第第3章章 办公中的表格制作应用实例办公中的表格制作应用实例 《办公自动化实例教程》本章目录本章目录 表格类型的划分与制作流程表格类型的划分与制作流程 规则的文字表格制作实例规则的文字表格制作实例 复杂的文字表格制作实例复杂的文字表格制作实例 3.1 表格类型的划分与制作流程表格类型的划分与制作流程 3.1.1 常用表格的类型划分常用表格的类型划分1 3.1.2 电子表格制作的软件选取电子表格制作的软件选取2 3.1.3 电子表格组成的常用术语电子表格组成的常用术语3 3.1.4 电子表格的一般处理流程电子表格的一般处理流程4《办公自动化实例教程》 3.1.1 常用表格的类型划分常用表格的类型划分 1．．文字表格文字表格《办公自动化实例教程》v 规则的文字表格规则的文字表格v 复杂的文字表格复杂的文字表格2．．数字表格数字表格v 数字不参与运算数字不参与运算v 数据统计报表数据统计报表v 数据库格式表格数据库格式表格v 数据关联表格数据关联表格 3.1.2 电子表格制作的软件选取电子表格制作的软件选取 （（1）规则的文字表格用）规则的文字表格用Word中中“插入表格插入表格”方法，或者直接利用方法，或者直接利用Excel填表完成。
填表完成 （（2）单元格悬殊的复杂文字表格，建议利用）单元格悬殊的复杂文字表格，建议利用Word的的“绘制表格绘制表格”方法制作方法制作 （（3）形状虽然很不规则，但可明显看出大的单）形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制制作，大的单元格可通过选取整个单元格区域，然后作，大的单元格可通过选取整个单元格区域，然后“合并居中合并居中”来实现 （（4）包含大量数字并且需要进行公式、函数运）包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格数据统计报表和数据库表格，建议务必使算的表格数据统计报表和数据库表格，建议务必使用用Excel制作，以便使用其强大的数据运算、数据制作，以便使用其强大的数据运算、数据分析和图表制作能力分析和图表制作能力 《办公自动化实例教程》 3.1.3 电子表格组成的常用术语电子表格组成的常用术语 表表格格是是由由若若干干行行列列组组合合而而成成为为了了表表示示的的方方便便，，表表格格的的各各个个组组成成部部分分都都有有一一个个确确定定的的名名字字描描述述一一个个报报表表的的关关键键特特征征有有表表头头、、主主栏栏、、宾宾栏栏、、数数据据框框、、数据项、表尾等。
数据项、表尾等 与与电电子子表表格格制制作作有有关关的的常常用用术术语语很很多多，，包包括括：：行行、、行行数数、、行行高高、、列列、、列列数数、、列列宽宽、、插插入入点点、、单单元元格格、、单单元元格格内内容容、、合合并并单单元元格格、、拆拆分分单单元元格格、、表表斜斜线线、、斜斜线线表表头头、、报报表表、、拆拆分分表表格格、、表表格格与与文文本本转转换换、、表表格标题、计算等等格标题、计算等等 《办公自动化实例教程》 3.1.4 电子表格的一般处理流程电子表格的一般处理流程 1．表格的创建．表格的创建2．表格整体的缩放与移动．表格整体的缩放与移动3．表格行高、列宽的调整与斜线表头设置．表格行高、列宽的调整与斜线表头设置4．表格中单元格的拆分与合并．表格中单元格的拆分与合并5．表格边框与底纹背景的设置．表格边框与底纹背景的设置《办公自动化实例教程》 3.1.4 电子表格的一般处理流程电子表格的一般处理流程 6．表格中单元格、行、列的编辑．表格中单元格、行、列的编辑7．表格单元格中文字的对齐方式设置．表格单元格中文字的对齐方式设置8．表格中的排序、筛选与计算．表格中的排序、筛选与计算9．表格与文本的转换操作．表格与文本的转换操作10．拆分与合并表格．拆分与合并表格《办公自动化实例教程》 3.2 规则的文字表格制作实例规则的文字表格制作实例 3.2.1 利用利用Word的的“插入法插入法”制作规则的表制作规则的表格格1 3.2.2 利用利用Excel的的“填格法填格法”制作规则的表制作规则的表格格 2《办公自动化实例教程》 3.2.1 利用利用WordWord的的““插入法插入法””制作规则的表格制作规则的表格 【【例例3-1】】制作制作图3-1所示的所示的“A市市2009年考年考录公公务员各部各部门职位需求数量一位需求数量一览表表”。
