第四章 工作说明书的编写,一、工作描述概述 二、工作描述的编写 三、工作规范,一、工作描述概述,1、工作描述的定义 2、工作描述的内容 3、建立对工作的系统理解,1、工作描述的定义,又称职务描述，工作说明，指用书面的形式对组织中各类工作的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境等所做的统一要求2、工作描述的内容,不同的工作分析目的和不同的工作描述的使用者，对工作描述的内容具有不同的要求 核心内容 工作标识 、工作概要 、工作职责 、工作关系 选择性内容工作权限 、履行程序 、工作范围 、职责的量化信息 、工作条件 、工作负荷、工作特点与领域,根据用途选择工作描述的内容,根据职位类型选择职位描述的内容,3、建立对工作的系统理解,工作分析的方法与技术主要用于收集工作的相关信息，并不能够直接形成工作描述因此，在建立工作描述之前，首先需要对这些信息进行理解、分析与综合，这一部分叫做“对工作的系统理解” 其具体内容包括在工作分析人员的思维中建立起一幅关于工作与组织之间、工作的内在各要素之间的逻辑框架体系1）工作与组织之间的关系——基于现状还是未来？,1）企业基于未来的工作分析选择 A、基于现状的分析（传统的工作分析） B、基于未来的分析 2）如何进行基于未来的工作分析 A、基于战略与组织的分析：在对企业的战略进行剖析的基础上，对组织结构进行调整，对部门职能职责重新进行界定。
然后，对新的部门职能职责进行分解，形成对部门内各工作功能的新的要求，新的要求与原职责进行对照，将形成该工作基于战略的新的职责和工作内容 B、基于流程的分析：在企业的流程再造或流程优化的基础上，对该工作在流程中角色和功能重新进行界定，对该工作在流程中与其他工作之间的交叉、重叠、扯皮、推委之处进行深入剖析，以消除工作边界的重叠与模糊之处；同时，通过分析流程上下游环节的相互期望和要求，从流程中内部客户的角度赋予该工作新的内涵和要求2）工作内在各要素之间的关系——投入产出模型,1）投入 A、工作对任职者知识、技能与能力的要求？ B、完成工作需要什么样的材料、工具以及其他非人力资源？ 2）过程 A、通过完成什么职责和任务将投入的资源转化为组织期望的产品与服务？ B、在这一过程中需要采用什么样的流程、技术与方法？ 3）产出 A、组织期望该工作取得什么样的成果？ B、该工作的成果如何与其他职位相区别？ 4）工作环境 A、工作负荷 B、工作条件 C、工作关系,二、工作描述的编写,1、工作标识 2、工作概要 3、工作范围 4、工作职责 5、工作权限 6、业绩标准 7、工作关系 8、工作环境,1、工作标识,工作名称、工作代码、所在部门、直接上级的工作名称、工作地点、现任任职者的姓名、该工作的职位在等级、该工作的薪点范围、工作分析的时间、工作说明书的有效期、工作分析员人名或代码。
2、工作概要,（1）工作概要的目的和获取方法工作概要，又称为工作目的，是指用非常简洁和明确的一句话来表述该工作存在的价值和理由 对工作目的的获取一般都通过战略分解的方式而得到（组织目标——部门目标——工作目标）在这一目标分解的过程中，一般需要通过对以下几个问题的回答来完成：1）组织的整体目标的哪一部分与该工作高度相关？2）该工作如何对这部分组织目标作出贡献？3）如果该工作不存在，组织目标的实现将会发生什么问题？4）我们究竟为什么需要该工作的存在？ （2）工作概要的写法工作依据——工作行动——工作对象——工作结果,3、工作范围,所谓工作范围，是指该工作的任职者所能掌控的资源的数量和质量，以及该工作的活动范围，它代表了该工作能够在多大程度上对企业产生影响，在多大程度上能够给企业带来损失工作范围常常采用清单的方式来表达，主要包括 ： 1）人力资源直接下级的人数与级别、间接下级的人数与级别等； 2）财务资源年度预算、项目成本、年度收入（营业额）、年度利润、销售回款等； 3）活动范围根据工作的不同存在着较大的差异,4、工作职责,（1）工作职责的内涵 （2）工作职责的基本特征 （3）工作职责分析的方法 （4）职责的书写 （5）职责的定量化信息 （6）履行程序（责任细分）,（1）工作职责的内涵,所谓工作职责，主要指该工作通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果。
