第三节 全宗内档案的分类一、分类的意义和规定定义:全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，提成若干层次和类别，使全宗内档案构成一套有机的体系一）分类的意义1、档案通过辨别全宗之后，如不进行分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才干揭示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一种有机整体，便于系统地提供运用2、就整顿工作的程序而论，全宗内的文献如果不作分类，立卷、排列和编目等许多工作就难以进行3、于平时的档案管理过程中，诸如档案库房柜架的空间使用筹划，全宗指南和档案馆指南的构造，全宗文献卡片的建立等许多工作，都与全宗内档案的分类方案和分类的质量密切有关二）分类的规定1、档案类目和档案材料的划分应当具有客观性应力戒随意性，从全宗成分的实际出发进行分类，使全宗内档案的分类可以较为系统地反映出立档单位活动的面貌2、档案分类体系应当具有逻辑性必须遵守每次分类按照同一原则进行、子类外延之和等于母类外延、子类互相排斥等逻辑规则3、全宗内档案的分类应当注重实用性在全宗内档案的分类过程中，切忌忽视全宗的特点而生搬硬套一般的分类措施，也禁用空设的虚类。
4、全宗内档案的分类应当具有思想性应如实反映出立档单位的性质及活动状况，揭示档案的内容实质和互相联系二、分类的一般措施（一）时间分类1、年度分类法、2、时期分类法、 把文献按照立档单位存在和发展过程中所处的不同步期（或不同的历史阶段）来分类准时期（或阶段）分类后，还可以在较长的阶段内再按年度来分类二）来源分类1、组织机构分类法2、作者分类法就是按成文机关或个人（文献的责任者）来分类3、通讯者分类法 就是按于立档单位有来往通讯关系的机关或个人分类，其中收文按作者分类，发文存本和原稿按收件者分类、（三）内容分类1、问题分类法2、实物分类法3、地理分类法四）形式分类1、按文献种类（名称）分类，如土地证存根、帐簿、会计凭证等2、按文献的载体形态分类就是按文献制成材料及其形式的不同来分类，如影片、照片、录音带、录像带等3、按文献的形状规格分类，如成卷儿的、成张的，不同尺码和不同开本等等如下按《归档文献整顿规则》的措施和规则讲述三、归档文献常用的分类措施《归档文献整顿规则》（如下简称《规则》）选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类措施一）年度分类法年度分类法，就是根据形成和解决文献的年度对归档文献进行分类。
这是运用得最广泛的分类法运用年度分类法时，对的地鉴定文献的日期并归入相应年度，是决定分类质量的核心这里有几种状况需要注意1、文献有多种时间特性一份文献往往有多种时间特性，涉及成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、发布日期、发文日期和收文日期等等分年度时，一般来说应以文献签发日期（即落款日期）为准，据以鉴定文献所属年度对于筹划、规划、总结、预决算、记录报表以及法规性文献等内容波及不同年度的文献，《规则》取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定为按文献签发日期鉴定文献所属年度，以进一步简化分类中的概念和操作例如，1995年形成的《19996－工作筹划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年；1998年制定、1999年生效的法律法规，应归入1998年2、跨年度形成的文献 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、解决案件等等，也许会跨年度形成文献这样的文献往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度3、几份文献作为一件时，“件”的日期 按照《规则》规定，不只是单份文献可作为一件，正本预定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时鉴定“件”的日期，应以装订时排在前面的文献的日期为准。
4、文献没有标注日期 此类状况常用于内部文献（白头文献），需要分析文献内容、制成材料、格式、字体以及多种标记，通过对照等手段来考证和推断文献的精确日期或近似日期，并据以按年度合理归类5、有专门年度的分类措施如果立档单位相称一部分工作是按照专门年度进行的，如教年等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文献，就应按照专门年度进行分类二）机构（问题）分类法 机构（问题）分类法也是现行机关常用的一种分类法在制定分类方案时，机构分类法与问题分类法不能同步采用，应根据机关归档文献的实际状况选择其中一种1、机构分类法机构分类法就是根据文书解决阶段形成和解决文献的承办单位对归档文献分类1）采用机构分类法的有利之处:①能最佳地保持全宗内文献在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌；②同步由于每个机构都承当某方面的职能和任务，按机构分类在一定限度上集中反映了某一方面工作内容的文献，便于按照一定的专项查找和运用档案；③特别是对于现行机关，在文献由各机构分工整顿的状况下，每个机构向档案室移送的归档文献，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化2）具体操作措施①一般来说，有一种机构就设立一种类，机构名称就是类名。
各类的顺序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列一般是立档机构、综合性机构排在最前面，再依次排列各业务部门②原则上以哪个机构名义发文的文献就归入哪个机构的类中有些文献是由几种机构共同解决的，如何归类则须视具体状况而定：由主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文献，则归入有关机构类中业务部门起草、以机关或办公厅（室）名义发出的，如果内容属于该部门职责或业务，则应归入负责起草文献的机构类中，否则归入负责发文的综合机构内③机关单位内设立的临时机构，应和其她机构同样设类，形成的归档文献归入该类保存有的历史机构是与该两单位某一内部机构和数办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文献应归入该内部机构类中；如果历史机构波及两个以上的内部机构，则应根据其重要职能以及形成的文献内容、数量多少等，由这些机构协商后拟定分类措施2、问题分类法 问题分类法就是按照文家内容所阐明的问题对归档文献分类1）采用机构分类法的有利之处:①可以避免或减少同类问题文献分散的现象，便于按专项查找和运用档案②由于设类可以不受内部机构的限制，机关的中心任务和重要活动可以单独设类，可以比较突出地反映一种机关职能活动的重要面貌。
