文书档案管理 绪论1．识记：（1）文档管理：社会组织的文书部门或业务部门，依据一定的原则和规范，通过一系列科学有效的方法对文书和档案实施的管理，包括文书的拟制、办理和管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研、统计等内容的环节，大致相当于秘书实务课程中的办文工作和档案管理工作2．领会：（1）秘书文档管理的研究对象文书、文书工作、档案、档案工作（2）秘书文档管理的主要内容基础知识和工作流程（3）“秘书文档管理”与相关课程的关系3．掌握：（1）文档管理工作的重要性文书、档案工作是国家管理的重要手段文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段第一章 文书和档案1．识记：(1)文书:是人们在生产和活动中为了记录事项，管理事物、交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料2)档案:是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录3)文件:广义的文件是人们在社会活动中为相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的信息记录；狭义的文件只是指机关在工作活动中形成和往来的具备完整公文格式的公文材料，如中共中央文件，省政府文件，单位党、政文件等。
4)科技档案:是社会组织在基本建设、生产技术管理和科学研究活动中形成的科技文件材料，如将图纸、照片、报表、文字材料等归档保存起来，即形成科技档案5)专门档案:是各机关、单位在进行某种专业业务工作过程中形成的档案5)人物档案:包括两类，第一类是知名人物档案，是出生于某地或者曾在某地工作过的各类知名人士的档案，包括他们的家谱、族谱、手稿、书信、日记、照片以及反映他们生平事迹的传记、报道材料；第二类是人类材料，是组织和人事部门管理的记录干部和员工履历资料的档案2．领会：（1）文书、公文和文件三个概念的外延大小广义文件>文书>公文>狭义文件（2）文书转化为档案需要具备的条件办理完毕的文书才能作为档案保存对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案（3）公文的种类按作用可将公文分为通用公文和专用公文两类按行文方向可分为下行文、平行文、上行文三类按来源和使用范围可分为外发文件、收来文件和内部文件三类按功能性质可分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文按时限要求可分为紧急公文和普通公文。
按机密程度可分为机密公文和普通公文4）档案的种类根据档案形成的历史时期，可将档案分为古代档案、近代档案和现代档案根据档案内容，可分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案按档案的载体形式分，有甲骨、金文、石刻、胶片、磁带等按档案的所有者分，有国有档案、集体档案和个人档案按档案的内容体式分，有公文、图纸、账簿、家谱、日记、电稿、照片、磁带、胶片、光盘等3．掌握：（1）文书和档案的作用规范作用指导作用联络作用凭证作用参考作用教育作用（2）作为文字材料的文书的含义文书的作者是从事社会活动的人文书具有实用性文书的记录方式为文字文书的载体形式多种多样文书具有广泛的社会作用文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单指某份或几份材料（3）档案的定义包括的要素档案的本质属性（原始记录一般属性：知识属性和信息属性）档案的来源档案形式的多样性第二章 文书工作和档案工作1．识记：（1）文书工作：社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作，办理和管理，为组织工作服务的工作2)档案工作:广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等；狭义的档案工作是指档案业务工作，也就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。
3)文书档案连锁法（民国）：民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法就是以集中统一的原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随即由档案室进行立卷归档也就是文书和档案统一分类、统一登记、统一编号4)文书工作组织机构：是指在社会组织中担负文书工作任务的部门和人员以及这些部门和人员之间的关系5)文书工作组织方式:是指社会组织里面开展文书工作的具体形式，也就是安排文书处理程序所采用的形式2．领会：（1）文书工作的含义文书工作所指文书仅指公务文书文书工作包含文书制作、文书办理和文书管理三项基本内容，也是三项基本任务文书工作具有法定的程序和严格要求2）文书工作的原则：及时、准确、安全、精简（3）文书工作组织机构的分类：中心机构；专门机构、分支机构（4）档案工作的“三性”：管理性、服务性、政治性3．掌握：（1）档案工作的基本原则实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整和安全，便于社会各方面的利用2）文书工作和档案工作的关系文书工作与档案工作的联系：联系：对象有交叉；前后相继；相互影响；长期处于一体化状态区别：工作对象不同，一个是文书一个是档案；工作任务不同；服务对象和目的不同；工作机构不同。
