1Q/CD G202-2013(C) 编制： 文件编写组审核：何春红、张云记录控制程序批准： 易晓红西安晨光电器制造公司程序文件2013 年 12 月 10 日生效 第 1 页 共 4 页记录控制流程图日常检查（依据档案管理规定）记录的填写记录的归档 归档记录按规定的保存期限保存借阅 记录清单记录的销毁 资料销毁登记结束Y记录表格备案（综合办） 记录清单N确定需要形成的记录记录格式的编写记 录 格 式 审 批标准、法规规定自行确定顾客要求2Q/CD G202-2011（B） 记录控制程序 第 2 页 共 4页1 目的规范记录的管理，用以客观、事实、准确反映管理体系有效运行；为公司活动的可追溯性以及采取改进、纠正措施和预防措施提供依据2 适用范围适用于与管理体系所有记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制3 职责3.1 公司各部门职能主管负责相关记录的编制、处理的审批3.2 公司各职能部门负责相关记录的编制、填写、收集、保存、保护、归档、移交、处理3.3 管理者代表负责监督、审查记录控制的实施情况3.4 记录的填写人员对所记录的每一个数据、文字负责且填写内容必须准确、完整清晰。
4 内容4.1 记录的范围、形式和编制4.1.1 记录是记载所实施的活动或所取得成果的客观证据，既包括了本公司产生的内部记录，也包括接收的外部记录4.1.2 记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告等纸张书面填写；成熟或适当时也可以是电子邮件、磁盘、照片、EPR 等形式4.1.3 管理者代表组织各部门确定需要形成的记录，空白记录格式的编制按照《文件控制程序》相应的审批程序执行 4.2 记录的管理4.2.1 代码编制规定：口口口—口口口—口口口 填写时间序号4.2.2 填写要求如为书面记录，必须用钢笔或碳素笔，字迹清楚，图表清晰，记录填写后要求签名处不允许空白，不得随意涂改，如在填写过程中由于笔误或计算错误，需要修改时，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓部门名3名及日期4.2.3 收集、归档4.2.3.1 开展活动都伴随有记录产生，每项活动结束后，该项活动的责任人应填写、收Q/CD G202-2011（B） 记录控制程序 第 3 页 共 4页集、分发或分类归档4.2.3.2 已归档的记录必须列入《记录清单》 ，各部门文件管理员应对各项记录每月分类整理一次并装订成册。
4.2.3.3 归档记录的检索按照记录名称、代码和编号由相关文件管理者执行4.2.3.4 以计算机软件及硬拷贝形式存在的记录应以光盘刻录的方式进行备份，防止丢失4.3 记录的保存期质量/环境体系的记录保存期不得少于 36 个月，必要时可作特别规定；专业性记录保存期限按国家、行业有关规定执行内部管理记录依据《记录清单》上的规定期限执行质量记录包括： 关键元器件和材料的进货检验/验证记录、认证证书有效性跟踪记录、定期确认检验记录及供应商提供的合格证明和有关检验数据； 工序控制记录； 产品例行检验和确认检验记录； 例行检验设备功能检查的记录及功能检查不合格采取措施的记录； 认证产品质量信息收集、分析、处置及纠正措施实施记录； 认证产品变更申请和批准记录； 认证标志使用记录获证产品档案在证书到期后仍需保持 12 个月以上4.4 记录的处置4.4.1 已超过保管期或无查考价值的记录可剔除处理4.4.2 记录的处理方式为销毁4.4.3 已销毁的记录在《记录清单》中注明 4.5 每季度由质量科对各部门应形成的记录的填写及保管情况进行检查，作为月度考核的依据45 相关文件《文件控制程序》6 记录及报告格式《记录清单》7 附录Q/CD G202-2011（B） 记录控制程序 第 4 页 共 4页A. 《记录清单》B. 《文件/记录归档登记表》C. 《文件、资料、记录借阅登记表》D. 《记录填制、保存检查表》5附录 A记 录 清 单编 号 序号 填写部门/岗位 记录名称 对应文件 填写周期 保存期限 备注54321修改内容序号 更改通知单编号 更改方式 更改标记 更改人 生效日期67附录 B 文 件 /记 录 归 档 登 记 表编 号 日期 文件/记录名称 编号 文件总页数 归档存放处 保管期限 送交人 接收人 备注8附录 C 文 件 /资 料 /记 录 借 阅 登 记 表编 号 序号 借阅日期 借阅人 文件、资料、记录名称 借阅目的 审批人 归还时间 签收人 备注9附录 D记 录 填 制 、 保 存 检 查 表编 号 检查日期 被检查部门 记录名称及检 查的时期 检查情况 检查人。