1文档简介1.1文档目的此文档主要是对公文系统需求的详细描述，此文档将作为软件开发机构进行 设计、编码的依据，同时也作为系统测试和验收依据1.2读者对象软件开发机构相关人员：概要设计人员、详细设计人员、编码人员业务人员：审阅，提出改进意见1.3参考文档国发〔2000〕23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知GB/T 9704-1999国家行政机关公文格式基于XML的电子公文格式规范（征求意见稿）国家质量监督检验检疫总局 公文处理手册中国气象局办公室国家文物局文件详细设计时还应参照：GB/T 2260-1997中华人民共和国行政区划代码GB/T 2659-1994世界各国和地区名称代码GB/T 3760-1995文献叙词标引规则GB/T 7156-1987文献保密等级代码GB/T 7408-1994数据元文献格式信息交换日期和时间表示法GB 11714-1997全国组织机构代码编制规则GB/T 12403-1990干部职务名称代码GB/T 12407-1990干部职务级别代码GB/T 13959-1992文件格式分类与代码编制方法GB/T 17902.1-1999信息技术安全技术带附录的数字签名第一部分概述 国办秘函〔1997〕350号 关于印发《国务院公文主题词表》的通知 国家保密局 第2号令（1990年9月19日） 国家秘密保密期限的规定国家保密局、国家技术监督局第3号令（1990年10月6日） 国家秘密文件、资料和其它物品标志的规定ISO/IEC 14888-2:1999信息技术 安全技术 带附录的数字签名第2部分 以身 份为基础的机制ISO/IEC 14888-3:1999信息技术安全技术带附录的数字签名3部分以证书 为基础的机制2系统概述2.1公文处理概述公文，即“公务文书”，也称为文件。
是指党政机关、人民团体、企事 业单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成的具有一定格式的文字材 料，是一种书面文字工具党政机关的公文是传达党和国家的方针政策，发 布党政方针和法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经 验的重要工具公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接 有序的工作2.2法定公文种类国发〔2000〕23号第二章“公文种类”确立了 13种行政机关公文；《中国共产党机关公文处理条例》第二章“公文种类”确立的14种公 文行政机关的公文种类主要有：（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员二） 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项三） 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项四） 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项五） 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员六） 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况七） 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
八） 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问九） 请示适用于向上级机关请求指示、批准十）批复适用于答复下级机关的请示事项十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项2.3术语描述1、 法定公文按照国发〔2000〕23号第二章“公文种类”确立的13种公文，以及《中国共 产党机关公文处理条例》第二章“公文种类”确立的14种公文2、 事务性公文机关单位在履行行政职能过程中产生的除法定公文以外的其它公文，主要包 括上级机关及兄弟单位转来的事务性公文、领导批示文件、本市各企事业单位报 市政府及市政府各部门的文件、政务接待安排、信访文件、网上投诉件等事务 性公文还可以包括单位内部或单位之间的行政事务数据、共享信息以及电子公文 交换系统本身的各类技术、管理信息等3、 公文的静态要素公文本身固有的，且以不同的形式在公文内容中显现的要素（也称为元数 据）如公文标题、正文、主题词等4、 公文的动态要素公文在流转过程中产生，且在公文内容中不显现的要素（也称为元数据）。
