第四章第四章 会计电算化软件会计电算化软件第一节第一节 账套管理系统账套管理系统 一、账套管理系统简介一、账套管理系统简介一套软件---999 套账---三个子系统（账务、工资、固定资产）把某个核算单位的一个会计年度的全部会计资料集合起来存放在一个数据库中，称之 为“账套”二、二、账套管理（系统管理员）账套管理（系统管理员）系统：开始菜单---数据库账套管理系统（一）建立账套1.启动账套管理考试时：通过考试界面进入各个子系统2.启动后的账套管理窗口3.【文件】菜单中选择“新增账套”，弹出“核算单位账套设置”对话框1）编号标识账套在管理系统中的顺序，字母和数字均可，其信息长度不超过 10 个字符账套 编号不能重复6）建账日期账套建立日期，一般为账套所属会计年度的第一天，企业信息管理系统教学版将建账 日期限定为“2002 年 1 月 1 日”注意：教学版中建账日期不可修改，天顿企业信息管理系统的其它版本中，该建账日 期可以按实际需要修改7）系统主管（=账套主管）即负责整个账套全面管理的主管人员的登录帐号主管人员拥有对账套中除【操作员 管理】（即增加操作员的权限）外的所有业务操作权限上述七项信息填写完毕，点击【确定】按钮，系统会自动根据所收集的信息初始化账 套数据库。
建账完成后，系统账套列表中将出现新增加的账套信息记录二）修改账套账套一经建立，其中很多信息已经被系统初始化，所以大多数的账套信息是不能修改 的，我们所能做的修改仅仅是“账套编号”、“账套名称”和“单位全称”等有限的几项 信息账套管理系统中点击[编辑]菜单下的[修改]按钮三）删除账套在账套管理系统中点击【编辑】菜单下的【删除】按钮，或选中需要修改的账套后直 接点击工具栏上的【删除】按钮账套管理系统中点击[编辑]菜单下的[删除]按钮三、账套维护（教材未讲，拓展）三、账套维护（教材未讲，拓展）（一）备份数据库在账套管理系统中首先选择需要备份的账套，然后点击[应用]菜单下[备份数据库]按 钮，弹出数据库备份界面如下图所示二）恢复数据库点击账套管理系统中[应用]菜单下按钮，弹出数据库恢复源文件选择界面如下图所示三）年度结账1.新建年度账账套管理系统----点击[年度账]菜单下的[建立新年度账]按钮2.结转上年数据账套管理系统生成的新年度账套里面最初只包含按要求预置的会计基础信息，并没有 上一会计年度的余额数据我们可以通过“结转上年数据”这个功能使同一核算单位的上 下年度数据联系起来账套管理系统---点击[年度账]菜单下的[结转上年数据]。
第二节第二节 集成账务系统集成账务系统 系统=开始菜单中--集成账务系统一、基本操作一、基本操作------账套初始化账套初始化（一）基础设置基础设置--------操作员及权限管理操作员及权限管理（教材 79 页---四、系统管理）一方面按分工的不同，增加相应的操作人员，如出纳、会计、财务经理等人员信息；另一方面，给增加好的操作人员分配不同的权限，以备今后软件正式使用后，每个人 按权限不同作不同的工作1. 操作员管理点击【系统管理】-【操作员管理】系统为用户提供增加、删除、修改操作员和操作 组的功能增加：要增加操作员，首先必须为操作员设定操作组，如果没有操作组则先增加操 作组方法：单击【增加】菜单旁边的三角型菜单按钮，在弹出菜单中选择【新增组】、 【新增操作员】修改：修改操作，可以修改操作组和操作员两项执行修改前，先选择要修改的操作 组或者操作员，再单击【修改】菜单按钮，系统弹出相应的对话框，在对话框中输入您需 要修改的数据，按【确定】按钮即可删除：执行删除时，先选择需要删除的操作组或者操作员，然后单击【删除】菜单按 钮即可完成删除操作员或者操作组查找：单击【查找】菜单按钮，系统弹出查找对话框，用户根据操作员名称或者等级 查找对应操作员。
