Lay-out of Business letters• 商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用以 交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增 进了解的重要工具书信一般可分为商务信件或 公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter） 两大类英语书信通常包括下面几个组成部分： 信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、 附件、再启等下面我们将逐个进行介绍1、商务信函信端（Heading）• 信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期 一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电 话号码、电报挂号、电传、和邮政编码等 西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名 、职务和职称等 信端的目的是使收信人一看便 知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅 用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上 角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写 起若字数较少，可适当多向右移一些，使整个 信端的重心落在右上角 • 商务信函信端的写法主要有并列式和斜列式两种 从目前情况来看，前者更为常用采用并列式 时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开 头逐次向右移二三个字母的距离。
例如：• （1）并列式 16 Fuxing Street Haidian District Beijing Post Code: 100035 People’s Republic of China Tel: 63211234 Aug. 20, 2004• （2）斜列式（Indented Form） 16 Fuxing Street Haidian District Beijing Post Code: 100035 People’s Republic of China Tel: 63211234 Aug. 20, 20042、商务信函信内地址（Inside Address, Introductory Address）• 信内地址收信人的姓名和 地址，写在信纸的左上角 ，从信纸的左边顶格开始 写，低于写信人地址和发 信日期一二行，也分并列 式和斜列式两种，但应与 信端的书写格式保持一致 其次序是，先写收信人 姓名、头衔和单位名称， 占一二行，然后写地址， 可占二至四行，例如：• Ms. Joanna Kerry Peking University Haidian District, 100871 Beijing China3.商务信函称呼（Salutation）• 对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址 一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个 词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国 人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。
称 呼用语可视写信人与收信人的关系而定给外国 人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：• ①对没有头衔的男性一般称呼 Mr. 若称呼多个男性 ，则在姓名前用 Mr. 的复数形式 Messrs. 对一般以 人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如： Messrs. Black and Brothers 布莱克兄弟公司 • ②对女性一般称呼 Mrs.， Madam 或 MissMrs.用 在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前 若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme. 的复数形式 MmesMiss 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms • ③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分 性别例如 Professor （缩写为 Prof.），Doctor （缩 写为 Dr.）， General (缩写为 Gen.) 这些称呼都放 在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil） White等4.商务信函信的正文（Body of the Letter）• 信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母 在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容 简单明了，条理清楚在写私人信件时，信写好 之后若有什么遗漏，可用 P. S.表示补叙。
5.商务信函结束语（Complimentary Close）• 结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称， 只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏 右的地方开始写第一个词的开头字母要大写， 末尾用逗号结束语视写信人与收信人的关系而 定例如写给机关、团体或不相识的人的信，一般 用： Yours (very) truly, Yours (very) faithfully, Yours (very) sincerely， 等等6.签名（Signature） • 信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间 偏右的地方开始写若写信人是女性，与收信人 又不相识，则一般在署名前用括号注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便对方回信时知道如何称呼有 的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔 7.附件（Enclosure）• 信件若有附件，应在左下角注明 Encl. 或 Enc. 若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等） Encls.，例如： Enc: Resume Encls:Grade Certificate8.再启（Postscript, 缩写为 P. S.）• 再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应 尽量少用，正式的函件中更应避免使用。
9.注意事项• 其次，英文信应该行文流畅、言简意赅，避免冗 长这就是说，写信者应用尽可能少的文字表达 其必须传递的信息，而且写信者应将其所需传递 的信息表达清楚，以免对方产生误解书信交往 ，同样需要以礼待人因而在写信过程中，要避 免伤害对方感情，措辞上多选用些礼貌婉转词语 常用的起首语和结束语• 常用的起首语有：1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969. 2)In reply to your letter dated 4th July, I want to say… 3)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me . 4)I wish to apply for teaching position you are offering. 5)I am very obliged to you for your warm congratulations.… 6)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved. •C• 常用的结束语有： 1)Looking forward to your early reply2)We look forward to your reply at your earliest convenience. 3)Your early reply will be highly appreciated. 4)I hope everything will be well with you . 5)I wish you every success in the coming year. 6)With best regards to your family. NO.15, Huaihai StreetShanghai 210088P.R China Feb 6,2001Peter Brown No.22,BlachpoolRoad Sydney city 2140 Australia Dear Peter,（：） I am very glad to hear from you.______________________ ______________________________________________ ______ I must stop writing now, as I have a lot of works to do. Best wishes to you! Sincerely yours, Wang Xiaolan 各类信函• 英语信件的种类比较多，有一般信件，邀请信， 推荐信，感谢信，询问信件，投诉信，求职信。
A级考试中常考的是商务函件邀请信及回复• 邀请信是写给合作伙伴，朋友或同事的信件他 与其他商务信件不同，一般而言邀请信往往是写 给自己相对较熟悉的人，一般包括以下信息： • 寒暄语言（视关系而定） • 发出邀请 • 阐述活动或会议举行的时间，地点，以及与会的 人物 • 再次提出邀请 • 结束语2．常用的表达• 1) How I miss you! • 2) I haven’t seen you for a long time! • 3) What’s going on? • 4) I formally invite sb. to some place. • 5) This meeting/activity will be held at-----in----- ------. • 6) We really hope that you could come. • 7) Looking forward to your coming. • 8) Please write to me and tell me whether you will come or not.邀请信的格式Invitation Letters Heading （信头） Salutation,（称呼）--------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------- ---------------------------------------Body （正文）------------------- Cloze （结束语）Signature （签名）范文一Dear Mr. Higgins, • We have pleasure in inviting you to our annual conference. This year it will be taking place at the Metro pole Hotel, Brighton, from 24 to 28 July. • We enclose details of the conference, accommodation arrangements and an activity program. • Last year you gave a very interesting talk on the subject of “Purchasing (采购) High Technology.” We would be very grateful if you would consider giving us update on this. • We would appreciate it if you could confirm your participation at your earliest convenience. • Yours sincerely, • P Matthews • 。