录音录像档案数字化技术标准1 范围本标准规定了录音档案和录像档案数字化的技术和管理要求本标准适用于以模拟信号形成的录音录像档案进行数字化转换及数字化成果的管理 2 标准性引用文件以下文件对于本文件的应用是必不可少的但凡注日期的引用文件，仅注日 期的版本适用于本文件但凡不注日期的引用文件，其最新版本〔包括所有的修 改单〕适用于本文件GB/T 2887 电脑场地通用标准GB/T 2900.75-2008 电工术语 数字录音和录像GB/T 12628 硬磁盘驱动器通用标准GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则GB/T 26163.1-2010 信息与文献 文件管理过程 文件元数据 第 1 部分 原则 GB/T 26225 信息技术 移动存储 闪存盘通用标准DA/T 1 档案工作基本术语DA/T 15 磁性载体档案管理与保护标准DA/T 18 档案著录规则DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用标准DA/T XX 档案信息系统运行维护标准ISO/TR 13028:2010(E) 信 息 与 文 献档 案 数 字 化 实 施 指 南 〔 Information anddocumentation — Implementation guidelines for digitization of records〕3 术语和定义GB/T 2900.75-2008、GB/T 20530-2006、DA/T 1、DA/T 18 界定的以及以下 术语和定义适用于本文件。
数字化 digitize经采样、量化、编码将模拟信息变换成数字信息的信息处理定义 A.01.70]采集 capture将视频或音频内容数字化并形成数据文件的过程3.3录音录像档案数字化 digitizationof audio-visual records对录音档案和录像档案进行数字化加工处理，使其在保持档案内在联系的基 础上，转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字副本，并按照档案的内在 联系，建立起与目录数据和元数据的可靠关联的处理过程4 总则4.1 录音录像档案数字化工作的开展应遵循 ISO/TR 13028 和 GB/T 20530 提 出的要求和建议录音录像档案数字化成果包括数字化采集产生的录音录像档案数字副本、存储档案目录数据及数字化过程中捕获的必要元数据的数据库、数字化工作中产生的 工作文件、存储载体等档案目录数据、元数据与录音录像档案数字副本之间应 建立正确、可靠的关联4.3 应加强录音录像档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信 息的安全，应防止或减少各环节操作对档案实体的破坏4.44.5应采取有效的管理和技术手段，确保录音录像档案数字化成果质量开展涉密档案数字化时，应按照涉密档案相关的管理和技术要求进行。
5 录音录像档案数字化工作的组织 5.1 机构及人员应建立专门的录音录像档案数字化工作组织机构，以支持对数字化工作进行 统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等， 确保录音录像档案数字化工作的顺利开展应配备具备相应素质和技术水平的工作人员，并通过科学标准的管理制度对工作人员进行标准化管理为强化录音录像档案数字化工作的安全保障，应加强对 外聘工作人员的审核5.2 基础设施应配备专用的录音录像档案数字化加工场地加工场地的温湿度、洁净度等环境条件应与录音录像档案库房环境接近，有利于录音录像档案的保护场地应 进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、数字化采集、音视频文件处理、质量检查等工作区域场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、 防盗报警、视频监控等安全管理系统应合理规划、配备和管理录音录像档案数字化设施设备，确保设施设备安全、 先进，能够满足档案数字化工作的需要5.3 管理制度5.3.1应制定科学化、标准化的录音录像档案数字化管理制度，并在数字化工作过程中严格执行，以使数字化工作质量和档案安全得以有效保障5.3.2 录音录像档案数字化管理制度建设应从岗位管理、人员管理、场地管 理、设备管理等方面的制度建设进行。
岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位 的目标和职责，形成明确的岗位业务流程标准、考核标准、奖惩方法等；人员管 理制度主要对人员的安全保密、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人 员来访登记等进行标准；场地管理制度主要对工作场地内基础设施及环境、网络、 监控设施、现场物品及证件等的管理进行标准；设备管理制度主要对数字化工作 各环节涉及的全部设备的管理进行标准，确保设备安全、科学、高效运行5.4 工作流程控制录音录像档案数字化包括确定数字化对象与制定总体方案、档案出库、数字 化前处理、建立数据库、模拟信息采集、音视频处理、档案入库、数字化成果验 收等环节5.4.2 应依照相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环 节操作标准等，对数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量应加强对录音录像档案数字化工作的全流程安全管理，及时对模拟信息采集、 音视频处理等各个环节产生的数据进行备份5.4.4应建立完善的问题反馈机制，对录音录像档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正及时获取数字化成果后续 管理和利用过程中的效果反馈，提高数字化工作质量5.5 工作文件管理5.5.1应针对录音录像档案数字化全过程，建立完善的管理工作文件，以此加强对数字化工作的管理。