如流转序号、送出时间、签收时间等5、 文件编号各单位内部唯一标识公文的编号6、 送出时间发送公文的单位通过电子公文交换系统向接收公文的单位发送电子公文的 时间，也称提交时间7、 办理时限根据文件的紧急程度，公文的办理单位/人必须办理完毕该公文的时间限制8、 办理时间公文承办单位/人员本次办理完毕该公文或领导本次对公文作出批示的时间9、 签收时间收文单位签收文件的时间10、办理意见收文单位对所承办的公文提出的处理意见，包括拟（承）办意见、领导批示其中各部门的拟（承）办意见以两种方式呈现，一种是在本公文拟（承）办意见 栏内直接答复；另一种是另行公文方式答复，这种方式即产生关联文件11、 秘密等级记录公文保密登记12、 保密期限记录公文的保密期限，是对公文秘密等级的时效说明13、 公文份数序号秘级公文的序号标识14、 紧急程度记录公文的紧急程度15、 发文机关标识记录公文制发机关的规范性全称联合行文时，包括主办机关和协办机关16、 发文字号记录公文的发文字号，是由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成17、 拟稿人文件的起草人18、 签发人记录在上报公文中需标注的发文机关负责人姓名19、 标题记录公文的标题。
一般由发文机关名称、公文主题和文种组成20、 主送机关记录公文的主要受理机关通常用主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称标识21、 抄送机关记录除主送机关以外的其他需要执行或知晓公文的其他机关名称22、 发文机关签发23、 办理单位承办单位，包括主办单位、协办单位24、 印制版记记录公文的印制版记，包括印发机关名称、印发日期、印发份数25、 正文记录公文的正文，是对公文的主体内容描述26、 附件记录公文的附件内容，是对公文正文中某些内容，如图表、名单、规定等，为阅读方便，将其从公文正文中抽出单独表述27、 成文日期记录公文的生效日期联合行文时，以最后签发机关领导的签发日期为准电报应当以发出日期为准30、 公文生效标识记录公文生效标识一般包括发文机关印章或签署人姓名31、 主题词记录公文的主题词词目32、 附注在党的公文中又称“发文传达范围”记录公文的发放范围或使用时需注意 的事项3业务数据3.1静态数据3.1.1.描述公文静态要素是指公文本身固有的，且以不同的形式在公文内容中显现的要 素（也称为元数据）如公文标题、正文、主题词等公文类型不同，其静态要素的组成也会不同，下面是行政机关法定公文静态要素组成描述：（表中保密期限与秘密等级为关联项，若标识保密期限，则必须 标识秘密等级。
表示必备要素，“X”表示禁选要素，“表示可选要 素序号要素名称命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要1公文类型VVVVVVVVVVVVV2公文份数序号OOXOOOOOOOOOO3秘密等级OOXOOOOOOOOOO4保密期限OOXOOOOOOOOOO5紧急程度OOOOOOOOOOOOO6发文机关标 识VVVVVVVVVVVVV7发文字号VVVVVVVVVVVVV8签发人OXXXXXVVVXOOX9发文机关VVVVVVVVVVVVV10标题VVVVVVVVVVVVV11主送机关VVXVVVVVVVVVV12正文VVVVVVVVVVVVV13成文日期VVVVVVVVVVVVV14公文生效标 识VVVVVVVVVVVVX15附注XXXXXXOOVXOOX16附件OOXOOOOOOOOOO17主题词VVXVVVVVVVVVV18抄送机关XOXOOOOOXOOOO19印发机关VVXVVVVVVVVVV序号要素名称命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要20印发日期VVXVVVVVVVVVV21印发份数VVXVVVVVVVVVV22拟稿人OOXOOOOXXOXOO23保管期限OOOOOOOOOOOOO24扩充要素OOOOOOOOOOOOO3.1.2公文静态要素组成域说明标识规则参见标准一、文头（眉首）公文份数序号将同文稿印制若干 份时每份文稿的顺序 编号，绝密、机密级 文件应标明用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行，从“0001”开始按顺序递增至印刷份数。
发文机关标识在党政机关公文中也 叫“版头”记录公文 的“红头”，通常由发 文机关全称或者规范 化简称加相应的标识 后缀组成，标识后缀 一般为“文件”二字 或公文类型名称由发文机关全称或规范化 简称后加“文件”组成；对一 些特定的公文可只标识发 文机关全称或规范化简称 发文机关标识上边缘全版 心上边缘为25mm对于上 报的公文，发文机关标识上 边缘全版心上边缘为 80mm按照 GB/T 9704-1999的有关规定执行发文字号记录公文的发文字 号，是由发文机关代发文字号由发文机关代字、 年份和序号组成发文机关按照 GB/T 9704-1999的有关规定执行。