AsP2Pire Aspiring to achieve P2P excellence in the AsPac region.供应商培训供应商培训 2012年6月5日 AsP2Pire 2 目录目录 AsP2Pire项目简介 供应商主数据的建立及维护 如何在Ariba内创建订单及目录采购管理 AP Portal 简介及演示 强生对供应商的发票要求 标准付款期的实行 现存供应商数据清理 AsP2Pire 3 供应商培训供应商培训 AsP2Pire项目简介 供应商主数据的建立及维护 如何在Ariba内创建订单及目录采购管理 AP Portal 简介及演示 强生对供应商的发票要求 标准付款期的实行 现存供应商数据清理 AsP2Pire AsP2Pire项目简介项目简介 什么是AsP2Pire P2P Process Change impact to Supplier AsP2Pire 5 什么是什么是AsP2Pire?从采购到付款的完整解决方案，适用于：通过Ariba系统进行非直材采购 通过SAP Lynx支付所有第三方款项 部分GFS所在国家（在美国、加拿大、EMEA 和 LATAM地区注册）AsP2Pire范围：遍及11 个国家，分3个阶段进行，始于2010年到2013年结束，各区域陆续上线 西安杨森将会从今年9月开始应用以下三个新的系统平台:ARAVO 全球供应商数据创建及维护 ARIBA 采购平台 AP Portal SAP LYNX 应付帐务处理及付款 AsP2Pire 流程一览流程一览 Ariba系统系统 应付账款应付账款 供应商 LYNX供应商主数据 ARAVO 供应商供应商 提出申请提出申请 采购申请单采购申请单 用户部门提出采购申请单 审批审批 审核及审批 采购申请单 订单订单 系统自动 生成订单 订单发送给订单发送给 供应商供应商 收货收货 确认服务/实物是否交付（如有必要）提供货物提供货物/服务服务 发票发票 已过账发票录入 SAP Lynx 寄送寄送 发票发票 付款付款 财务管理财务管理 更新应付账 款中的款项 生成付款计划 并送至GTSC-两/三单匹配 和公差检查-账期 GTSC 以美元支付 订货服务台 AsP2Pire 申请单创建者（用户）申请单创建者（用户）申请新的供应商申请新的供应商（PO/无无 PO，HCC）供应商需提供更为详尽完整的信息供应商需提供更为详尽完整的信息 通过采购审批流程选择通过采购审批流程选择PO供应商供应商 通过审批，在通过审批，在 ARAVO中创建供应商相关信息，并添加至中创建供应商相关信息，并添加至GSDB 系统会自动把审批完成的订单发送至供应商默认电邮地址系统会自动把审批完成的订单发送至供应商默认电邮地址 订单创建人会收到电邮知会订单创建人会收到电邮知会 订单需盖章寄回订单申请人订单需盖章寄回订单申请人 供应商供应商 收到收到 PO 通知（可在通知（可在AP 网站上查看）网站上查看）供应商出具注明供应商出具注明PO编号的发票编号的发票（未注明（未注明PO编号的发票会被拒收）编号的发票会被拒收）供应商将发票寄送至供应商将发票寄送至 发票扫描中心（而不是申请人）发票扫描中心（而不是申请人）进入发票审核流程审核发票（如适用进入发票审核流程审核发票（如适用 仅适用于服务类供应商）仅适用于服务类供应商）标准付款期限标准付款期限(45 天天)实行实行 原则上预付款将不被接受原则上预付款将不被接受 完全匹配：完全匹配：到期支付相关款项到期支付相关款项 供应商也可选择动态折扣供应商也可选择动态折扣 创建供应商创建供应商 7 变化带来的主要影响变化带来的主要影响 发票管理发票管理 标准付款期限实行标准付款期限实行 订单管理订单管理 AsP2Pire 8 供应商培训供应商培训 AsP2Pire项目简介 供应商主数据的建立及更新 如何在Ariba内创建订单及目录采购管理 AP Portal 简介及演示 强生对供应商的发票要求 标准付款期的实行 现存供应商数据清理 AsP2Pire 供应供应商帐号的商帐号的建立建立及维护及维护 什么是ARAVO？供应商帐号创建及维护须知 AsP2Pire 10 什么是什么是ARAVO？强生新的供应商信息解决方案 强生及其子公司将应用新的数据库“ARAVO”在全球范围内统一管理及维护供应商信息。