2）工作职责的基本特征,1）完备性它表达了该工作所要取得的所有关键成果 2）成果导向它是成果为导向，而非以过程为导向即它要表达的是该工作要完成什么工作，以及为什么要完成这些工作，而非如何完成这些工作 3）稳定性工作职责仅仅包含该工作的稳定性的工作内容，而不包含上级那些临时授予的、动态性的工作内容 4）独立性每一项工作职责都直接指向一个唯一的工作成果，不允许职责与职责之间的交叉与重叠 5）系统性同一工作的若干项工作职责之间必然存在着某种逻辑关系，而非任务的简单拼凑与组合3）工作职责分析的方法,1）基于战略的职责分解 2）基于流程分析的职责分析,1）基于战略的职责分解,具体步骤包括： A、确定工作目的 B、分解关键成果领域 C、确定职责目标 D、确定达成职责目标的行动 E、形成初步的职责描述,2）基于流程分析的职责分析,流程分析的步骤： A、通过工作内分析，理顺工作内部各项职责之间的逻辑关系 B、通过工作间分析，寻找工作的流程入口与出口 C、去除工作之间的职责重叠，填补职责真空 D、明确工作在各项职责中扮演的角色，并用规范化的动词进行描述,A、通过工作内分析，理顺工作内部各项职责之间的逻辑关系,同一工作的各项职责的内在关系可以大致区分为四种 ： 并列型：职责与职责之间相互并列，不存在顺承关系。
流程型：上一职责的工作成果构成下一职责完成的工作输入 网络型：存在这某一核心职责，其它职责彼此并列，其成果成为该核心职责的工作输入 混合型：上述几种类型的混合体B、通过工作间分析，寻找工作的流程入口与出口,所谓流程的入口，是指整体流程从哪一项职责处进入该工作；流程的出口则指整体流程从哪一项职责处流出该工作 在并列型的工作中，每一项职责都彼此独立，它们都单独构成一个流程的出口与入口； 在流程型的工作中，所有职责共同职位形成为一个的内部流程，因此，这一内部流程的开端即为流程的入口，内部流程的末端即为流程的出口； 在网络型的工作中，存在着一个具有总结性的职责，其余职责都为这一职责提供输入因此，其余职责处即形成为流程的入口，总结性的职责即为流程的出口； 在混合型的职责中，往往存在着几组相互衔接的职责，形成几组内部流程，每一条内部流程都存在着一个入口和出口C、去除工作之间的职责重叠，填补职责真空,该工作与上、下游工作之间是否存在着“职责上的重叠”？ 该工作与上、下游工作之间是否存在着职责上的真空——即需要有人完成，而实际上两个工作都没有照顾到的职责？ 该工作与其他工作之间的错位——即本来应该由某工作完成的职责，却由其他工作完成？ 对工作间的职责重叠与真空的寻找主要通过两种方式展开：流程访谈 、职责描述的对比,D、明确工作在各项职责中扮演的角色，并用规范化的动词进行描述,所谓角色，是指在某一项职责中，本工作在该事项上到底具有多大的控制能力与制约能力，相对于流程中的其他工作而言，该工作具体对流程中哪一个阶段的成果负责。
4）职责的书写,1）职责书写的格式 2）职责描述常用动词 3）职责描述的书写规则 4）职责描述书写的次序安排,1）职责书写的格式：,行动或角色（动词）——具体对象——职责目标（成果）,2）职责描述常用动词,A、对计划、制度、方案、文件等：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见 B、针对信息、资料：调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理 C、某项工作(上级)：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估 D、思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划 E、直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释 F、上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定 