第2章 创建基本数据透视表1创建基本的数据透视表方法1：（1）单击数据源中的任意一个单元格（好处：在默认情况下，这样可以确保数据透视表能够捕获数据源的范围2）插入――――表格―――数据透视表方法2：ALT＋N＋V＋T1.1添加字段到报表中数据透视表字段列表中的四个区域分别是：（1） 报表筛选――添加字段到报表筛选区可以使该字段包含在数据透视表的筛选区域中，以便对其独特的数据项进行筛选（2） 列标签――添加一个字段到列标签区域可以在数据透视表顶部显示来自该字段的独特的值3） 行标签――添加一个字段到行标签区域可以沿数据透视表左边的整个区域显示来自该字段的独特的值（4） 数值―――添加一个字段“数值”区域，可以使该字段包含在数据透视表的值区域中，并使用该字段中的值进行指定的计算在开始将各个字段拖放到各个区域中之前，首先询问自己两个问题：对什么进行度量，如何查看它？第一个问题的答案告诉我们需要对数据源中的哪些字段进行处理，第二个问题的答案告诉我们将这些字段放在什么位置？Excel如何知道字段应该去什么地放？正如我们刚刚经历的，使用新的“数据透视表字段表”界面，简单地选中某一字段名即可将字段添加到数据透视表中。
Excel自动添加选中的字段到数据透视表中问题是Excel如何知道将选中的字段放在哪个区域答案是Excel并不是真正地知道使用哪个区域，它根据数据类型如果数据类型是数字，Excel就把该字段放到“∑数值”区域；否则，Excel把这个字段放到行标签区域中，这样放置明显可以强调各字段指定正确的数据类型的重要性※注意字段中的值如果是在值字段中有一个空单元格，Excel将把该字段读作文本字段1.2增加数据透视表的层次1.3重新排列数据透视表1.4创建报表筛选视通常，可能会要求我们生成某一具体地区，不是为每种可能的分析案分别单独的数据透视表，而是可以使用筛选字段建立报表筛选哭1.5与数据源保持一致随着时间的推移，数据也可能发生变化，并且增加新的行和列，然而，数据透视表报表所依赖的数据透视表缓存与数据源没有连接，因而不能反应对数据源所进行的修改，直到再一次更新数据源通过再次更新数据源更新透视表缓存的行为称为刷新数据有两个原因让我们必须更新数据透视表报表：1.5.1对现有数据已经进行修改更新方法：简单地在数据透视表报表中单右击，并选择“刷新”1.5.2数据源的范围已经随着行或列的增加而扩大更新方法：在数据透视表内任何地方单击鼠标右键，然后，选择“数据透视表工具”选项卡上的“选项”。
由此选择“更新数据源”这一选择会引发如下图所示对话框2.6共享数据透视表缓存（共享数据透视表的副作用）很多时候，我们可能必须以多种不同的方法分析相同 数据集，这就要求我们使用相同的数据源创建单独的数据透视表，但是，当我们每次创建数据透视表时，都要在数据透视表缓存中存储整个数据副本所创建的每个数据透视表缓存都会增加内存用量和文件大小，由于文件大小增加了，所以我们应该考虑共享数据透视表缓存，只有这样才能提高内存和文件空间的利用率通过复制和粘贴的方法很容易解决这些潜在的问题，确实如此，通过简单的复制数据透视表并粘贴到任何地方，可以创建另一个数据透视表，而不用复制数据透视表缓存，这样可以链接许多相同数据透视表缓存，而忽略内存和文件大小增加共享数据透视表的副作用假设有两个数据透视表使用相同的数据透视表缓存某些操作可能会影响两个数据透视表包括如下几种：（1） 刷新数据―――不能只刷新一个数据透视表而不刷新另一个，刷新影响两个数据透视表2） 增加计算字段――如果在一个数据透视表中创建一个计算字段，新创建的计算字段也会出现在另一个数据透视表 的字段列表中3） 增加计算项――如果三个数据透视表 创建一个计算项，该项也会在另一个数据透视表中出现（4） 组合字段或者取消字段组合――所进行的所有组合或者取消虽然这些副作用从共享数据透视表缓存的概念上看都不是致命的缺点，但在决定是否使用数据透视表作为数据源是目前情况的最佳选项时，记住它们很重要2.7利用新的数据透视表工具节约时间2.7.1推迟布局更新根据大型数据源建立数据透视表最困难的部分是每次添加字段到数据透视表区域中，Excel处理数据时，我们都必须一直等待。
