会议宝典预算会议及展览的预算不是一个概念通常而言，会议预算包括以下几个方面：1、交通费用交通费用可以细分为：(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用2、会议室/厅费用具体可细分为：(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。
另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
1)、早餐早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用3)、酒水及服务费通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费4)、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主5)、联谊酒会/舞会事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。
但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：6、视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：●设备本身的租赁费用，通常按天计算●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理c、演员及节目通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外d、其他——点心、水果及调制色酒5、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢？展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方——相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关邀请不管什什么样的的会议或或者展览览，主办办者当然然希望适适宜的对对象(客客户)参参加作作为主办办者，邀邀请的方方式非常常重要通通常情况况下，邀邀请包括括信息发发布、回回执处理理、确认认通知等等3个程程序信信息发布布——从从媒体上上分有印印刷品((包括邀邀请信函函、组织织文件、会会议通知知)、电电子邮件件、印刷刷媒介公公告、电电子媒介介公告等等几种形形式通通常信息息发布包包括主题题、时间间、地点点(暂定定或者候候选)、主主要议程程及安排排、费用用及标准准等等，有有些还附附送会议议(展))企划书书，可以以让参与与者了解解参加的的意义及及对会展展的期望望回执执——对对于主办办者来说说，回执执是对会会展企划划活动成成功与否否的判定定标志之之一。
回回执收到到后，通通常需要要统计((在这之之前，需需要提醒醒的是回回执单的的设计非非常重要要，应当当是合理理且圆满满的，应应当包括括如下信信息———明确的的人数、职职务、性性别、联联系方式式、预计计到达目目的地时时间、迎迎送要求求等等))、确认认回执有有效(通通常以会会务费用用是否交交纳为标标志)，接接下来需需要做的的就是资资源分配配——主主要是展展位与酒酒店住宿宿的安排排，回执执确认即即确认通通知可以以在这一一切完成成后发出出回执执可以有有多种形形式———、信信函、电电子邮件件、网路路回执或或者话均可回回执需要要注意的的是，如如果会展展课题允允许，应应该考虑虑到参与与者的特特殊要求求，譬如如家属、随随行人员员、保健健要求、交交通代理理、饮食食习惯、住住宿要求求等，如如果回执执清楚，那那么对会会展的有有序安排排会起到到很大帮帮助确确认通知知——如如果会务务费用确确认或者者有其他他方式可可以确认认，可以以发出确确认通知知同时时发出的的应该还还有会展展的确切切地点、时时间、议议程、签签到程序序及会展展注意事事项等签到与入住安排如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。
通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等如果可能，尽量使用计算机作签到一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助餐饮安排一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会议通常统一安排餐饮餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐类别有中式、西式及清真系列统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。
需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益交际/酒会交际/酒会一般需要细心策划酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行涉及的环节有：乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例新闻发布会会新闻发发布会议议形式包包括记者者招待会会、新闻闻发布会会、酒会会等一一般来说说，酒会会更自由由、随意意一些，非非正式一一些，气气氛也相相对轻松松一些，它它可以单单独召开开，也可可以附属属于其它它形式，比比如，有有的在招招待会后后举行酒酒会或茶茶会记记者招待待会一般般是专题题性的，以以“答记记者问”为为主要特特色另另外，新新闻发布布会由公公关负责责人执行行即可，而而记者招招待会一一般有更更高层次次官员出出席。
在在这些形形式中，最最为常见见的是新新闻发布布会新新闻发布布会要素素：●目目的●信信息发布布的目标标受众●●拟邀请请对象●●发布会会规模新新闻发布布会涉及及到的事事情大同同小异，一一般来说说，包括括这几大大部分：：1、活活动策划划与主题题确定22、节目目策划与与议程安安排3、资资料准备备4、与与会人员员邀请、沟沟通与确确定5、时时间、场场地落实实与场景景布置66、产品品展示、演演示与信信息发布布7、现现场气氛氛控制一一、清楚楚发布会会所要达达成的目目标，发发布会的的类型，以以确定其其规格、方方向和基基本风格格大体体上，新新闻发布布会可以以分为如如下几个个类别，而而且风格格也基本本沿用下下述套路路：1、政政治性———严肃肃感2、高高科技产产品类———正规规中带有有活泼33、农业业类别———亲切切、环保保4、文文化类别别——文文化感、历历史感55、一般般工业品品——科科技感、品品质感66、娱乐乐类———活泼，前前卫7、时时尚产品品——经经典中带带有时代代气息88、工艺艺品类———经典典、古拙拙9、其其他类别别——相相应的风风格二、成成立筹委委会，组组织相关关的人员员，确定定组织、人人。