酒店管理会所 餐饮部宴会厅管理 1 餐饮部宴会厅管理管理 宴会是饭店餐饮产品销售的重要形式和经济收入的重要来源其特点是产品销售多，质量要求高，经济收入好因此，重点抓好宴会管理，包括各种酒会、冷餐会等，是饭店宴会部管理的重要任务，并通过宴会形式满足宴会主办者表达欢迎、答谢、祝贺、喜庆欢乐、扩大社交、联络感情的良好愿望和需求 本章主要讨论宴会的流程管理、质量管理内容与方法、人员管理及客史档案管理 第一节第一节 宴会流程管理宴会流程管理 宴会的举办成功与否，取决于宴会部的组织能力，即任何宴会若能事前做好妥善规划，一定可以水到渠成，顺利完成宴会活动完整的宴会作业流程应开始于宴会预订直至宴会结束，全过程大致分五个阶段（见图 3-1），缺一不可，惟有五个阶段相互衔接，充分配合，才能保证宴会圆满成功本节将对每个阶段的主要管理工作进行说明 图 3-1 宴会作业流程图 一、宴会预订阶段一、宴会预订阶段 宴会部受理预订是宴会流程的第一步， 也是重要的一个环节 预订工作做得好与坏，直接影响到宴会的设计策划及整个宴会活动的组织与实施因此，宴会部应设预订专门机构和岗位，挑选有多年餐饮工作经历、了解市场行情和有关政策、应变能力较强、专业知识丰富的人员承担此项工作，从而推动宴会的销售。
酒店管理会所 餐饮部宴会厅管理 2 宴会预订的主要工作流程如下： 宴会洽谈→接受预订→填写宴会预订单→填写宴会安排日记本→签订宴会合同书→收取订金→跟踪查询→正式确定→发布宴会通知 宴会部要了解有关宴会活动的各种信息，它为宴会活动的策划和设计提供正确、充足、必要的依据，这些信息包括： ① 赴宴客人人数 ② 宴会规格 ③ 宾客风俗习惯 ④ 宾客生活忌讳 ⑤ 宾客特殊需要 ⑥ 如果是外宾，还应了解国籍、宗教、信仰、禁忌和口味特点等 对于规格较高的宴会，还应掌握下列事项： ① 宴会的目的和性质 ② 宴会的正式名称 ③ 宾客的年龄和性别 ④ 有无席次表、坐位卡、席卡 ⑤ 有无音乐或文艺表演 ⑥ 有无司机费用等 ⑦ 主办者的指示、要求、想法 二、设计策划阶段二、设计策划阶段 宴会部在接受宴会预订，签订宴会合同之后，就应着手根据了解的信息进行宴会的设计与策划工作 宴会的设计与策划，简单地就是指受理预订后在举办宴会前，根据有关信息资料和宴会规格要求，编制出题突出，科学合理，令主办者满意的宴会活动计划宴会计划的内容要求详细、明了，只有经过周密的策划与设计之后，才能进行宴会准备和组织实施 宴会设计策划的内容例如下： 酒店管理会所 餐饮部宴会厅管理 3 （1）宴会厅环境与气氛策划 ① 宴会厅的餐桌与台型设计。
② 宴会厅绿化和鲜花等装饰设计 ③ 讲台、话筒位置和花卉布置、工艺装饰 ④ 宴会娱乐项目策划 （背景音乐、 乐队人员的位置安排、 文艺演出的场地范围等） ⑤ 灯光的要求等内容 （2）宴会服务策划 ① 主桌台的席次排列和花卉布置、工艺装饰 ② 贵宾（VIP）随行人员坐位安排 ③ 随行人员和陪同人员坐席安排 ④ 宴会服务人员人数确定工作安排 ⑤ 管理人员、服务人员岗位位置安排 ⑥ 上菜、撤盘的线路设计 ⑦ 餐具、布巾等项目的数量等 （3）宴会食品策划与菜单设计 ① 宴会菜单设计 ② 宴会食品原料的采购计划加工烹调工作安排 ③ 宴会酒单设计等 上述宴会活动的所有计划内容，并不是完全由宴会部指定，而是由饭店相关分别拟定的，各部门依照所收到的宴会通知单，各自拟定所负责部分的工作计划，并列出工作清单，作为标准的依据若为特殊的宴会，如大型酒会或国际会议，宴会部可将各部门集合开会，共同策划，各部门有任何问题，都可在会中讨论并加以解决，并将会中决议印成书面资料，分发给各部门位分头进行相关工作宴会工作千头万绪，各部门工作计划的拟定相当重要 除了上述宴会活动计划外，宴会部还应编制一个宴会时间控制表从客人进入宴会厅到整个宴会结束，将其间的各项活动纳入控制表中，并落实到每位服务人员，使整个宴会有计划、有步骤、有条不紊地进行。
