物档案的保管的一般要求1、档案室应选择在枯燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；2、采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；3、档案室应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；4、档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；5、严防毁坏损失、散失和泄密；第十七条 电子档案的保管的一般要求1、档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进展统一保管。
2、电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设置密码，注意防泄3、电子文件应定期进展备份，防病毒等平安措施4、备份磁介质应注意防磁第十八条 密级档案管理的特别要求1、严禁在不具备条件的地方存放档案2、档案管理员应当贯彻执行国家法律、法规和集团公司的规定，做到对公司的不说、不外传3、档案管理员在调离或离职时，由总裁办负责人监视办理移交、档案交接之后，方可离开4、档案管理员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收筹划、核心技术等性档案容丧失档案或擅自泄露档案，公司将追究其个人的经济责任和法律责任5、秘密载体必须确保任何时候都处于绝对平安、状态，对秘密载体生成过程中不需归档的材料，应及时销毁。