《办公自动化实例教程》图图3-1 “各部门职位需求数量一览表各部门职位需求数量一览表”的效果的效果 3.2.1 利用利用WordWord的的““插入法插入法””制作规则的表格制作规则的表格 具体操作步骤如下：具体操作步骤如下： （（1）启动）启动Word 2007，新建一个空文档新建一个空文档 （（2）单击）单击“页面布局页面布局”→→“页面设置页面设置”→→“页页面方向面方向”→→“横向横向”命令按钮，将纸张方向为命令按钮，将纸张方向为“横向横向”的效果，以便满足例子中表格格式的要求的效果，以便满足例子中表格格式的要求 （（3）制作标题制作标题 （（4）插入表格插入表格 （（5）设置行列数设置行列数 （（6）输入文字输入文字 （（7）设置文字格式设置文字格式 （（8）调整表格整体大小调整表格整体大小 （（9）加粗表格外框线加粗表格外框线 《办公自动化实例教程》 3.2.2 利用利用ExcelExcel的的““填格法填格法””制作规则的表格制作规则的表格 【【例例3-2】】请利用利用Excel软件，制作件，制作图3-2所示的所示的职称外称外语登登记考考试报名名汇总表，要求表，要求页面方向面方向为横向，正好一横向，正好一张A4纸大小，大小，每每页上能上能够登登记10个个报名人名人员的相关信息。
的相关信息 《办公自动化实例教程》图图3-2 “职称外语登记考试报名汇总表职称外语登记考试报名汇总表”的效果的效果 3.2.2 利用利用ExcelExcel的的““填格法填格法””制作规则的表格制作规则的表格 具体操作步骤如下：具体操作步骤如下： （（1）启动）启动Excel 2007，新建一个空的，新建一个空的工作簿，然后打开工作簿，然后打开Sheet1工作表 （（2）输入标题文字输入标题文字 （（3）调整身份证号所在）调整身份证号所在18列单元格的宽列单元格的宽度 （（4）输入表格中的其它文字内容输入表格中的其它文字内容 （（5）合并相关单元格合并相关单元格 （（6）设置字体和段落格式设置字体和段落格式《办公自动化实例教程》 3.2.2 利用利用ExcelExcel的的““填格法填格法””制作规则的表格制作规则的表格 （（7）设置表格的边框线设置表格的边框线 （（8）页面设置页面设置 （（9）分页预览分页预览。
（（10）打印预览打印预览 （（11）打印操作打印操作 《办公自动化实例教程》 3.3 复杂的文字表格制作实例复杂的文字表格制作实例 3.3.1 利用利用Word“绘制法绘制法”制作不规则的表制作不规则的表格格1 3.3.2 利用利用Excel制作不规则的文字表格实例制作不规则的文字表格实例2《办公自动化实例教程》 3.3.1 利用利用Word“Word“绘制法绘制法””制作不规则的表格制作不规则的表格 【【例例3-3】】2009年年“五一五一”劳动节将至，某公司需要将至，某公司需要评比比优秀秀员工，工，现在需要制作如教程在需要制作如教程图3-25所示格式所示格式的的优秀秀员工登工登记表，供候表，供候选人来填写申人来填写申报，然后上交上，然后上交上级部部门进行行审批 具体操作步骤具体操作步骤 1．制作表格．制作表格标题 （（1）启）启动Word 2007，建立一个新文件建立一个新文件 （（2）在文档的第一行）在文档的第一行输入入标题“优秀秀员工登工登记表表”。