为了确保能及时收到订单及付款，所以现存和潜在的供应商都必须在ARAVO内建立帐号并及时更新信息供应商可以联系强生的联系人协助建立帐户或更新信息除了联系强生的直接联系人，供应商也可以直接联系强生财务服务共享中心“SAM”团队寻求帮助建立帐号及更新信息AsP2Pire 11 供应商帐号创建及维护须知供应商帐号创建及维护须知 强生新的供应商信息解决方案 创建新供应商帐号创建新供应商帐号 所有新的供应商都必须填写供应商信息并和以下文件一起提交（1）税务登记号（2）开户银行名称及银行帐号，加盖公司章或财务章现阶段，ARAVO暂未对外开放，供应商需要联系强生联系人协助提交信息和支持文件参见附录 A 当供应商在AVARO内建立成功，供应商会收到供应商编码当供应商登陆 AP Portal(网址:)查询付款相关信息时，供应商编码是必需提供的AsP2Pire 12 供应商帐号创建及维护须知供应商帐号创建及维护须知 强生新的供应商信息解决方案 信息更新信息更新:当供应商信息有任何变化时，供应商有责任及时和强生相关联系人联系提交书面申请及支持文件更新ARAVO内的信息，以确保订单及付款的准时收到在第二阶段，系统将开放给供应商自助登陆AVRAVO管理更新自己的信息。
AsP2Pire 13 供应商培训供应商培训 AsP2Pire项目简介 供应商主数据的建立及更新 如何在Ariba内创建订单及目录采购管理 AP Portal 简介及演示 强生对供应商的发票要求 标准付款期的实行 现存供应商数据清理 AsP2Pire 如何在如何在AribaAriba内创建订单及目录采购内创建订单及目录采购管理管理 在Ariba内创建订单 目录采购管理 AsP2Pire 在在AribaAriba内创建订单内创建订单 AribaAriba系统系统 供应商 采购申请采购申请单单 用户部门提出采购申请单 审批审批 审核及审批 采购申请单 订单订单 系统自动 生成订单 订订单由系统自单由系统自动通过电邮发动通过电邮发送给送给 供应商供应商 收货收货 确认服务/实物是否交付（如有必要）提供货物提供货物/服务服务 供应商在收到系统发送的订单后需要供应商在收到系统发送的订单后需要在确认信息后加盖公章寄回给订单申在确认信息后加盖公章寄回给订单申请人，如订单有任何更改需重新确认请人，如订单有任何更改需重新确认AsP2Pire 16 目录采购管理 Ariba系统特征系统特征 AsP2Pire 什么是什么是Ariba目录采购？目录采购？保存在Ariba系统的目录化商品或服务，由申请人选择后将按照预先定义好的字段内容自动进入申请单，包括供应商、价格、计量单位、说明、商品编号以及供应商部件号。
目录按照强生公司要求而定制：目录中的内容按照强生公司的要求而定制，基于强生协议价格和商业条款目录以层级结构构成，因此在用户创建采购申请单时方便用户寻找到所需项目然后，用户可沿着层级结构深入到合适的目录并从中选择所需的项目或者用户也可以直接从目录中搜索AsP2Pire 目录层级结构目录层级结构 AsP2Pire 使用目录的原因及其益处使用目录的原因及其益处 采购：采购：强化供应商整合 改善供应商伙伴关系 仅针对签约供应商 提升首选供应商的使用 目录内容针对特定的强生协议价格并基于强生商业条款 预置商品编号且用户不可编辑 增加VIEWS系统报告中采购数据的完整和准确性 无需采购员审批 用户群体：用户群体：通过目录层级结构，提供非常友好的用户Ariba系统导航体验 高效申请流程：1.只需少量输入信息 2.