机关电子公文收发操作管理制度1目的1.1实施公司机关办公自动化和网络化管理1.2实现公司机关综合办公信息系统收发公文处理科学化、制度化和规范化，提高综合办公信息系统公文运转效率1.3规范综合办公信息系统公文收发操作行为，明确职责分工，提高操作效率2范围2.1综合办公信息系统收文包括上级机关下发文件和下级机关上报文件，内容包括：2.1.1 1996年中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定的十四种文种；2.1.2 2000年国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定的十三种文种；2.1.3其他重要的信息通报、工作简报、工作方案、情况反映等文字、图表材料2.2综合办公信息系统发文包括：2.2.1公司行政办公室和党委工作部制发的公司电子公文；2.2.2公司机关业务部门制发的公司电子公文、部门业务电子公文；2.2.3电子公文包括上行文和下行文3术语和定义3.1综合办公信息系统指以电脑为操作平台的《 集团有限公司办公系统》3.2 电子公文指按照公文处理程序规定，借助公司综合办公信息系统接收或拟就，并在其中运行的公文，简称电子公文4职责4.1公司综合办公信息系统由公司科技发展处信息中心负责管理维护。
4.2公司办公室机要秘书负责电子公文收文的录入、催办、督办等管理工作4.3公司办公室和党委工作部分别负责公司行政和党群系统电子公文制发4.4公司机关各业务处室根据各自职能代表公司制发相应的电子公文5工作程序5.1电子收文处理操作流程收文扫描一收文拟办一领导批示或文件传阅一部门承办一承办结果记录一办结文件一归档5.1.1 收文扫描此步由办公室机要秘书完成办公室收文登记后，由机要秘书将文件扫描至综合办公信息系统，并选择''拟办”指令传至 办公室主任以下动作登陆系统后在 ''收文管理”界面中的''待办文件”中完成）5.1.2收文拟办此步由办公室主任完成登陆系统后在 ''收文管理”界面进入''待办文件”，点击''办理文件”，填写拟办意见分以下两种 类型：a） 仅需要领导阅知的知照性公文，填写、、请领导阅”的拟办意见并在、、动作”列表中选择、、文件传阅”指令，将文件发送至 相关公司领导或相关处室领导b） 需要领导签署批示办理意见的收文，填写''请领导阅示或批示”字样，将文件发送至公司相关主管领导批示5.1.3领导批示或文件传阅a） 需公司领导批示、签署办理意见的收文处理操作选定应办收文并打开该文件一点击''云南磷化集团收文处理表”下方的''办理文件”一在''办理意见”框内签署办理意见并 签名一点击''插入一步” 一点击 ''动作”列表中''承办” 一点击''部门列表”中处室名称一点击''用户列表”中相关人员姓名 一根据承办人数点击''用户列表”右侧、'?”等符号一根据承办人数点击''任何人办理”（1人办理）或''共同办理”（2人以上 办理）（下同）一最后点击''确定选择”。
至此，领导的操作动作即告结束如领导需要查阅文件办理情况，可点击''巳办文件”或''收文管理”之''收文监控”查阅该 文件流转记录b） 仅需公司领导阅知的知照性收文处理操作选定应办收文并打开该文件一点击''云南磷化集团收文处理表”下方的''办理文件” 一在''办理意见”框内签署''巳阅”字样 并签名一点击''办结文件”并''确定"c） 需部门领导或相关人员阅知的收文，阅文者的操作程序同5.1.3之b）5.1.4部门承办和承办结果记录（此步由处室负责人和处室相关的一般管理人员完成a） 由处室负责人直接经办选定应办收文并打开该文件一点击''办理文件”，记录办理结果并签名一点击''办结文件”并''确定”b） 由处室负责人安排处室相关一般管理人员经办（以下动作由处室负责人完成选定应办收文并打开该文件一点击''办理文件”签署办理意见并签名一点击''插入一步” 选择''动作”列表之''承办” 一点击''部门列表''之部门名称一点击''用户列表”之承办人员姓名一点击''用户列表”右侧''?” 等符号一根据承办人数点击''任何人办理”或''共同办理”一点击''确定选择”以下动作由处室经办人完成选定应办收文并打开该文件一点击''办理文件”，记录办理结果并签名一点击''办结文件” 并''确定”。