2.财务分工财务分工财务分工又叫权限分配或权限设定，用于对不同的操作员分配不同的权限该窗口分 为左右两部分，左边是用户列表，右边是权限列表如图所示用户列表由组和操作员组成不同的组有不同的操作权限，不同的操作员也对应不同 的操作权限分配权限时有三种操作方式：直接分配：选择操作组或者操作员后，在窗口右边的权限列表中，用鼠标单击您想要 为操作员分配的权限所对应的选项框，当选项框打上勾后，该用户或操作组，就具备了该 项权限 复制：先选择需要分配权限的操作员，单击【复制】菜单按钮，系统会给出一个所有 操作员的列表框，选择被复制的操作员后，单击【确定】按钮，就可为需要分配权限的操 作员分配与该列表框中选中操作员相同的权限组别：在用户选中操作员后，单击【组别】菜单按钮，系统就将该选中操作员的权限 设定为与他所在的组的权限相同练习演示：通过 Admin 新增操作员“李慧”，增加“填制记账凭证”权限操作步骤：进入系统管理菜单——更换操作员——在操作员口令处输入 “Admin”——点确定——操作员管理—— 新增操作员——输入“李慧”——确定——退出，——更换操作员——点确定——财务分工——双击“财务”——点“李慧”——日常 账务—选中填制记账凭证——保存——确定——退出。
二）规则设置2. 分级设置分级设置用于对会计科目、往来单位、部门、项目、现金流量等基础信息的编码进行 不同级次的长度控制3. 结算方式设置结算方式设置用于设置银行结算方式，如现金支票、转账支票、汇票、电汇、委托收 款单等8. 常用摘要（凭证）定义在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要（凭证）完 全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要（凭证）存储起来，在需要时随时调用，可以 大大提高业务处理的效率练习演示：教材 117 页例 510. 凭证类型设置一般单位为了便于查找或记账方便，对记账凭证进行分类编制每个单位分类方法并 不相同，一般有以下几种：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证； 现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；也可以用户自定义其他类型三）辅助核算设置---【基本设置】下的【辅助核算设置】下4. 单位往来辅助核算设置5. 个人往来辅助核算设置（与单位往来设置相似）6. 部门辅助核算设置（与单位往来设置相似）7. 项目辅助核算设置9. 现金流量设置练习演示：教材 116 页例 3：新增部门练习演示：教材 117 页例 4：新增员工练习演示：把用户服务中心员工“林晓君”调去网络工程部操作步骤：基本设置——辅助核算设置——个人核算设置——点击用户服务中心—— 选中“林晓君”——编辑——修改——点击所属部门——点击出现的按钮——选择网络工 程部——确定——确定——退出（四）会计科目设置会计科目设置（教材小点的第 11 个）在会计科目信息录入窗口各栏目中输入新增的会计科目的数据资料，录入完毕后保存 就实现了会计科目的增加。
增加会计科目必须由上级至下级逐级增加，即必须首先增加上 级科目，只有上级科目存在才能增加下级科目1）科目编码：科目编码必须唯一；科目编码必须按其级次的先后次序建立科目编 码只能有数字（0—9）、英文字母（A—Z 及 a—z）及减号（—）、正斜杠（/）表示，其 它符号（如“ 空格等）请不要使用2）科目名称：可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（—）、正斜杠（\）， 但不能输入其他字符科目中文名称最多可输入 32 个汉字注意：科目名称不能为空3）辅助核算：单位核算、部门核算、个人往来核算、现金流量核算、项目核算一个科目可同时设置多种专项核算方式注意：在设置辅助核算时请尽量慎重，因为，如果您的科目已有数据，而您又对科目 的辅助核算进行修改，那么，很可能会造成总账与辅助账对账不平4）科目性质（余额方向）：一般情况下，资产类科目的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方注意：只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同已 有数据的科目不能再修改科目性质5）外币核算6）数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位计量单位可以 是任何汉字或字符，如：公斤、件、吨等。