用户无需担忧及浪费时间在诸如商品编号、供应商选择及描述事项，频繁采购项目应输入目录；避免重复工作 无需调查和解决价格不匹配问题 AsP2Pire 使用目录的原因及其益处使用目录的原因及其益处 完整的完整的P2PP2P流程流程 订单 关闭 付款 发票 收货 订单 审批 采购申请单 供应商创建 订单关闭 付款 发票 收货 订单 审批 采购 申请单 目录目录 43%的时间节省 采购申请单 AsP2Pire 目录与非目录目录与非目录 益处对比益处对比(1)目录 非目录 条目细项详情 目录预置，完美且详尽 仅与用户描述的一致 商品编号 由专业人士预选并且在目录条目选择时预置 由用户自行选择 供应商物品编号 需要，一致并正确 不需要-由用户录入-可能延误订单处理 合同合规性 易于掌控 难以掌控 采购员审核免除 是-始终 可能-取决于公司的设置 发票不匹配（价格）很少 有可能，因为用户必须输入价格 AsP2Pire 目录与非目录目录与非目录 益处对比益处对比(2)目录 非目录 报告 强大且详尽 不太详尽 供应商可视性 高-通过目录层级结构 零星采购较少 一般-用户必须搜索供应商或根据Ariba系统的商品编号，找到首选供应商 订单一致性 是 否-随着用户填写而变化 AsP2Pire 什么是可目录化及何时实施目录？什么是可目录化及何时实施目录？什什么是可目录化？么是可目录化？通常是预先达成的固定价格货物或服务 对于价格变动项目，可使用部分目录化功能 容易数量化的有形货物或服务 例如化学品（单位：升）、纸张（单位：包）、培训（单位：天）存在编号、说明和分类的可量化项目 例如编号1001 500包镀膜小册子 何时适合实施目录？何时适合实施目录？可目录化商品 通常是可量化、有形、固定价格货物或服务（实验室用品、办公用品、IT设备、培训课程等）反复采购的同一货物和服务 最低交易量：至少每年20-25个订购项（可以跨公司计算）AsP2Pire 可目录化商品可目录化商品 可目录化 计算机硬件 IT 服务 计算机软件 维修（MRO）-设备和耗材 制造 设备和安装 营销资料 办公用品 打印机 安全 通信/网络服务 设备和维护 保洁 安全和防火 服务和耗材 制造 服务和耗材 实验室化学品 建设/改造：设施工程服务 实验室用品和设备 建筑设备 建设/改造：内部装饰和布置 餐饮服务：餐饮售卖和招待 设施 电子元件 出版物 纸质打印文件夹/盖子 不易目录化 广告代理服务 商务管理服务 咨询 娱乐 环境/健康和安全 金融服务 车队 健康服务 保险 法律服务 物流服务 设施维护和维修服务 市场研究 临时人员 运输 房地产服务和公共事业缴费 迁址服务 营销代理 审计服务 福利（员工）配送/仓储 活动 会议 集会 工厂物流 美术 人力资源服务 个人旅行 能源-公共事业 IT和通信 公共事业 废弃物管理 公共事业 AsP2Pire 目录类型目录类型 静态CIF（目录交换格式）目录 外链目录 部分目录 AsP2Pire CIF目录目录 供应商提供的电子目录保存在Ariba系统。
针对特定的供应商，一系列商品保存在库里，并包含价格、计量单位、商品编号、说明等所有信息然后由用户选择商品，只需轻轻一点就能在Ariba系统中创建申请单CIF目录样例 AsP2Pire CIF目录的关键要素目录的关键要素 由相关采购员测试并认可所有内容，如价格、说明、计量单位等强生特定的商品编号由强生管理并上传Ariba系统供应商或运营公司需要时，由强生进行更新只需轻轻一点就能创建采购申请单所有目录均经过审批流程相关采购员必须审批所有新的或更改的目录AsP2Pire CIF目录目录 AsP2Pire CIF目录型商品和供应商目录型商品和供应商 典型属性 有形货物或服务 固定价格 复杂程度低 不可配置 可量化 办公设备、消耗品、配件和耗材 IT硬件、软件、消耗品、配件和耗材 维护消耗品、配件和耗材,实验室硬件、消耗品、配件和耗材 餐厅消耗品、配件和耗材 培训 范例 AsP2Pir。