监理文件整理归档规定（试行）1目 录1 范围2 规范性引用文件3 术语和定义4 职责5 管理内容与要求6 相关记录7 需要说明的问题21 范围《监理文件整理归档规定》规定了中国石油抚顺石化公司原油集中加工、炼油结构调整技术改造工程监理文件的编制、整理及归档管理内容和要求本标准适用于中国石油抚顺石化公司原油集中加工、炼油结构调整技术改造工程各监理单位、各施工（承包）单位、各项目经理部、各专业管理部门等相关单位2、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》 GB/T 11822-2000《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002《建设工程监理规范》GB50319-2000《石油化工建设工程项目监理规范》SH/T3903-2004《中国石油天然气股份有限公司炼油化工建设项目竣工验收手册》3、术语及定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1 竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成3.2 施工文件3是指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件3.3 竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸3.4 监理文件是指监理单位对项目工程质量、安全、进度和建设资金使用等进行控制的文件4 职责 4.1 监理文件的编制、收集、整理由项目监理单位总监理工程师负责总监理工程师应向各专业监理工程师落实形成监理文件的责任；应向各参建单位阐明监理工作程序及监理文件形成的基本要求，确保监理文件的完整、准确、系统，并提交建设单位项目管理部门（各项目经理部、工程部，质量监督部门等，以下同）审核后归档4.2 建设单位项目管理部门负责确定本建设项目监理文件的编制标准；检查、指导监理单位及时做好项目监理文件的编制、收集、整理；审核、签署监理文件，确保其完整、准确、系统，并组织归档4.3 建设单位档案管理部门负责指导监理文件的整理、归档，负责检查、验收监理文件，确保其符合档案管理规定5 管理内容与要求5.1 监理文件的编制要求5.1.1 监理文件的质量要求5.1.1.1 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，做到图、物相符，技术数据准确可靠，签字确认手续完备。
5.1.1.2 不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，符合档案耐久性要求5.1.1.3 凡归档的监理文件应为原件，保证文件的原始性和真实性45.1.1.4 监理文件一般按 A4（210mm×297mm）幅面编制5.1.2 监理文件的主要内容、格式、编制要求5.1.2.1 监理文件应按照建设单位项目管理部门所确定的具体内容、格式、编制要求编制，一般选用《石油化工建设工程项目监理规范》SH/T3903-2004归档范围及主要内容见附表 1 及附表 25.1.2.2 监理文件采用计算机制表及打字方式字体字号根据所采用的标准用表不得随意改变，页边距应当整齐一致5.1.2.3 在监理文件上签署意见和签名确认时，应由当事人本人手书签署，不得代签或用印章代替，字迹清晰可辨5.1.2.4 总监理工程师或监理工程师在监理文件上签署意见时，应由持有执业资格证的总监理工程师或监理工程师手书签署并加盖执业资格章5.2 监理文件的整理要求5.2.1 监理文件的组卷原则、方法及排列顺序5.2.1.1 监理文件的组卷应遵循监理文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续完备，符合档案管理要求5.2.1.2 监理文件按单项工程、单位工程结合专业、文件内容组卷。
a)建设项目管理性监理文件一般按单项工程组卷，形成的文件较多时，可按文件种类分册，如《监理月报》 、 《会议纪要》等b)各单位工程（或专业）监理文件一般按照划分好的单位工程（专业）组卷每一单位工程（专业）形成文件较多时，可按文件类别结合文件内容分册c)监理文件组卷时，监理文件中属于施工单位或承包单位编制的施工文件范畴的，监理单位不重复向建设单位归档如：《工程材料/构配件/ 设备5报审表》所附的数量清单必须附在报审表后向建设单位归档，其余的附件与交工技术文件重复，可不归档d)监理文件组卷后案卷厚度不应超过 20mm5.2.2 监理文件案卷编目5.2.2.1 监理文件案卷封面（附表 6） 、卷内目录（附表 3） 、卷内备考表（附表 4） 、均采用《科学技术档案案卷构成的一般要求 》 GB/T 11822-2000 中所规定的样式按照中国石油天然气股份公司的要求，监理文件归档审核的需要，在案卷封面下加内封面，内封面的样式见附表 55.2.2.2 卷内文件页号的编写a)卷内文件有书写内容的页面均应用打号机连续编写页号b)页号从卷内监理文件首页开始编写，案卷封面、内封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。
c)页号编写位置，单面书写的文件编下右下角，距右边距 20mm，距下边距 15mm双面书写的文件正面编写在右下角（同单面书写的文件） ，背面编写在左下角，距左边距 20mm，距下边距 15mmd)监理文件各卷（册）之间不连续编页号5.2.2.3 卷内目录的编制a)序号：用 3 位阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件顺序，一个文件一个号b)文件编号：填写监理文件的表号或文件文号c)责任者：填写监理文件形成的责任单位全称（也可填写规范性简称）或主要责任者6d)文件题名：填写监理文件的标题或根据事件拟写的文件题名e)日期：填写每份监理文件的形成日期或起止日期格式为 8 位阿拉伯数字，年月日中间用“.”分隔如 2009.08.02f)页号：应填写每份监理文件首尾页上标注的页号，中间用“~”连接文件为单页时，只标注一个页号即可g)备注：需要时填写5.2.2.4 内封面的编制a)建设项目，单项工程、单位工程、建设单位名称用宋体三号字打印项目名称填写建设项目名称，例如：抚顺石化公司原油集中加工、炼油结构调整技术改造项目单项工程、单位工程名称可按建设单位项目管理部门下发的单项、单位工程划分及编号名细表中的名称填写，填写前监理单位应与建设单位工程管理部门确认。