练习演示：增加一个会计科目，科目编码为“100210”，科目名称为“农行城西支行” ，需记银行日记账，无辅助核算类型，无外币，无数量单位操作步骤：基本设置——会计科目设置——双击“资产类”——双击“银行存款”——点“编辑” ——“添加下级”——右框中输入“10”——粘贴会计科目名称“农行城西支行”——选 “银行日记账”——确定——退出五）期初余额录入（12. 期初余额录入）若是年初开始使用，可直接录入各会计科目的年初余额；若是年中开始使用，除录入各会计科目的年初余额外，还应先将各会计科目此时的余 额和借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中；若有辅助账时，还应将各辅助项 目的期初余额一并录入注意：只能录入最末级科目的期初余额，中间级科目由系统自动计算练习演示：按下列要求修改期初余额：110101 股票增加 656000 元；100202 建行宝石 支行减少 656000 元并进行试算平衡，确定期初余额录入完成操作步骤：开始：恢复期初余额录入基本设置——期初余额录入——点操作恢复期初余额录入——在股票的年初余额中输 入 656000——在建行宝石支行的年初余额中敲回车——点增加——金额处输入 390474—— 点贷方——点确定——点上面的期初余额——点修改——点确定——点操作试算平衡—— 点确定——确定期初余额录入完成——退出。
结束：确定期初余额录入完成二、日常账务二、日常账务1. 填制记账凭证填制记账凭证（1）鼠标单击系统主菜单【日常账务】下的【填制记账凭证】，显示界面如图所示2）单击【新增】按钮，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别中3）凭证类别：用鼠标单击凭证类别下拉框选择一个凭证类别确定后按【Enter】 键，将光标定位在制单日期上4）凭证编号：采用系统自动编号，编号方法为：当前制单日期所在的会计期间及所 选凭证类别下的最后一张凭证的凭证号加一该编号由计算机自动产生，不用人工输入5）制单日期：系统自动读取进入财务系统时输入的业务日期为记账凭证填制的日期， 如果日期不对，可进行修改注意：后面的凭证的制单日期比前面的要大，反之不能保存6）附单据数：在“附单据数”处输入原始单据张数7）凭证内容：输入本张凭证的每一笔分录每笔分录由摘要、会计科目、发生金额 组成：① 摘要：输入的本笔凭证或分录的业务说明，摘要要求简洁明了，或按参照按钮选入 常用摘要② 会计科目：科目必须输入末级科目科目可以输入科目编码、中文科目名称或助记 码输入科目时可在会计科目区中单击右边的参照按钮（向下的小三角按钮）录入③ 辅助核算信息：当在会计科目区中输入有辅助信息的科目时，屏幕显示辅助信息录入窗口，根据科目属性输入相应的辅助信息。
在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注 中显示④借、贷方：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字， 红字金额以负数形式输入8）当凭证全部录入完毕后，按【保存】按钮保存这张凭证按【放弃】按钮放弃当 前增加的凭证也可用鼠标单击【新增】则可继续填制下一张凭证9）若想放弃当前未完成的分录的输入，可按【删行】按钮10）当一批凭证填完后，用鼠标单击【退出】按钮或通过菜单【文件】下的【退出】 菜单，则退出制单功能练习演示：收到厦门迎风公司不能履行合同的赔款 2,400 元，（存工行武林支行）填 制记账凭证一张，凭证录入时间 2002 年 05 月 12 日借：银行存款--工行武林支行 2400贷：营业外收入--其他收入 2400操作步骤：“日常账务”——填制记账凭证——点凭证选新增——修改凭证日期为题目中要求的 日期——摘要处粘贴“收到厦门迎风公司不能履行合同的赔款”——会计科目处点三角号 选择双击“资产类”——双击“银行存款”——点工行武林支行——确定——辅助核算点。