5.5.2 录音录像档案数字化工作文件主要包括数字化工作方案、档案原件数 字化审批书、档案出入库交接单、档案数字化流程单、质量检查情况登记单、数 据验收单、项目鉴定验收报告、数字化成果移交清单等，采取委托外部机构实施 时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等 数字化工作各环节应准确、完整地填写工作文件5.5.3应加强对数字化工作文件的管理，明确档案数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求在数字化工作完成的同时建立起完整、 标准的记录5.6 委托外部实施录音录像档案数字化工作如需委托专业数字化加工企业实施，档案部门应从 企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字 化加工企业的相关资质；按照 GB/T 20530-2006 第 5 章的要求考查数字化加工企 业的技术能力；从规章制度的建立建全程度等方面考查加工企业的管理能力；遵 照政府采购法相关要求确定录音录像档案数字化项目承担企业5.6.2 在项目实施过程中，档案部门应指派本单位人员参与档案数字化工作 委外业务的监督、指导也可采用第三方监理协助完成质量监控、进度监控、投 资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。
5.6.3 建议档案部门自行配备数字化加工设备，假设必须使用加工企业的设 备，验收时应将设备中的存储部件或整体设备全部验收移交至档案部门6 确定数字化对象与制定总体方案 6.1 确定数字化对象6.1.1录音录像档案数字化对象确实定应符合国家相关法律法规的规定6.1.2 应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度等因 素确定录音录像档案数字化对象6.1.3应制定并执行科学标准的审批程序，由档案原件法定持有保管单位的法人或授权代表对数字化对象进行审批，并签署录音录像档案数字化审批书等凭 证性文件，与录音录像档案数字化工作过程中形成的其他文件一并保存6.2 制定总体方案6.2.1应在充分调研的基础上，制定科学合理的总体方案，确保录音录像档案数字化工作到达预期目标6.2.2档案数字化总体方案的制定应综合考虑数字化目的、档案状况、设备情况、费用情况等，做出合理规划6.2.3 档案数字化总体方案应包括工作目标、工作内容、成本核算、数字化 技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管 理措施等内容6.2.4重大档案数字化项目，或有条件的情况下，应对总体方案进行专家论证，确保其科学、标准、合理。
6.2.5档案数字化总体方案应经相关领导审批后严格执行7 档案出库应严格按照录音录像档案库房管理规定办理档案调用手续，清点无误后出 库8 数字化前处理8.1 确定模拟信息采集范围录音录像档案数字化时应充分考虑档案的内在联系，保证档案数字副本的完 整性，原则上应将确定为数字化对象的录音录像档案信息全部采集，不宜进行挑 选采集8.2档案整编8.2.1 档案载体外观及档案内容检查对录音录像档案载体进行外观检查，是否满足以下要求：a)b)c)d)档案载体物理形态无卷曲、变形、划伤、脆裂、粘连、磁粉脱落等情况； 档案载体无可见性微斑、变色、生霉等情况；档案载体无受潮、灰尘附着等情况；无影响录音录像档案数字化的其他情况如不满足上述要求，应对录音录像档案载体进行相应的修复处理 检查录音录像档案内容的完整性，对存在的问题进行记录和说明检查声音、画面的质量，对存在的问题进行记录记录录音录像档案载体编号、载体类型等信息8.2.2 标准目录录音录像档案数字化过程中，应对照档案音视频内容对档案目录进行检查，对存在问题的 目录内容进行修改、补充对于一个物理载体中存储多个不同主题的录音录像档案的，应记录每个主题的起止时间，以便于采集时按照主题进行切分，并针对每个主题按照 DA/T 18 的要求进行相应的著录，补充目录信息。
档号的编制方法应符合本档案部门的档号编制规则，建议档号的结构中包含 载体类型、载体编号以及每个主题在载体中的顺序号等9 建立数据库档案目录数据与录音录像档案数字化过程及后期数字化成果管理工作中形 成的元数据均应存入数据库数据库结构的设计应特别注意保持档案的有机联系，有利于数字化成果的管 理和利用按照 DA/T 18 的要求确定档案目录数据的著录项将录音录像档案数字化前处理工作中已修改、补充的档案目录录入数据库录音录像档案数字化过程及数字化成果管理工作中，应捕获必要的元数据， 用以记录数字化项目信息、音视频生成环境、数字化各类技术参数及数字化成果 管理、利用情况等应按照 GB/T 26163.1 提出的原则进行录音录像档案数字化元数据的建立、 捕获、存储、描述、维护、利用，以及方针、策略和方法的制定应采用电脑自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据和元数据的质量 进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的标准性、准确性，元数据元素的 完整性和赋值标准性等发现不合格的数据应及时进行修改10 模拟信息采集10.1基本要求应遵循录音录像档案管理的客观规律，真实反映档案内。