另外，良好的宴会活动计划，必须通过畅通合理的传递渠道来下达，使宴会活动的各个程序和各个环节按计划进行，这样才能确保宴会的质量延误了信息的传递和计酒店管理会所 餐饮部宴会厅管理 4 划的下达，或把计划内容中宴会日期、开宴时间、人数、桌数、费用标准、设备要求等写错或传递错，就会影响计划下达，并影响后面整个宴会程序的顺利进行 三、执行准备阶段三、执行准备阶段 好的开始是成功的一半，一场宴会事前的准备工作是否善、彻底，关系到宴会的成败试想当宴会主人驾临宴会会场时，看到一切准备工作井然有序，其心情必定是欢愉且满意的；一旦留下完美的第一印象，宴会人员便可顺利地与其商谈其余细节下面以宴会厅为例，分别介绍宴会前的准备工作 1.1.宴会场地布置宴会场地布置 宴会工作人员在进行场地布置时，应该充分考虑到宴会的形式、宴会的标准、宴会的性质、参加宴会的主的身份等有关情况，进行精心设计、精心实施，使宴会场景既反映出宴会的特点，又使宾客进入宴会厅后有清新、舒适和美的感受，以体现出高质量、高水平服务 宴会场地何时开始着手布置，应视宴会复杂程度而定，可能在宴会当天、前一天或数天以前，并应由各部门根据场地规划进行安排。
客人若有事先进场布置的需求，负责人员应先了解该场地是否有空档，并依照宴会厅规定收取场租之后，方可让客人进场布置 2.2.人员的分工人员的分工 人员分工必须根据宴会类型，针对迎宾、值台、备餐、传菜、酒水、服务桌、供酒、区域负责人等进行工作任务分配，将任务落实到每个人宴会部主管应在宴会开始前，计算所需服务人员的总数，若有人数不足的情形，宜提早申请临时工为确保临时工能随时补缺，饭店需预先安排临时工的来源，比如对社会人士、学校或饭店其他部门的人员进行培训，并随时保持联系以备不时之需 3.3.物品的准备物品的准备 开宴前的物品准备主要包括以下几个方面 （1）台面用品 宴会服务使用量最大的是各种餐具， 宴会组织者要根据宴会菜肴的数量、 宴会人数，计算出所需用餐具的种类、名称和数量，并分类进行准备通常需由宴会服务开出清酒店管理会所 餐饮部宴会厅管理 5 单交给餐务部或管事部工作人员进行准备，所需餐具酒具的计算方法是：将一桌需用的餐具、酒具的数量趁乘以桌数即可各种餐具、酒具的要一定数量备用,以便宴会中增人或者损坏时替补,一般来说,备用餐具不应低于 20% 桌布和餐巾同样需按照桌数准备， 此外餐巾数量应比宴会叁于加人数多准备 10%左右， 以便应付宴会人数临时增加使用。
（2）茶水、酒品饮料 宴会开始前 30 分钟按照每桌的数量拿取酒品饮料取回后，要将瓶、罐檫干净，摆放在服务桌上，做到随用随开，以免造成不必要的浪费 （3）冷菜围碟 大型宴会一般在开始前 30 分钟摆好好冷菜冷菜的多少应根据宴会的规模、规格来定，一般安排 8 个围碟，高档宴会外加一道花式冷盘服务员在取冷菜时一要使用大长形托盘，决不能用手段取 4.4.开宴前的检查开宴前的检查 开宴前的检查，是宴会举行前的关键环节，它是消除宴会隐患，将可能发生的事故降至最低，确保宴会顺利、高效、优质运行的前提条件，是必不可少的宴会的组织在各项准备工作基本就绪后，应该立即对餐台进行检查检查的主要内容包括餐桌的检查、卫生检查、安全检查和设备检查，具体内容如下： ① 宴会厅内的摆设及形式是否宴会订席单上的内容一致 ② 宴会通知单上的注意事项，客数、器材设备、桌布颜色等是否与宴会现场摆设相符 ③ 宴会厅外的海报及指示牌内容与宴会是否相符 ④ 宴会指示牌、宴会厅名称、宴会场地示意图是否正确无误 ⑤ 接待桌的位置及所需物品是否备妥 ⑥ 会场上所需物品及使用器材是否准备齐全并维持在良好状况下例如，喜宴时会场上的喜字、蛋糕、香槟酒等是否准备妥当；会议时所需的器材，例如幻灯机、投影机、麦克风等是否备妥并功能完善。
