秘书常识：接打和处理中问题的方法(一)、处理留言的一般原则1、简洁：在记录留言时，要抓住要点，排除无用的话语，让受让人一看就明白;2、完整：留言中若提到有关日期、时间、数字等重要信息，要非常仔细地记全，不要遗漏;3、准确：要确保信息记录的正确，包括双方的姓名，对方的单位、号码，来电日期、时间，来电的内容等一定要在留言上签字，以防收到信息的人有什么疑问在记录完留言后应将留言中的数字信息、地址等重要内容与地方作核查，确认准确;4、及时送达留言：记录者应尽早传递留言，如果留言是紧急内容，应将留言表中紧急一项标出，提醒接收者当留言出错的时候最好坦然向对方承认，取得谅解，并尽快采取补救措施二)、接的方法1、“响铃不过三”秘书在铃响后，应迅速接听铃声响了三次以上才拿起话筒是缺乏效率的表现，势必给来者留下不好的第一印象如果耽搁了一会儿，拿起后，要先向来电者真诚地表示歉意：“对不起，让您久等了2、接的问候语先要问候，对外接报出单位名称，对内线报出部门名称比如：“你好!天地公司或：“你好，销售部办公室，我是刘海3、如果来电要找的人不在或因开会不能接，秘书可有以下三种选择：①如果知道上司何时回来，可以告诉对方到时再打过来。
如：“很抱歉，刘海先生正巧不在，您过一会儿再打来好吗这样刘经理可以给您回③可询问对方是否愿意与其他人通话，但要告知对方你要转给人员部门，并征求对方同意如：“关于合同一事，你想同其他人谈一谈吗”4、记录并引用对方的名字秘书应该有意识的训练自己的听辩能力，假如对方是老客户，经常打来，你开口就弄清楚他的声音时，秘书可以用合适的称谓问好：“您好，王经理”这将给对方留下受到特别重视的印象5、接的语调利用清晰而愉快的语调接能显示出说话人的职业风度和可亲的性格在说过“你好”并自报姓名后，你是热情还是心不在焉全都会通过说话语调暴露出来说话应稍慢而清晰，要注意措词说话时要面带微笑，使声音听起来更为热情语调要平稳、安详，不可时儿细语时而高声大叫，更不能陡然提高音调语言沟通的3大特点是：声音和谐有序、态度和霭可亲，言辞得体准确6、排除干扰要是在通话时想要打喷嚏或咳嗽，应偏过头，掩住话筒，并说声“对不起”千万不要边打边嚼口香糖或吃东西应避免打时和旁边的人交谈注意不要让房间里的背景声音干扰交谈如果通话中遇到线路出现毛病或串线，应尽快处理，并建议对方待会儿再打这样做，也许会耽误一点时间，但比较礼貌7、要做好记录(三)、拨打的方法1、首先报出本人的姓名和单位名称为了使对方能听清楚，说话节奏应比交谈时稍慢些。
建议报出自己的全名这实际上是一种自我推销的方式，可以使对方加深对你的印象比如，您可以这样说：“您好!我是天地公司的刘海请问王先生在吗”对方告知的姓名要用笔记下来，以备查找更多信息请查看文秘知识 。