国家电投集团河南电力有限公司沁阳发电分公司规章制度发布通知国家电投河南沁电制度〔2016〕年第87号 《国家电投集团河南电力有限公司沁阳发电分公司实物档案管理办法》（SPICHNQD-21-13-03-07）已经于201X年X月X日通过，现予发布，自发布之日起施行总经理： 年 月 日国家电投集团河南电力有限公司沁阳发电分公司制度控制表制度名称国家电投集团河南电力有限公司沁阳发电分公司实物档案管理办法制度编码SPICHNQD-21-13-03-07版次01其他编码版 次起草人部门审核分管领导审核签发人发布日期确认/修订时限01本次修订原 因首次制定本次修订主要内容实施及完善责任人工程管理部 主任实施及完善执行人工程管理部 工程档案解释部门工程管理部国家电投集团河南电力有限公司沁阳发电分公司实物档案管理办法1 目的加强实物档案的管理，建立健全实物档案管理制度，更好地开发利用实物档案信息资源2 适用范围本办法适用国家电投集团河南电力有限公司沁阳发电分公司（以下简称“公司”）各部门3 规定和程序3.1 实物档案的归档范围3.1.1 公司举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物。
3.1.2 公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书等3.1.3 公司重大活动中形成的纪念品3.1.4 其它具有重要保存利用价值的实物3.2 实物档案的归档时间 实物档案应在形成或获得实物1个月内向工程管理部档案室移交由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的，可将应归档实物移交工程管理部档案室后，再办理档案借用手续3.3 实物档案的归档要求3.3.1 各部门要按规定的时间将应归档的实物档案移交工程管理部档案室，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人3.3.2 归档的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明3.3.3 归档的实物档案要保持整洁、无破损3.4 实物档案的分类整理3.4.1 实物档案编号3.4.1.1 实物档案按实物形状（平面实物或立体实物）分类，依其时间编写统一流水号3.4.1.2 实物档案应以“件”为单位按一件一号原则进行编号，并在实物上粘贴标签，平面实物将标签粘贴在实物右下方，立体实物将标签粘贴在实物底部3.4.1.3 标签内容包括档号、类别、件号、题名、授予时间、授予者或捐赠者等信息。
3.4.1.4 档号一般包括年度、类别、件号年度—SW—件号”,类别采用字母“SW”标识3.5 实物档案编目实物档案应按分类编号要求，将目录录入档案信息化系统实物档案案卷目录包括案件号、档号、类别、授予者、获得单位、题名、授予时间、保管期限、归档时间、参见号、备注等3.6 实物档案的保管3.6.1 实物档案一般应专库或专柜陈列保管3.6.2 实物档案库房应保持整洁，定期除尘，确保实物档案完好无损3.6.3 存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂3.6.4 实物档案应使用数码相机数字化，并将形成的数码照片按规范要求整理3.6.5 奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管3.7 实物档案的利用3.7.1 利用实物档案原则上只能使用实物照片，因举办展览等确需使用实物档案原件，须办理借阅审批手续3.7.2 珍贵的或不易搬动的实物档案，仅提供实物档案照片使用3.7.3 归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查，核查无损后方可签字注销如发现损坏，应立即追究责任4 职责分工4.1 工程管理部工程管理部负责公司重要实物档案的收集和管理。
4.2 综合部、政工部（工会办）实物档案形成单位负责对需要归档的实物资料进行收集、整理、保管，按要求向工程管理部档案室移交5 持续改善工程管理部定期对本制度的执行情况进行检查、评价，对本制度的适用性、可操作性进行评价，及时进行修订6 引用、参考标准及相关文件《国家电投集团河南电力有限公司实物档案管理办法》（SPICHN-21-13-03-03/G）7 附则本办法自发布之日起施行，由工程管理部负责解释8 附录沁阳发电分公司制度执行情况检查评价表附录沁阳发电分公司制度执行情况检查评价表制度名称国家电投集团河南电力有限公司沁阳发电分公司实物档案管理办法制度编码SPICHNQD-21-13-03-07版次01序号评价内容评价1是否制定年度制度建设计划是否 原因：2是否根据实际情况修改制度是否 原因：3制度建设工作能否按照本制度规定记录、检查、评价、反馈是否 原因：4制度健全性是否良好是否 原因：5制度的可操作性是否良好是否 原因：6每年是否对制度执行情况进行分析总结是否 原因：存在的问题及建议存在的问题：改进建议：修订建议：部门审核意见:分管领导意见:检查人：部门审核人：分管领导：检查时间： 年 月 日。
