集团公司档案管理制度与工作职责 一、总则 1.目的 为加强集团公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高集团公司的管理水平和工作效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合集团公司实际情况，制定本制度 2.适用范围 本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司的档案管理工作 3.档案定义 本制度所称档案是指集团公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等 二、档案管理机构及职责 1.集团公司档案管理部门 集团公司设立档案管理部门，负责统筹管理集团公司的档案工作其主要职责包括： 贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和集团公司的档案管理制度 制定和完善集团公司档案管理的各项规章制度，并组织实施 负责集团公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作 建立和维护集团公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理 对所属各子公司、分公司的档案管理工作进行指导、监督和检查 组织开展档案业务培训和宣传工作，提高集团公司员工的档案意识 2.各部门档案管理人员 各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，其主要职责包括： 负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，并按照档案管理部门的要求及时归档。
协助档案管理部门做好本部门档案的鉴定、销毁等工作 负责本部门档案的日常保管和利用工作，确保档案的安全和完整 接受档案管理部门的业务指导和培训，不断提高自身的档案管理水平 三、档案的收集与整理 1.收集范围 集团公司各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于： 上级机关下发的与本部门工作有关的文件、指示、通知等 本部门制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等 与外单位签订的合同、协议、意向书等 本部门开展业务活动形成的文件材料，如项目方案、技术资料、研究报告、业务往来信函等 本部门人员的任免、奖惩、考核等文件材料 其他具有保存价值的文件材料 2.收集要求 各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集 收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、缺页等情况应及时修复或补充 电子文件应按照相关标准进行收集，确保文件的真实性、完整性和可读性 3.整理原则 档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用 4.整理方法 分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类等。
编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则 编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于快速检索和利用 装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固 四、档案的归档与保管 1.归档时间 各部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交档案管理部门 2.归档要求 归档的文件材料应齐全完整、分类准确、编目清晰、装订整齐 电子文件应与纸质文件同时归档，并确保两者内容一致电子文件应按照档案管理部门的要求进行存储和管理 各部门应填写《档案移交清单》，详细注明移交档案的名称、数量、日期等信息，并由双方签字确认 3.保管期限 档案的保管期限分为永久、长期和短期三种具体划分标准如下： 永久保管的档案：凡是反映集团公司主要职能活动和历史面貌的，对集团公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管 长期保管的档案：凡是反映集团公司一般工作活动，在较长时间内对集团公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管长期保管期限为16年至50年 短期保管的档案：凡是反映集团公司一般性工作活动，在较短时间内对集团公司工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。
短期保管期限为15年以下 4.保管措施 档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管 档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录 对电子档案应采取备份存储、异地存储等措施，防止数据丢失 五、档案的鉴定与销毁 1.鉴定工作 档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加 2.鉴定标准 对已超过保管期限，且确无保存价值的档案，可予以销毁 对仍有保存价值，但保管期限需要调整的档案，应重新确定保管期限 对涉及集团公司重要机密、知识产权等档案，应按照相关规定进行保管，不得擅自销毁 3.销毁程序 鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，并填写《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息 《档案销毁清册》经集团公司主管领导审批后，方可进行销毁 档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。
销毁后的档案应在《档案销毁清册》上注明"已销毁"字样，并将《档案销毁清册》永久保存 六、档案的利用与借阅 1.利用原则 档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和完整，同时满足集团公司各项工作的需要 2.利用方式 查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，利用者不得擅自将档案带出 复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人审批后，方可进行复制复制档案应注明复制日期、用途等信息，并加盖档案管理部门印章 借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、日期、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续 3.利用要求 利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、划圈、批注、污损等 利用者不得擅自将档案转借他人或泄露档案内容 利用结束后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续 七、档案信息化管理 1.信息化建设目标 集团公司应积极推进档案信息化建设，建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。
2.信息化建设内容 档案数字化：对集团公司现有的纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库 档案管理信息系统建设：开发或选用适合集团公司实际情况的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用等业务流程的信息化管理 网络安全保障：加强档案管理信息系统的网络安全防护，采取数据备份、加密传输、访问控制等措施，确保档案信息的安全 3.信息化管理要求 档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行 电子档案应按照相关标准进行存储和管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性 定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的功能和性能满足集团公司档案管理工作的需要 八、监督与考核 1.监督检查 集团公司档案管理部门应定期对所属各子公司、分公司的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集整理归档情况、档案的保管利用情况等对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求限期整改 2.考核评价 集团公司将档案管理工作纳入对所属各子公司、分公司的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的单位和个人给予表彰和奖励，对档案管理工作不力的单位和个人进行通报批评，并追究相关责任。
九、附则 1.本制度由集团公司档案管理部门负责解释 2.本制度自发布之日起施行如有未尽事宜，可根据国家有关法律法规和集团公司实际情况进行修订和完善 以上是一篇集团公司档案管理制度与工作职责的文档示例，你可以根据实际情况进行调整和补充希望对你有所帮助！。