（（3）在文档的第一、二行分别输入文字）在文档的第一、二行分别输入文字“优秀优秀员工登记表员工登记表”和和“填报单位：填报单位：”《办公自动化实例教程》 3.3.1 利用利用Word“Word“绘制法绘制法””制作不规则的表格制作不规则的表格 2．．绘绘制表格的框架制表格的框架 操作步骤如下：操作步骤如下： （（1）单击）单击“插入插入”→→“表格表格”→→“表格表格”→→“绘制绘制表格表格”按钮，鼠标变为铅笔形状按钮，鼠标变为铅笔形状 （（2）拖动铅笔状的鼠标，使之在文档上有角度地拉）拖动铅笔状的鼠标，使之在文档上有角度地拉动，绘制出矩形的表格外框动，绘制出矩形的表格外框 （（3）按住鼠标左键，使之直线移动，按照表格形状）按住鼠标左键，使之直线移动，按照表格形状的要求，在矩形内绘制行、列框线，出现图的要求，在矩形内绘制行、列框线，出现图3-3所示表所示表格框架之后，格框架之后，“表格工具表格工具”功能菜单出现，并切换到功能菜单出现，并切换到“设计设计”选项卡，在其中的右侧提供了选项卡，在其中的右侧提供了“绘制表格绘制表格”以以及及“擦除擦除”命令按钮，用它们可对表格修改。
命令按钮，用它们可对表格修改 《办公自动化实例教程》 3.3.1 利用利用Word“Word“绘制法绘制法””制作不规则的表格制作不规则的表格《办公自动化实例教程》图图3-3 绘制出的表格框架绘制出的表格框架 3.3.1 利用利用Word“Word“绘制法绘制法””制作不规则的表格制作不规则的表格 3．拆分．拆分单元格，并元格，并调整行高与列整行高与列宽 （（1）在如）在如图3-3所示第所示第1行所在的行所在的单元格中，元格中，继续利利用用铅笔笔绘制出其中拆分后的各个制出其中拆分后的各个单元格，并适当地元格，并适当地调整整各个各个单元格的元格的宽度 （（2）将鼠）将鼠标放置到放置到图3-4的第的第5行、第行、第2列所在的列所在的单元格，然后元格，然后单击“表格工具表格工具”→→“布局布局”→→“拆分拆分单元格元格”命命令按令按钮 （（3）在）在弹出的出的“拆分拆分单元格元格”对话框中，框中，“列数列数”输入入 “5”，，“行数行数”输入入 “4”，，单击“确定确定”按按钮，，则原原单元格元格拆分拆分为4行行5列 《办公自动化实例教程》 3.3.1 利用利用Word“Word“绘制法绘制法””制作不规则的表格制作不规则的表格 （（4）根据表格的）根据表格的实际实际需要，通需要，通过过拖拖动动行与行之行与行之间间的的分隔分隔线线，使得各行的高度合适，用同，使得各行的高度合适，用同样样方法方法设设置列的合置列的合适适宽宽度度。
4.文字的文字的录入及其格式入及其格式设置置 （（1）在）在单元格中元格中输入文字，入文字，输入的文字默入的文字默认为靠上、靠上、左左对齐 （（2）下面将表格中个）下面将表格中个别单元格中的文字方向元格中的文字方向调整整为竖排方向 （（3））单元格中文本元格中文本对齐方式的方式的设置 （（4））设置置标题文字的格式文字的格式《办公自动化实例教程》 3.3.1 利用利用Word“Word“绘制法绘制法””制作不规则的表格制作不规则的表格 操作步骤如下：操作步骤如下： （（1）将鼠标放置到）将鼠标放置到“工作履历工作履历”所在的单元格中，然后单击所在的单元格中，然后单击“表格工具表格工具”→→“布局布局”→→“合并合并”→→“拆分表格拆分表格”命令按钮之命令按钮之后，表格就从后，表格就从“工作履历工作履历”所在的行往下拆分成另一个表格所在的行往下拆分成另一个表格 （（2）将鼠标停留到拆分成两个表格中间的空行开始位置，按下）将鼠标停留到拆分成两个表格中间的空行开始位置，按下组合键组合键,插入一个分页符插入一个分页符,使下面的表格部分另起使下面的表格部分另起一页。
一页 （（3）用鼠标指向第一页表格最下面的框线，按下左键，然后向）用鼠标指向第一页表格最下面的框线，按下左键，然后向下拖动到适当位置；按照同样方法，调整第二页表格中相关单元下拖动到适当位置；按照同样方法，调整第二页表格中相关单元格的高度，使表格在页面上显示合理；另外，根据内容需要，调格的高度，使表格在页面上显示合理；另外，根据内容需要，调整第二页表格中整第二页表格中“工作履历工作履历”后面几列的宽度后面几列的宽度 《办公自动化实例教程》 3.3.1 利用利用Word“Word“绘制法绘制法””制作不规则的表格制作不规则的表格 6.