目录第一章总则1第二章跟单职工作管理2第三章订单评审管理6第四章外协加工管理9第五章成品发运管理12第六章发出商品台账管理14第七章附则15附件1业务通知单16附件2客户订单评审表17附件3外协加工计划表18附件4外协加工单19附件5发出商品台账（样板）20第一章总则第一条目的为规范*有限企业（以下简称企业）的跟单工作，提升跟单工作效率，保证从“客户下单”到“成品发运交货”以及“客户收货付款”的全过程能一致、协调、高效的运行，有效连接市场与内部生产，实现企业的经营利益，特拟订《有限企业跟单工作管理制度》（以下简称本制度）第二条合用范围本制度合用于企业的跟单业务，详细合用于营销中心，指导营销总监、跟单主任和跟单员的工作第三条跟单系统企业的跟单工作，是在企业总经理办公会的领导下，主要由营销总监来一致领导协调，由跟单主任详细组织实行企业的跟单工作采纳一致的管理方式，营销中心负责从客户下单到成品发运交货以及客户收货付款的全过程主控管理第四条主要内容本制度的主要内容包含：跟单职工作管理、订单评审管理、外协加工管理、成品发运管理、发出商品台账管理等五大多数第二章跟单职工作管理第五条跟单业务种类企业的跟单工作主要分为两大类：印刷类跟单业务和纸品类跟单业务。
第六条跟单流程管理企业的跟单流程主要包含：接单、订单评审、下单、生产跟进、发货寄样、辅助收款等一）接单跟单员接到客户的正式书面订单，若订单为件，也可视为下单依照，先行下单，但随后要获得原件；跟单员接到客户的订单后，应踊跃主动认识客户的详尽需求，并记录，并将订单与有关记录呈报跟单主任，跟单主任审查后通知跟单员组织订单评审；无书面订单时，跟单员需请示后再做决定二）订单评审依照客户订单，跟单主任组织订单评审，跟单员辅助管理，详细见第三章订单评审管理三）下单依据订单评审结果，形成《业务通知单》（见附件1）和《客户订单评审表》（见附件2），由总经理（常务副总经理）或其受权人员签发后，下达到各有关部门，作为各部弟子产协作的主要依照1、跟单员负责将签发的业务通知单复印，下发到各有关部门，同时将原件留存营销中心建档；2、需要现时派发标样的，应做好派发记录，敦促领样者用完后实时送还四）生产跟进1、跟单员负责对生产进度跟进：（1）跟单员每日起码上、下午各一次去生产现场认识所负责订单的生产状况 2）跟单员对发现生产进度有可能影响交货达成的状况，要记录在跟单日记上，并与生产部门踊跃协调，协调停决不了的，要上报跟单主任，由跟单主任组织协调，若跟单主任仍协调不了的，上报营销总监组织协调。
各层级的协调工作均以解决问题为导向，各有关部门应踊跃配合跟单工作 3）跟单员如发现生产进度的滞后将影响到如期交货且确因客户原由没法解决，除记录上报外，同时应通告业务员或客户，踊跃追求解决方法2、跟单员负责对产质量量进行跟进：（1）跟单员在生产跟进中发现产质量量达不到客户要求时，要记录在跟单日志上，并与生产、质量等有关部门踊跃协调，协调停决不了的，要上报跟单主任，由跟单主任组织协调，若跟单主任仍协调不了的，上报营销总监组织协调各层级的协调工作均以解决问题为导向，各有关部门应踊跃配合跟单工作 2）跟单员如发现质量问题将影响到按要求如期交货且确因客户原由没法解决，除记录上报外，同时通告业务员或客户，踊跃追求解决方法3、跟单员负责对所跟订单在纸品中心和印刷中心之间的业务工作协调4、跟单主任对影响按要求如期交货的问题，有权招集生产协调会五）发货寄样1、生产达成后，跟单员应再次通知客户或业务员，两次确认到货期，安排第三方物流负责运输交货，详细规定详见第六章成品发运管理2、打样、设计产品生产出来后，跟单员负责寄送样品，详细规定详见第六章成品发运管理六）辅助收款跟单员负责辅助业务员催收账款和应收未收账款。
第七条看板录入管理1、跟单员负责对看板进行录入、改正；2、跟单员下单完成，将订单状况录入到看板；3、跟单员从生产现场跟进回来，应在第一时间内更新进度状况；4、跟单员在货物发出后对应收账款数、未开发票数进行改正；5、跟单员在发票开出后，对未开发票数进行改正；6、跟单员在货款回收后，对应收账款数进行改正；7、跟单主任负责对看板固定项进行改正；8、跟单主任每个月对看板进行洁净，改换纸标第八条客户投诉办理跟单员接到顾客投诉质量问题后，第一编制投诉单，交由跟单主任负责落实及跟进，详细规定见企业《客户投诉办理程序》第九条资料统计汇总1、跟单员生产现场跟进回来，应实时更新客户订单评审表中的有关内容；2、每周跟单员填写《跟单总结》，呈跟单主任；3、跟单主任负责填写业务统计表；4、跟单主任负责填写开出发票统计表；5、跟单主任负责填写顾客投诉统计表；6、跟单主任对每个跟单员的发出商品台帐以及业务状况表进行汇总，详细规定见第七章商品台账管理第十条样张管理1、跟单员负责样张及资料袋的管理；2、跟单员负责对生产及打样成品留样，并负责保留；3、跟单员负责制作产品样本第十一条客户服务1、跟单员负责直接跟进客户的服务；2、跟单员负责客户产品问题的支持服务。
