XX公司章节号： TS16949程 序 文 件版本/修订次数：A/00文件控制程序 第 1 页 共 6 页1.0 目的本程序规定了文件的编制、更改、作废、审核和批准的权限，规定了文件的编号、注册、发行、保存、更新和实施的方法，保证文件能迅速得到处理、应用、流通和控制，确保企业各场合使用现行的有效版本，防止误用2.0 范围适用于与企业TS16949:2002质量体系有关的所有内部和外部文件3.0 职责3.1 质量手册由厂长批准3.2 程序文件由责任部门负责人和相关部门负责人审核，由管理者代表批准3.3 三级文件由责任部门负责人审核批准3.4 资料室负责文件的编号、注册、发行、保存和更新，各责任部门指定专人负责部门内部文件的管理4.0 定义4.1 体系文件：包括质量手册、程序文件、三级文件和相关的表单4.2 受控文件：在企业内部使用或提供给供方的指导性文件受控文件版本必须受到控制，以确保现场只拥有并使用现行有效版本4.3 非受控文件：提供给外单位的仅作参考之用的文件，非受控文件不受版本更新的限制 5.0 输入最高管理者质量方针目标管理者代表质量手册、程序文件资料室/相关部门技术文件、作业指导文件各部门质量记录格式顾客工程规范国家法律法规 6.0 流程→文件和资料发放登记表2企业内部文件NGOK7审核/批准6转化/编制3外来文件→文件和资料发放登记表→文件更改通知单资料室部门文件管理员部门文件管理员资料室资料室资料室12文件使用/保管11文件签收10文件发放、更改13回收和销毁9文件登记8文件标识→外来文件清单工程更改实施一览表授权人使用部门相关质量记录流程责任部门NGOK4接 收1文件分类5评审受控文件一览表 XX公司章节号： TS16949程 序 文 件版本/修订次数：A/00文件控制程序 第 3 页 共 6 页7 说明7.1 文件的分类：质量手册、程序文件、三级文件、外来文件、质量记录格式。
其中三级文件包括技术文件，如：图纸、过程流程图、FMEA、控制计划、作业指导书、工艺卡、检验指导书等7.2 文件的编制、更改和作废：7.2.1 文件的编制：7.2.1.1文件的提案： A.本企业任一员工均可向文件编制责任部门提出“文件更改通知单”； B.责任部门对议案作出评价，认为必要的，组织编写文件/修改件草案；7.2.1.2责任部门指定专人，编制完成文件待审稿，并更改所有受到影响的文件和表单，报部门负责人审核7.2.2 文件的更改：责任部门指定文件的原编制者，或相应人员从资料室文件管理员处取得文件的编号和版本号，对文件的相关内容进行修改编辑，完成文件初审稿，并更改所有受到影响的其他文件和表单，由原审批部门审批更改包括：划改、换页和换版7.3 文件的审核与批准：按3.0职责中规定的审批权限在文件发布前对文件进行审批7.4. 标识：7.4.1.文件编号：具体见三级文件《文件编号方法》7.4.2 责任部门指定的文件编制和更改人员应及时地将文件交资料室文件管理员处进行标识7.4.3 文件作废后，责任部门的文件管理员应及时通知资料室文件管理员，若该文件的作废影响到其它文件，则将已相应修改的其它文件交文件管理员注册。
7.4.4 生效： 文件的生效日期由资料室与责任部门商定 7.5 登记：在文件发生新编制、更改或作废情况下，资料室文件管理员应及时更新《受控文件一览表》XX公司章节号： TS16949程 序 文 件版本/修订次数：A/00文件控制程序 第 4 页 共 6 页7.6 发放和更改：资料室管理员对受控文件注明发放号并加盖“受控”印章和发放代号，发放相应部门，做好文件发放记录，所有未经资料室文件管理员加盖“受控” 印章的打印或复制的质量手册和程序文件都为非受控文件收回的作废文件由资料室管理员加盖“作废” 印章;因为法律和/或积累知识的目的，所保留的任何已作废的文件加盖“作废保留”章7.7 部门文件管理员在文件发放记录上签收并做好本部门的文件记录7.8 文件使用和保管：7.8.1 文件现行有效版本的原稿由资料室文件管理员保存，已发放至使用部门的受控文件由该部门保存，使用部门应保持文件的完好，若有损坏，应与资料室文件管理员联系修复保存时须注意防火、防水等，可以采用多媒体保存文件，如有必要时重要文件附加安全归档7.8.2 旧版或已作废文件的原稿经加盖作废章后，由文件管理员另行保存，作为历史资料。
7.8.3 使用部门不得自行复印受控文件7.9 回收和销毁 ： 文件管理员应及时地回收已作废的受控文件，加盖作废章后直接销毁并在文件发放签收表格上作好记录7.10 非受控文件的发放：因业务需要，需发放至外单位作参考的文件，由联系部门的相关人员提出申请，文件管理员登记后将加盖非受控章，通过联系部门的相关人员发放至相关单位7.11 外来标准、资料、软件、法规、条例等的管理各相关责任部门应对与质量体系有关的外来标准、资料、软件、法规、条例等予以登记、注册管理，汇总出该部门的外来文件清单同时复制一份至资料室文件管理员处，资料室文件管理员负责整理出企业外来文件总清单顾客工程规范应及时评审、分发和实施，期限不能超过两个工作周资料室负责记录工程更改实施的日期7.12 体系文件的版本规定：XX公司章节号： TS16949程 序 文 件版本/修订次数：A/00文件控制程序 第 5 页 共 6 页7.12.1 文件的版本组成： 一个英语字母、“.”和一位数字组成版本号示例如下： A . 1第一次修订A版7.12.2 文件版本的升级：7.12.2.1 A.0版为体系文件的初始发行版本。
7.12.2.2 当文件作局部变更后，版本号的数字部分加1，如从A.0版升至A.1版文件局部变更超过9次时必须换版7.12.2.3 当文件作全面变更后，文件将升版版本号字母部分往后升一位，数字部分变为“0”如从A.5版升至B.0版8． 输出部门内容资料室 受控文件一览表文件和资料发放登记表文件审批记录文件更改记录外来文件清单外来文件评审记录工程更改实施记录9 监控项目方式责任部门1各部门是否能获得并使用有效版本的文件内部审核资料室2顾客工程规范是否及时评审、分发和实施内部审核资料室10 支持性文件WI-07-027文件编号方法XX公司章节号： TS16949程 序 文 件版本/修订次数：A/00文件控制程序 第 6 页 共 6 页11 质量记录格式号记录名称保存部门保存期限FM0401-01受控文件一览表资料室永久FM0401-02外来文件清单资料室永久FM0401-03文件和资料发放登记表资料室5年FM0401-04文件更改通知单资料室3年FM0401-05工程规范更改实施一览表资料室3年。