在Excel2007缓解了这样的问题，可以将布局变化一直推迟到准备好才应用，我们可以激活这个选项，单击“数据透视表”对话框中相对不太惹人注意的“推迟布局更新”复选框，可以激活这一选项，如下图请注意:我们在结束数据透视表时，记住要取消选中“推迟布局”复选框在数据透视表中一直选中它，可能导致数据透视表一直停留在人工更新状态，阻止数据透视表的其他特性（即，排序，筛选，分级等）2.7.2利用一次单击从头开始通常，在处理数据透视表布局时，可能从头开始，那么在不删除数据透视表缓存的情况下，本质上从头再来，选择“数据透视表工具”选项卡上的“选项”并选择“清除”下拉列表2.7.3重新定位数据视表把数据透视表移到其他地放的方法：选择“数据透视表工具”选项卡上的“选项”并选择“移动数据透视表”按钮这个图标将激活“移动数据透视表”对话框，如下图3.1.3用0代替空值 良好的电子表格设计要素之一是在工作表的数值部分永远不要遗留空单元格对于数据透视表中的空格一般用“0”来填充，方法：（1） 在数据透视表内选择一个单元格（2） 在“选项”选项卡上，选择“数据透视表选项”组中“选项”图标，显示“数据透视表选项”对话框。
3） 在“布局和格式”选项卡上，在“格式”部分，在标记为“对于空单元格，显示”字段后输入0（4） 单击“确定”接受所做的修改3.1.4 修改字段名称最终的数据秀透视表中的每个字段都有一个名称，列和筛选区域中的字段从源数据的标题继承其名称，数据部分中的字段会被赋予“求和项：××”这样的名称我们可能会用“总计”来代替默认名称，方法：右击数据透视表的数值区中的某个数值并选择“值字段设置”，在“自定义名称”输入一个新名称，如果输入的是数据透视表 中已有的名称，那么命名会失败，我们可以在命名字段的结尾处增加一个空格Excel认为没有空格的和有空格的不同，因为这种变化是修饰，所以你的电子表格的读者不会请注意到该名称后面的空格3.2改变布局Excel2007提供了3种布局样式，新样式“压缩布局”可能是用户的数据透视表的默认样式在“设计”选项卡的“布局 ”组中可以控制布局改变该组有4个菜单:分类汇总―――将分类汇总移到组的顶部或底部，或关闭分类汇总总计―――――打开或关闭行和列的总计报表布局―――使用压缩、大纲或者表格形式空行―――――在每上组后面插入空行，或者删除每一组后的空行3.2.1使用新的压缩形式布局默认情况下，所有新的数据透视表 都使用压缩布局。
在这种布局中，行区域中的多个字段堆叠在列A中压缩形式适合使用“展开”和“折叠”图标，3.2.2使用大纲形式的布局以大纲形式显示时，Excel用最外层的行字段填充列A，其他的字段占据B、C等如果计划将数据透视表的数值复制到新的位置，这种布局比较合适，虽然压缩的形式的布局能够提供将多个字段挤压到一列中的巧妙方法，但对于以全重新使用数据并不理想默认情况下，压缩和大纲布局会将汇总显示在每组的顶部，可以使用“设计”选项卡上的“分类汇总”下拉选项将分类汇总移到每底部，3.2.3使用传统的表格形式布局使用分类汇总从不会出现在组的项部如果希望在后继分析中使用得到的汇总数据，表格形式的布局也许是最好的布局3.3案例：3.4利用样式和主题自定义数据透视表的外观3.4.1自定义样式方法:(1) 在“数据透视表样式”样式库中，找到现有的一种样式，右击选择“复制”，Excel将显示“修改数据透视表快速样式”对话框(2) 为该样式选择一个新名称3) 在“元素”列表中，单击“第一行条纹”一个新的、称为“条纹尺寸”的部分会出现在对话框中4) 重复第二步，完成后，单击确定3.4.2修改未来数据透视表的默认样式我们可以控制计算机未来的数据透视表使用哪种样式作为默认样式，默认的样式可以是内置的样式之一或是修改的表的自定义样式。