⑦ 设备，如灯光、音响、冷气、电器等，运作是否正常 ⑧ 音响、背景音乐备妥与否；应在宴会开始前半个小时将空调设备开启 ⑨ 餐具、家具、地毯是否合乎卫生标准 酒店管理会所 餐饮部宴会厅管理 6 ⑩ 检查房间窗帘和服务台是否整洁美观 ⑪ 检查盆花是否新鲜，玻璃、银器是否檫拭光亮 ⑫ 检查桌布和餐巾是否有破损的情况，应确保其干净卫生 ⑬ 维护服务区域与工作台的整洁 ⑭ 检查服务人员是否随身携带笔、打火机及开罐器等必备物品 为准备好宴会，增加宴会收入，喜来登酒店集团设计了一份出色的“宴会指导检查表”，供宴会销售使用，包括以下内容： ① 宴会联系人的姓名、地址、 ② 将要使用哪一宴会厅、坐位风格、具体服务时间 ③ 招待─开胃小吃、装饰与音乐 ④ 赴宴人数、保证人数、主席台位人数和保证日期 ⑤ 菜单、酒单─鸡尾酒、葡萄酒、其他菜品 ⑥ 价格多少包括税金服务费在内的价格、服务费或小费如何处理、谁来为宴会活动付款，何时付 ⑦ 晚宴或晚宴舞会，表演者到位名单、出场顺序。
⑧ 晚餐后舞会：是否清台 ⑨ 承诺的所有项目是否能按时交付（宴会前要再次检查） ⑩ 服务时间厨师、领班有无变动 ⑪ 保证酒吧正常运转 ⑫ 主席台位与坐位的风格与要求一致 ⑬ 坐位数与摆台人数的一致 ⑭ 衣帽间打开，并有侍者服务 ⑮ 花草和烛台与预定要求一致 ⑯ 室温、特殊灯光设施 ⑰ 麦克风工作效果检查，讲稿架、讲词提示器正常工作 ⑱ 雪茄、香烟按预定要求准备，足够的烟缸和火柴 ⑲ 旗帜、横幅、标志摆放到位，过道、房间设置指示牌 ⑳ 摄影、摄像、录音设备正常运作 其他服务项目检查到位 酒店管理会所 餐饮部宴会厅管理 7 确定向来宾表示欢迎的饭店高级主管 名卡、纪念品的分发 额外服务，包括：特殊花草、大分枝烛台、带灯光的放演讲稿台架─讲词提示器，会议主席使用的小木槌或赏金，雪茄香烟，演出费，摄影师，投影、放映设备与操作员，录音机，桌面人造喷泉等 5.5.宴会前集会宴会前集会 待一切设备、摆设的事前检查完成后，紧接着应在宾客达到之前集合员工召开宴会前会议，告知该宴会的注意事项。
许多宴会服务工作大量采用钟点工及临时工来源不一，层次参差不及，不似已受过严格训练的饭店正式员工为同意服务作业，需要事先就宴会服务工作充分协调，并且给予最精确的指示，所以服务前的集合会议不可省略，以免服务发生失误 会议前，当班主管必须先跟负责接洽的主办者进行沟通协调，了解主办者的需求和宴会进行的方式，然后再跟主厨商讨菜单内容，并让主厨了解宴会进行的程序，以便控制出菜时间会议开始前，宴会主管集合员工，点名，确认人员是否到齐，一旦有缺席便应立刻调派人员替补，检查员工的服装仪容，尤其是临时工作人员和钟点工必须使所以员工认识到，一点穿上饭店的制服，所有行为都代表着饭店，半点马虎不得 接着应详细说明该场宴会的性质、菜单内容、每道菜的服务方式、客人的特别需求、每位服务人员所应服务的桌（人）数、上菜的顺序、上菜的信号以及其他相关注意事项解说完毕，便分配服务区域，并且由服务人员自己提问，务必使员工在每一个工作细节都能达成公识举办大型宴会时分秒比争，所以领班必须在有限时间内将该宴会的注意事项清楚告知员工，并将宴会结束后的工作进行妥善的安排，使整个宴会得以圆满完成且有效率地进行地善后工作为使宴会工作顺利、有效率，人员集合时所讲的内容应以重点式的告知方式为主。
至于其他服务上应注意的细节，则可斟酌集合后所剩余的时间再行告知 宴会当中菜肴的展示、上菜、收拾均需同步进行，所以必须有统一的动作和信号传达指令一般小型宴会便以服务主宾的服务员动。