第十二条业务员服务跟单员负责为业务员供给各支持服务工作：1、跟单员负责业务员产品问题的支持服务；2、跟单员负责业务员不在企业时期，其客户来企业时期的招待工作；3、跟单员负责业务员企业行政事务等支持服务；4、跟单员负责业务员出差时期花费报销等方面支持服务第十三条跟单检查跟单主任对跟单职工作进行检查，并将状况上报营销总监第十四条跟单主任每周一直营销总监、总经理（常务副总经理）呈报上周跟单工作总结与本周跟单工作计划，详细包含：发货总结与计划、开票总结与计划、收款总结与计划第三章订单评审管理第十五条订单评审的发生当营销中心确认接到客户的有效订单，并决定执行时，即对订单进行评审第十六条订单评审组织营销中心为订单评审的主控部门，技术中心、物控部、印刷或纸品制造部、印刷或纸品质量部等为订单评审的辅控部门订单评审时，由营销中心跟单主任负责组织，跟单员辅助管理，各辅控部门主要负责人配合对其负责内容进行评审第十七条评审部门职责1、营销中心：（ 1）负责整个评审的组织管理工作；（ 2）负责有关信息和资料的采集与准备；（ 3）负责评审结果的汇总与均衡，确立交货期；（ 4）评审结束后，负责配合业务员与客户交流协调；（ 5）负责组织执行订单评审结果。
2、技术中心：负责客户技术要乞降设计时间方面的评审3、物控部：负责客户物料要乞降物料供给时间方面的评审4、印刷或纸品制造部：负责生产时间方面的评审5、印刷或纸品质量部：负责客户质量要求与质量查验时间方面的评审第十八条订单评审的主要内容评审订单时，主要考虑以下重点权衡能否能依客户要求生产该产品1、订单条件能否有效2、产品要求能否获得规定3、与从前表述不一致的合同或订单要求能否已解决4、能否有能力知足客户的要求，包含产品、质量、数目、交货时间等5、确立该订单设计、物料、生产、质检等工作的达成时间6、能否能知足产品有关的法律、法例要求或其余附带要求第十九条订单评审的形式企业订单评审的形式分两种，营销中心依据订单的详细状况来决定采纳那一种形式进行订单评审1、集中式评审：由跟单主任组织订单评审辅控部门的第一负责人，以会议的形式对客户订单进行评审，会上磋商解决各项评审内容，并在尽量知足客户需求的前提下确立交货期评审时，若辅控部门第一负责人因事不可以参加，则由其授权人代理参加，并在评审结果上署名，但会后一定由辅控部门第一负责人补签2、分别式评审：由跟单员向各评审辅控部门第一负责人供给客户订单信息和有关资料，并持订单评审表到各部门，与其负责人共同初步确立相应评审内容，而后由跟单员一致均衡，确立评审结果，由各部门第一负责人署名确认。
若辅控部门第一负责人因事不可以参加，则由其受权人代理参加，并在评审结果上署名，但过后一定由辅控部门第一负责人补签若分别式评审协调困难，不可以达成一致建议，则由跟单员向跟单主任提出申请，进行集中式评审第二十条订单评审流程1、跟单员接到客户订单后，实时与客户或业务员获得联系，进一步确认和收集客户要求与有关信息，填写客户订单评审表和业务通知单的基本信息；2、跟单员将客户订单与客户有关信息呈报跟单主任；3、跟单主任依据详细状况决定订单评审形式；4、组织订单评审（ 1）（集中式评审）组织评审辅控部门的第一负责人，以会议形式对订单有关内容进行评审，并确立订单各部分达成时间；（ 2）（分别式评审）跟单员持初步填写的客户订单评审表和业务通知单，到各评审辅控部门与其第一负责人进行协调，确立相应评审内容，最后由跟单员进行一致均衡5、各部门负责人署名确认评审内容；6、评审结果以知足客户正常要求为基来源则，若评审结果不可以知足客户要求时，由营销中心负责与客户磋商解决方法；（1）若与客户磋商结果与订单评审结果不符，需要从头评审的，则进入第3步；（ 2）若与客户磋商结果与订单评审结果符合，则跟单员依据结果形成完好的客户订单评审表和业务通知单，由总经理（常务副总经理）签发执行。
第二十一条订单评审结果应用1、跟单员依据订单评审结果业务通知单，下单到各有关部门执行2、跟单员依据订单评审结果拟订客户订单评审表，分解到各有关单位执行第二十二条合同及订单的改正若客户对两方已赞同之订单提出改正，营销中心需依照第十九条第3步的规定执行，发出业务通知单（改正）并回收旧版的通知单第四章外协加工管理第二十三条负责外协加工的部门及职责企业的外协加工业务由营销中心主控管理，生产、物控、质量等部门辅助管理，各部门的详细以下：1、营销中心：（ 1）负责联系外协加工商，下外协加工单；（ 2）负责与加工商讨定加工花费和有关加工协议条款；（ 3）负责外协加工的进度跟进；（ 4）。