建设单位名称为中国石油抚顺石化公司b)组卷单位、审核单位需加盖公章编制人、审核人、负责人及年月日需本人手写签字确认，签名要求字迹清晰可辨，用墨符合档案耐久性要求c)组卷单位为监理单位，编制人和项目负责人原则上不能为同一个人；审核单位为建设单位项目管理部门，审核人和项目负责人原则上不能为同一个人5.2.2.5 案卷封面的编制a)案卷封面采用 150g/m2 以上的牛皮纸制作b)案卷封面为计算机编制打印案卷题名、立卷单位、保管期限及密级均用二号加粗楷体填写7c)案卷题名：应简明准确揭示卷内文件的内容一般应包含建设项目名称、单项工程名称、单位工程（专业）名称、文件名称等，由多种文件组成的案卷，文件名称应加以提炼和概括建设项目名称应在封面案卷题名位置上单列一行打印建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称应与内封面上的建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称保持一致d)立卷单位：应填写监理文件组卷单位即监理单位全称e)起止日期：应填写卷内文件形成的起止日期，以卷内目录中“日期”最早日期至最晚日期为准格式为 2009.5.1~2009.10.12f)保管期限：按《中国石油天然气股份公司建设项目文件归档范围及保管期限表》填写“长期” （见附表 2）g)密级：根据国家或企业的保密规定填写卷内文件的最高密级。
h)案卷封面的其他项目立卷单位不必填写5.2.6 卷内备考表的编制a)卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间、需要说明的问题等b)立卷人由监理单位立卷人或责任立卷人本人签字确认，检查人由监理单位案卷质量审核人本人签字日期及签名一律手书，签名应清晰可辨，书写材料附合本要求 3.4 条的规定5.3 案卷的装订5.3.1 监理文件为竖向左侧装订5.3.2 装订前应去除金属物，按封面——内封面——卷内目录——监理文件8——备考表的顺序排列5.3.3 装订时先将内封面至备考表（左侧装订处上下各加 20mm 宽的硬纸条）之间的材料用线绳按三孔一线的方法装订起来，两孔距之间 8cm，孔距左边距 1.5cm然后在装订好的外表粘贴案卷封面5.3.4 粘胶应选用乳白胶或固体胶棒，不得使用双面胶带和粮食浆糊胶尽量刷在硬纸条上，装订线的结打在硬纸条内部装订后的案卷应牢固、整齐、美观，卷内文件无错页、倒页、压字，便于保管和利用5.4 案卷的装盒5.4.1 装订好的案卷应装入档案盒内档案盒的样式由建设单位档案部门按《科学技术档案案卷构成的一般要求》统一规定5.4.2 档案盒正面的编制同案卷封面的编制。
脊背只填写案卷题名部分，案卷题名内容同封面的题名内容书写时从右向左竖向书写，第一行空两格位置5.4.3 档案盒的正面及脊背采用钢笔用碳素墨水书写，字体采用楷体，正面书写内容字号为二号字，脊背的字号可根据脊背宽度及案卷题名字数调整，但一个项目应大体保持一致5.5 监理声像档案的归档要求5.5.1 监理声像档案的归档内容为：5.5.1.1 项目监理部全体人员合影及监理单位项目办公室照片5.5.1.2 工程开工前现场全貌5.5.1.3 各单位工程施工各阶段现场照片（重要建筑物、构筑物应每周从同9一角度拍摄一次）5.5.1.4 重要设备吊装照片5.5.1.5 重大质量问题、质量隐患照片5.5.1.6 承包或施工单位采用新材料、新工艺、新技术、新设备的照片5.5.1.7 重要隐蔽工程照片（包括隐蔽前，隐蔽后及隐蔽工程检查人员）5.5.1.8 各单位工程、分部工程、验收照片（要包括验收人员）5.5.1.9 重点部位、关键工序旁站照片5.5.1.10 单机试车（功能检验、设备运转调试）照片5.5.1.11 工程中交现场照片5.5.1.12 工程竣工验收照片5.5.1.13 其他重要监理活动照片5.5.2 照片应为数码像机拍摄，像素数应在 300 万以上，宜大不宜小，照片形成后不得修改。
5.5.3 监理声像文件应以光盘和纸质照片形式同时归档光盘内文件组织结构及电子数据著录格式由建设单位档案管理部门规定5.5.4 纸质照片应装入照片档案夹内归档，编目格式按国家《照片档案管理规范》GB/T 11821─2002 执行，以每张或一组照片为单位著录照片题名、时间、摄影者、备注、文字说明等5.6 监理文件的归档审查与归档5.6.1 监理单位向建设单位归档监理文件一式两份，若合同另有规定时，按合同执行105.6.2 监理单位在所承担监理工作的工程项目经工程交接后三个月内，监理单位应完成其监理文件的编制及汇编，填报《建设项目竣工文件审核验收意见书》 ，监理单位组织施工单位对监理文件的完整、准确、系统情况进行自审，完成自审后监理单位应将监理文件提交建设单位项目管理部门，由建设单位项目管理部门组织质量监督机构对监理文件的完整、准确、系统情况进行审核，并在《建设项目竣工文件审核验收意见书》及监理文件内封面上签字、盖章确认审核不合格的监理文件应按程序返回加以整改，审核全部合格后的监理文件由建设单位档案管理部门负责指导组卷、编目，装订完成组卷、编目、装订的监理文件由建设单位档案管理部门验收合格后，由建设单位项目管理部门组织向建设单位档案管理部门归档并办理归档手续。
5.6.3 监理文件归档目录的样式由建设单位档案管理部门提供，同时。