5.1.5归档a） 文件流转结束后，由办公室机要秘书和档案管理员在''档案管理”中分类存档b） 机关相关人员可点击''档案管理” 一''档案查看”，查阅档案5.2电子发文操作流程拟稿一核稿一复核一会签一签发一编号用印一分发一归档（以下步骤动作在进入自动化办公系统后进行）5.2.1拟稿拟稿人为业务部门负责人或管理人员拟稿人根据公司或部门领导指示和业务管理工作需要，直接在自动化办公系统中 起草公文首先点击''发文管理”菜单，再在文件列表中点击''新建文件”选择相应的文件模板，公文拟稿完毕点击''保存文 件”成功后，系统会自动返回文件列表，再打开此文稿，点击、'流转公文”，在自然流程中选择''处室校核”动作指令，将公 文传至授命发文的领导人审核5.2.2核稿核稿人为授命发文的公司或部门领导负责对拟定的公文内容进行审核和修改先在''待办发文”列表中找到该文稿，核 稿完成后，一般性的下行公文可直接由核稿人选择''文件签发”动作指令，将文稿传至相关领导进行''文件签发”操作；上 行文或涉及重大事项的公文，则需选择''文件复核”.动作指令，将文稿传至办公室主任或办公室文秘人员复核5.2.3复核复核人为办公室主任或办公室文秘人员。
负责对上行文或涉及重大事项的文稿进行复核复核重点是：行文审批手续是 否完备，文种、格式、文句是否统一规范，附件材料是否齐全等确认无误后，需要会签的文稿，由复核人选择文件会 签''动作指令，将文稿送相关领导进行''文件会签”操作当会签人员都完成会签操作后，由拟稿人选择'文件签发”动作指 令，将文稿送主管领导进行文件签发操作5.2.4会签重大事项和需二个以上部门协同完成的事项，须分管领导或相关业务部门负责人会签5.2.5签发签发人为文件涉及事项的分管领导签发人对文稿审阅同意后，即可在办理意见框中签署姓名和年月日；若签发人要修 改文稿，则须在点击''确定选择”前直接在文稿上进行修改完成后，点击''确定选择”按钮，即完成文件签发操作领导 签发的时间即为公文制发文时间签发后的文稿不得再行修改拟稿人在领导文件签发完成后，选择''编号用印”动作指令，将文稿传至机要秘书编号和加盖电子章印5.2.6编号 用印责任人为机要秘书''编号”和''用印”动作必须在领导签字（即签发）认可之后进行，未经领导签发的文稿不得编号和盖印 编号用印完毕，一份完整的电子公文即告完成，此时选择、、办结''选项，该文件即分别自动置于、、文件分发”和、、文件归档” 列表中。
若需上报或外送纸质文件，应在编号用印前先送文印室缮印成纸质文件5.2.7分发和归档责任人为拟稿人此步骤分别执行''文件分发”和''文件归档”两个动作一是将文件按照主送、抄送单位或人员进行文件 分发，二是将文件移交给档案管理员，由其按文书档案管理规定立卷归档5.3有关要求5.3.1公司机关全体管理人员务必养成每天登陆综合办公信息系统察看待办公文信息的工作习惯，各步骤承办部门或 人员接到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿以避免过多文件长时间在系统上滞留而给工作造成损失和影响 网速5.3.2机要秘书要对进入流转中的公文加强监控和催办；各步骤承办人员对下步办理动作加强监控和催办5.3.3电子发文应当确有必要，注重效用，尽量减少公文数量；发文拟稿人起草文件前要充分理解行文意图和要求，按《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》规范公文格式和行文标准；对文件初稿要反复进行校核、 修改、补充、完善，必要时重写，尽量避免或减少公文在综合办公信息系统中的重复往返5.3.4拟稿人或拟稿部门对进入流转中的公文要加强监控和督办，以加快办文进程5.3.5档案管理员要对办结文件及时进行梳理归档5.3.6机关全体管理人员要认真学习掌握公司综合办公信息系统设置特点，提高电子公文办文质量和速度。
6相关/支持性文件6.1 1996年中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》；6.2 2000年国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》6.3《有限公司办公自动化系统》工作流程7 记录。