如何使用 outlook 邮件合并功能给多人同时发邮件？邮件合并涉及两个文档：第一个文档是邮件的内容，这是所有邮件相同的部分，以 下称“主文档”；第二个文档包含收件人的称呼、地址等每个邮件不同的内容，以下 称“收件人列表”第二个文档中的内容也可以从其他程序得到，比如 Outlook 的联 系人列表执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档，并把它们关联起来，也就是标 识收件人列表中的各部分信息在第一个文档的什么地方出现例如，指定在主文档 的哪些位置应当出现收件人列表中的“称呼”完成后就可以“合并”这两个文档，为 每个收件人创建邮件以后再次给这些人发信时，只需要创建主文档或修改已有的 信件，然后再运行邮件合并功能就可以了，非常方便、快捷一、创建收件人列表假设包含信件内容的主文档已经准备好，现在打开它选择“工具/邮件合并”， 出现“邮件合并帮助器”窗口，单击“创建”，选择“套用信函”，在下一个对话框中选 择“活动窗口”现在又回到了“邮件合并帮助器” 窗口单击“获取数据”按钮，再选择“创建数 据源”以定义收件人信息在“创建数据源”对话框中系统已经自动创建了许多域， 我们还可以删除和添加域完成域名定义后，单击“确定”，输入该收件人列表的文 件名，选择“保存”。
回到“邮件合并帮助器”窗口后，单击“编辑数据源”，在对话框中输入第一个收 件人的各项数据单击“新增”接着输入下一个收件人信息，重复上述过程直至输入 所有收件人的信息二、插入合并域返回主文档界面之后，接下来的任务是将合并域(例如姓名或称呼等)插入到主 文档的合适位置将插入光标移到域内容应当出现的位置，单击“邮件合并”工具条 上的“插入合并域”，在下拉列表框选择合适的域，比如当光标所在的位置应当是你 对收件人的称呼时，就选择域“称呼”重复上述过程直至加入了所有的域如果要查看合并后的效果，单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮， 此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的邮件文本，利用 “上一记录”、“下一记录”按钮可以改变所合并的收件人记录如果要作修改，单击 “查看合并数据”按钮，修改间隔或位置，然后再检查合并后的效果三、执行合并操作编辑好待合并的主文档后，选择“工具/邮件合并”，打开“邮件合并帮助器”对 话框选择“合并”，从“合并到”列表框选择“新建文档”，选中“数据域为空时，不打 印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在最终文档中，最后单击“合并”按钮就 可以合并主文档和收件人列表。
合并结果将出现在屏幕上，写给各个收件人的邮件依次排列，此时最好再检查 一下，然后打印或保存合并后的文档以后要再次执行合并时，只需打开主文档，然后选择“工具/邮件合并”，单击 “合并”就可以了在退出 Word 时，会提示保存收件人列表文档，选择“是”，否则 将丢失这个收件人列表数据四、利用 Outlook 的联系人信息如果收件人信息已经在 Outlook 联系人列表中，把这些联系人信息拷贝到一个 新的联系人文件夹就可以作为 Word 邮件合并中的收件人列表方法是，在 Outlook 中，选择“文件/新建/文件夹”为联系人列表创建一个新的文件夹，在“名称” 框中输入新文件夹的名字(例如“客户联系”)，从“文件夹包含”列表选择“联系人项”， 然后选择一个文件夹的位置并单击“确定”，如果系统提示是否要建立工具条快捷方 式，选择“否”除非你认为确实有必要)现在就可以把 Outlook 联系人列表中的数据拷贝到这个新的文件夹，步骤为： 打开源文件夹，按住 CTRL 键选中多个联系人信息，保持 CTRL 键按下状态，将 选中内容拖到目标文件夹“客户联系”要将这个新的文件夹设置为邮件地址簿，右击文件夹名字，选择“属性”，再选 择“Outlook 通讯簿”，选中“将该文件夹显示为电子邮件通讯簿”，单击“应用”，最 后单击“确认”。
到此为止，Outlook 中的收件人列表已经创建完毕在 Word 中打开主文档打开“邮件合并帮助器”，从对话框中选择“获取数据/ 使用通讯簿”，选择“客户联系”文件夹并单击“确定”接下来，就可以按照前面介 绍的方法插入合并域、执行合并操作了应当注意的是，在指定“客户联系”文件夹作为邮件合并操作的收件人数据来源 之后，如果以后在“客户联系”文件夹中增加或改动了联系人信息，这些改动并不会 自动反映在合并操作中为解决这个问题，可以在 Word 中选择“工具/邮件合并”， 单击“获取数据”，按照前面介绍的步骤再次定义数据的来源，此时，Word 将重新 读取文件夹的内容，新增加或改动的内容就会反映在后继的邮件合并操作中五、生成电子邮件将邮件合并结果发送到 Outlook 中成为电子邮件在“邮件合并帮助器”对话框 中选择“合并”，从“合并到”列表中选择“电子邮件”单击“设置”，在“含邮件/ 地址的数据域”中选择“电子邮件”在“邮件消息主题行”中，输入电子邮件的主题有必要的话，选中“以附件形 式发送文档”返回“合并”对话框，单击“合并”就可以了新生成的邮件放在 Outlook 的发件 箱在发出邮件之前，最好能随机检查一些邮件，以验证合并效果。
六、其他如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源，当数据源中的收 件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时，可以使用查询限定目标收件人 方法是：在打开主文档后，选择“工具/邮件合并”菜单，单击“查询选项”按钮在 “查询选项”对话框中选择查询域及其条件如果指定多行查询条件，各行之间根据 实际情况用“与”或者“或”连接以后执行合并操作时，数据源中只有那些符合指定 条件的数据才参与合并Word 也可以从 Excel 读取收件人信息方法是：在“邮件合并帮助器”对话框 中先选择“获取数据”，再选择“打开数据源”，在“打开数据源”对话框中选择文件类 型为 Excel 工作簿，选定 Excel 文件，单击“打开”按钮，在 Excel 对话框中选择“整 张电子表格”或指定表格内的某个区域就可以了。