表格的其他格式表格的其他格式优化操作化操作 操作步骤如下：操作步骤如下： （（1）依次分别单击表格左上角的小方块（）依次分别单击表格左上角的小方块（“移动表移动表格格”控点），从而全选表格，然后按照控点），从而全选表格，然后按照【【例例3-2】】中操中操作步骤（作步骤（9）讲过的方法，设置两个部分表格的外部粗）讲过的方法，设置两个部分表格的外部粗匣框线效果匣框线效果 （（2）选取）选取“工作履历工作履历”单元格后面项目名称所在单元单元格后面项目名称所在单元格，然后单击格，然后单击“表格工具表格工具”→→“设计设计”→→“表样式表样式”→→“底纹底纹”命令按钮，从弹出的颜色列表中选择命令按钮，从弹出的颜色列表中选择“浅浅绿色绿色”，并单击其对应的命令按钮，之后相应的单元格，并单击其对应的命令按钮，之后相应的单元格将会添加上浅绿色的底纹。
将会添加上浅绿色的底纹《办公自动化实例教程》 3.3.1 利用利用Word“Word“绘制法绘制法””制作不规则的表格制作不规则的表格 （（3）） 将将“主要事迹主要事迹”四个文字在其单元格中设置为四个文字在其单元格中设置为分散对齐操作时，先选取对应文字，然后单击分散对齐操作时，先选取对应文字，然后单击“开始开始”→→“段落段落”→→“分散对齐分散对齐”命令按钮，之后弹出命令按钮，之后弹出“调调整宽度整宽度”对话框，可以看到对话框，可以看到“当前文字宽度当前文字宽度”为为“4字字符符”，在，在“新文字宽度新文字宽度”中输入中输入“20字符字符”，然后单击，然后单击“确定确定”按钮，则这四个字将分散到按钮，则这四个字将分散到20个字的宽度个字的宽度 （（4）在第二页表格的）在第二页表格的“所在部门意见所在部门意见”后面的单元格后面的单元格中，分两行输入中，分两行输入“（盖章）（盖章）”和和“年年 月月 日日”，然，然后选中该单元格，单击右键，从快捷菜单中选择后选中该单元格，单击右键，从快捷菜单中选择“单元单元格格对齐方式方式”对应的的对齐方式列表中（参方式列表中（参见教程的教程的图3-35），），选择第第3行中行中间的的“靠下居中靠下居中对齐”按按钮，从而将，从而将单《办公自动化实例教程》 3.3.1 利用利用Word“Word“绘制法绘制法””制作不规则的表格制作不规则的表格 元格的元格的对齐方式方式设置置为垂直方向靠下、而水平方向居中垂直方向靠下、而水平方向居中对齐的效果。
的效果 （（5）把）把“所在部所在部门意意见”后面后面单元格中的内容，复制元格中的内容，复制到下面到下面对应的两个的两个单元格中《办公自动化实例教程》 3.3.2 利用利用ExcelExcel制作不规则的文字表格实例制作不规则的文字表格实例 【【例例3-4】】请利用利用Excel软件，制作件，制作图3-4所示的所示的腾飞公司公司员工培工培训登登记表 《办公自动化实例教程》图图3-4 “腾飞公司员工培训登记表腾飞公司员工培训登记表”的效果的效果 3.3.2 利用利用ExcelExcel制作不规则的文字表格实例制作不规则的文字表格实例 具体操作步骤如下：具体操作步骤如下： （（1）启动）启动Excel 2007，新建一个空的工作簿，，新建一个空的工作簿，然后打开然后打开Sheet1工作表 （（2）输入标题文字和表格上面的编号和日期等）输入标题文字和表格上面的编号和日期等信息 （（3）根据表格结构，在相应单元格中输入表格）根据表格结构，在相应单元格中输入表格项目的名称项目的名称 （（4）合并相关单元格。
合并相关单元格 （（5）设置表格的边框线设置表格的边框线 （（6）设置文字格式设置文字格式 《办公自动化实例教程》 3.3.2 利用利用ExcelExcel制作不规则的文字表格实例制作不规则的文字表格实例 （（7）调整表格大小调整表格大小 （（8）调整单元格中文字的垂直方向调整单元格中文字的垂直方向 （（9）最后，在对表格进行页面设置，并进行分）最后，在对表格进行页面设置，并进行分页预览、打印预览等操作，如果感觉不满意，可以再页预览、打印预览等操作，如果感觉不满意，可以再进行格式的调整；如果整体效果可以，就可以进行表进行格式的调整；如果整体效果可以，就可以进行表格的打印操作格的打印操作 《办公自动化实例教程》 。