在“设计”选项卡的“数据透视表样式”样式库中，右键单击该样式并选择“设为默认样式”3.4.3用文档主题修改样式打开“页面布局”选项卡中的“主题”下拉列表当我们在主题下拉列表上来回移动鼠标光标时，“即时预览”将向我们展示数据表的颜色和字体要选择某一主题，单击它某些主题有临时字体，使用“页面布局”选项卡上“主题”组中的“颜色”下拉菜单可以对新主题颜色而不改变其字体3.5修改汇总计算3.5.1了解空单元格会导致计数的原因如果某列中的所有单元格都含有数值数据，会选择求和，但如果只有1个单元格为空格单元格或者含有文本，Excel就会选择计数在Excel2007中，在单击“数据透视表字段列表”的“字段”部分数值字段（含有空格或文本）中时，会出现的情况是：如果Excel将数值字段（含有空格或文本）移动到“行标签”区域，，就要知道Excel将数值字段（含有空格或文本）看成文本而不是数值；在拖钢产量字段到“数值”区域时要特别警惕，如果某一计算值看起来地小时，就要检查一直该字段的名称是不是用“计数”代替“求和”，解决的方法是：双击“计算”，激活“值字段设置”对话框，然后将“值字段汇总方式”由“计数”改为“求和”，就OK了。
3.5.2使用除计数和求和之外的其他函数在Excel2007中，在单击“数据透视表字段列表”的“汇总方式”部分提供了9种函数：（1） 求和（2） 计数:对所有单元格进行计数，包括数值、文本和错误的单元格等价于counta函数（3） 最大值（4） 最小值（5） 平均值（6） 剩积（7） 数值计数：只计算数值单元格的个数等价于count函数（8） 标准偏差和总体标准偏差――计算标准偏差（9） 方差和总体标准方差――――计算统计方差3.6添加和删除分类汇总报表汇总是数据透视表的基本特性，有时，我们可能要禁止分类汇总显示，而有时又需要显示各字段的多种分类汇总结果3.6.1有许多行字段时，禁止分类汇总方法：为了删除某一字段的分类汇总，可以单击“数据透视表字段列表”的区域节中的那个字段，选择“字段设置”对话框中选择“分类汇总”下面的“无”如下图：3.6.2为一个字段添加多种分类汇总方法：为一个字段添加多种分类汇总，可以单击“数据透视表字段列表”的区域节中的那个字段，选择“字段设置”对话框中选择“分类汇总”下面的“无”如下图：3.7 使用累积总计选项如果要创建累积总计或者将一项与另一项对比，就需要使用“值字段设置”对话框的第2个选项卡，方法是：右击数据透视表的数值区中的某个数值并选择“值字段设置”单击“值显示方式”下拉列表时，除“普通”选项卡外，还有8个选项可供选项占同行数据总和的百分比――将数据透视表一行的总计的百分比显示为100％占列行数据总和的百分比――将数据透视表一列的总计的百分比显示为100％点总和的百分比―――所有明细数据的总计的百分比显示为100％差异―――显示一项与另一项对比或者前一项对比，二者之间的差异百分比――将某一项的数值表示为另一项的数值的百分比差异百分比――表示某一项相对于另一项的变化的百分比按某一字段汇总―――计算连续项的重要性指数――计算各项的相对重要性3.7.1利用差异选项显示年与年之间的不同各公司总是想知道与上月相比，本月的业绩如。