第三章 文书制作1．识记：(1)文书制作:是文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为2)交拟:是组织的负责人将你搞任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点3)核稿:是指将公文送负责人签发前，有办公厅（室）进行审核的过程4)签发:是组织负责人对呈批的文稿进行审定后签署意见的过程5)复核:是秘书机构在文件正式签发前，对已签发的定稿进行全面检查的过程6)文书体式:简单地说就是文书的文体和格式文书的文体是适应行政工作、公共事务的需要而形成的语文体式，是一种兼有议论文、说明文、记叙文一般特点的应用文体；文书格式是指文书的各个组成部分按一定要求、规格置排的整体结构形式，包括文书的问题要求、内容结构、要素表及和格式安排等几个方面7)文稿:是指文书起草过程中形成的历次稿件，又可分成草稿和定稿两种8)文本:是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，也有正本、副本、存本之分9)修订本:是指文件经发布生效后，经实践检验或随着事物的发展，原有的文件已不再适用，有必要对文件内容或文字进行修订、补充、完善而产生的文本10)存本:是发文机关对重要的、有保存价值的文件留档备查的文本。
2．领会：（1）打字排版的注意点打字排版以签发的定稿为依据，忠实于原稿版面设计要美观大方，严格按照文件格式进行排版打印排版要建立相应的登记制度，防止文件在缮印过程中出现丢失2）文件用印的注意点以组织负责人签发为准；与文件制发组织相一致印章端正、清晰地盖在文件落款处，上不压正文，下要骑年盖月3．掌握：（1）文书制作的要求真实反映法定作者意图严格遵守公文格式要求准确把握公文写作特点严格控制公文制作程序（2）公文眉首部分的六要素：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人3）国家秘密的密级规定及保密期限绝密三十年，机密二十年，秘密十年4）公文标题的三要素：发文机关名称、事由、文种第四章 文书办理1．识记：（1）文书办理的含义（广义、狭义）广义的文书办理：包括文书制作 、文书处理和文书管理在内的所有工作狭义的文书办理：按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包括文书的保管和立卷、整理和归档等环节2）收文办理：接收外组织发来的文件并对其进行运转和办理的过程3）拟办：社会组织秘书机构负责人对需要办理的文件提出初步办理意见，以供领导人批办时参考的过程。
4）注办：对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的过程5）注发：对文件制发情况予以简要注明的过程，即由文书人员于文件发出后，在“发文稿纸”或“发文审批单”的“注发”栏内填写文件发出情况，以方便查考6）内部文件：组织在日常行政办公活动中形成的用于内部信息流通的文件2．领会：（1）行文制度的三要素：行文关系、行文方式、行文规则（2）我国各级党政机关组织关系的四种类型：同一系统的上下级组织之间属于领导与被领导的隶属关系同一系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门的业务指导与被指导关系同一系统的同级组织之间属于平级关系不同系统之间不相隶属关系 （3）文件处理单的基本格式（P125图4-3）（4） 承办工作的注意点承办上级文件，首先要消化理解上级指示的内容实质，这是完成承办任务的基础其次，办文时不能照抄、照转，必须注意结合实际情况具体加以贯彻再次，上级文件指示的传达，要按照有关规定和领导批办意见，不能只是念念就了事最后，上级文件一经下达，要根据领导批办意见，及时检查贯彻执行情况承办下级的请求、报告，首先，对请示要着重审核所请事问题的事由、依据情况，要求是否符合实际，是否正确其次，根据上级有关规定和机会领导批办意见，对请示口头或书面做出答复，答复问题要明确、肯定。
统筹规划、妥善安排5）内部文件的特点实用性、保密性、多样性3．掌握：（1）文书办理的特点：连续性、时效性、保密性、集成性、规范性2）文件暂行保管阶段的主要任务：整理、保管、提供利用、处置、移交、销毁3）行文方式的六种类型：逐级行文、多级行文、直达行文、越级行文、直接行文、联合行文4）行文规则的主要内容行文要尊重社会组织的隶属关系行文要尊重组织职权行文要考虑必要性行文要明确发文权限同级社会组织可以联合行文经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文同等效力5）两次签收的任务清点6）批办的要求：要准确领会发文意图，交代办文的具体要求，科学合理地组织人力、分配任务，以求迅速处理文件重要的，必须由社会组织主管领导批办的文件，一定要由领导当面批办文件准确送至文件所涉及主管领导处批办，避免出现主管领导批办不属于其职权范围的文件的现象文件示经领导批办之前，不得将文件的内容和拟办意见随意透露级组织内部及外部的相关人员批办过程保持联系，随时了解文件去向和处理情况领导不能依赖秘书的拟办意见，要仔细阅读文件7）传递文件的主要方式邮局传递、机要通信传递、机要交通传递、电信传递、文件交换。
8）秘书部门开展档案咨询与提供服务的方式针对组织工作重心和业务活动安排，提供相应的文件资料和数据支持定期印发已归档保存的内部文件目录主动编制相关的汇编产品，如组织工作制度汇编、关于某项活动的文件汇编等第五章 文书管理1．识记：（1）文书管理：通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作过程进行的监控和掌管2）文书保管：特指文书从生成或收到开始到归档或销毁之前，在组织内的保存和管理3）文书清退：是文书部门根据有关制度和归档，对办理完毕的。