2）具体操作措施在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设立类别例如，将党委、工会、共青团等机构形成的归档文献划为“党群类”，业务部门形成的归档文献划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文献划为“行政类”等等问题分类法主观性较强，应谨慎采用3、保管期限分类法 保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文献进行分类采用保管期限分类法的有利之处:可以将不同价值的归档文献从实体上辨别开来，使档案部门可以有针对性地采用整顿和保护措施，同步为库房排架管理、档案移送进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利四、复式分类法与分类方案当归档文献数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类措施的状况是比较少的，较多的是将几种分类措施结合使用，称之为复式分类法《规则》不限定年度、保管期限、机构（问题）在组合成复式分类法时的先后顺序，但对3钟分类措施的可选择性做出了规定其中，年度、保管期限是必选项，机构（问题）作为选择项下面，列举几种常用的复式分类法，并对相应的分类方案加以阐明：（一）年度—机构—保管期限分类法即先将归档文献按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。
这种分类措施合用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位有利之处：（1）采用此种分类措施，在库房排架时，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常以便；（2）同步，可将一种年度同一机构形成的文献，按保管期限的不同依次排列在一起，更便于实体查阅因此，此措施合适于现行机关文献整顿归档工作，特别是履行部门整顿归档的机关单位二）保管期限—年度—机构分类法即先将归档文献按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类这种分类措施同样合用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位采用此种分类措施，在库房管理时，不同保管期限分别排架，更便于档按移送进馆但每个期限应预留后来各年档按陆续上架，否则需要每年倒架三）机构—年度—保管期限分类法即先将归档文献按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类这种分类措施合用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文献整顿归档工作采用此种分类措施子库房排架时需要留空，而预留空架的数量不好掌握，有时必须倒架四）年度—问题—保管期限分类法即先将归档文献按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类这种分类措施多用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等因素难以辨别文献所属机构，以及没有内部机构或那哦不机构非常简朴等状况。
五）保管期限—年度—问题分类法即先将归档文献按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类这种分类措施同样合用于不适宜按机构分类的状况六）问题—年度—保管期限分类法即先将归档文献按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类这种分类措施合用于撤销机关的文献整顿归档工作或历史档按整顿工作七）年度—保管期限分类法即先将归档文献按年度分类，再在年度下面按保管期限分类这种分类措施合用于内部机构设立简朴的基层单位或小机关，或者每年形成文献数量少的机关八）保管期限—年度分类法即先将归档文献按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类这种分类措施同样合用于内部机构设立简朴的基层单位或小机关，或者每年形成文献数量少的机关第四节 归档文献的整顿单位与装订一、整顿单位《规则》最主线的特点，就是以“件”为整顿单位，进行文献级整顿一般以每份文献为一件，文献正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件一）文献正本与不同稿本同一文献除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，涉及历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也也许需要留存。
一般来说，文献的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文献（如法律法规等）须保存历次修改稿的，其正本与历次稿（涉及定稿）各为一件二）正文与附件附件是指附属于正文之后的其她文献材料，作为正文的补充阐明或参照材料，如附带的图表、记录数字，正文批准或发布的法规文献等等一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件三）正文与文献解决单等文书解决较规范的机关，文献在运转过程中一般都附有文献解决单或者拟办单、发文稿头纸，由的还附有领导批示的签批条等这些表单真实地记录了文献的形成、办理过程，是归档文献不可分割的重要构成部分，应与文献作为一件四） 原件与复制件对于制成材料、笔迹材料等不利于档按保管的文献（如铅笔书写的重要文献、热敏纸件），以及使用中浮现破损的文献，应复制后归档复制件应与原件作为一件五） 转发文与被转发文转发文与被转发文是一份文献的不同部分，前者往往涉及贯彻意见及执行规定，后者则是具体内容，它们在发挥文献效力方面难以分割，因此也应作为一件。