G、管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督 H、专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价 I、下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作 J、其他：维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、经营、确认、概念化、合作、协作、获得、核对、检查、联络、设计、测试、建造、修改、执笔、起草、引导、传递、翻译、操作、保证、预防、解决、介绍、支付、计算、修订、承担、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用,3）职责描述的书写规则,A、必须采用“动词+名词+目标” 或者“工作依据＋动词＋名词＋目标”的书写格式； B、必须尽量避免采用模糊性的动词； C、必须尽量避免采用模糊性的数量词，而尽可能表达为准确的数量； D、必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语，尤其要尽量避免采用管理学专业的冷僻术语。
如确实有采用术语的必要，须在工作说明书的附件中予以解释； E、当其存在着多个行动和多个对象时，如会在行动动词和对象之间的关系引起歧义，需要进行分别表述4）职责描述书写的次序安排,并列型：根据职责的重要性排序和时间花费的百分比排序来进行安排 流程型：根据职责内在流程的逻辑关系来进行安排 网络型：先按照重要性排序来书写过程型职责，最后书写总结性职责 混合型：存在着若干组流程，在组与组之间按照重要性来进行安排，在同一组内部按照流程来进行安排5）职责的定量化信息,1）描述性的数据 用途：工作分配、资源分配、时间管理 数据类型：对职位的隶属度、是否执行、执行的频率、所花费的绝对时间、所花费的相对时间 2）评价性的数据 用途：工作评价与薪酬决策、关键职责识别与绩效评价、培训与开发 数据类型：职责或任务的重要性、职责或任务的复杂性、职责或任务的失误后果、职责或任务学习的难度 在实际的工作分析中，我们常常用到的职责定量化信息主要包括三类：各项职责所花费时间的百分比、各项职责的重要性排序、各项职责的复杂程度6）履行程序（责任细分）,1）履行程序的内涵:它是对工作职责的进一步分解，是针对每项工作职责具体如何完成的过程性描述。
2）履行程序建立的方法 :一种是自上而下的“职责分解法”，另一种是自下而上的“归纳法”5、工作权限,（1）什么是工作权限？ （2）工作权限与组织分权的关系 （3）工作权限的度量尺度和建立方法 （4）工作权限的表示方法,（1）什么是工作权限？,工作权限，是指根据该工作的工作目标与工作职责，组织赋予该工作的决策范围、层级与控制力度，该项目主要应用于管理人员的工作描述与工作评价，以确定工作”对企业的影响大小”和“过失损害程度” 2）工作权限与组织分权的关系,工作权限的划分绝非简单地可以通过工作职责分析来完成，而必须依靠系统性的组织安排，在纵向和横向上根据职能定位与管理人员的职业化水平，在横向上根据企业业务流程的分解，同时考虑到企业内部的信息沟通、资源共享、风险分散、责任分担等若干因素进行系统性的分权，形成分层分类的“分权手册” 在实际的工作分析操作中，工作权限一般包括三个部分：人事权限、财务权限和重大的业务权限，其分别和“分权手册”中的人事管理分权、财务管理分权、业务与技术管理分权等不同板块相对应3）工作权限的度量尺度和建立方法,在工作描述中，仅关注该工作所拥有的审核权和批准权因此，可以根据某工作在“分权手册”上拥有审核与批准权的项目，摘录出该职位的工作权限。
4）工作权限的表示方法,1）财务权限：批准……元以内的……费用 2）人事权限：批准……类（或级）以下员工的录用、考核、升迁、出差、请假等； 3）业务权限：批准……（事项）,6、业绩标准,（1）业绩标准的内涵与意义 （2）业绩标准与考核指标的关系 （3）业绩标准的类型 （4）业绩标准的提取方法 （5）业绩标准的筛选,。