2023年项目档案管理制度篇 书目 投资项目档案管理规定制度 投资项目档案管理规定 为加强本公司系统各投资项目的档案管理,特制订本管理方法 第一条“投资项目”是指: (一)因本公司参加投资或合作而产生的盈利性建筑工程; (二)因本公司参加投资或合作而设立的生产经营性企业 其次条建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管,生产经营 性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管以下各条规定均指其次类 投资项目文件资料的管理 第三条全部档案按类、目划分归纳,依据公司档案现状,设以下四类档案,并将各项 目本身作为目: (一)全资投资项目类; (二)合资合作投资项目类; (三)内地投资项目类; (四)境外投资项目类 第四条全资投资项目档案包括的必要文件是: (一)新上项目预报表和可行性分析报告; (二)给政府的恳求报告和政府批文; (三)企业章程和董事会决议; (四)总公司的法人营业执照和工商局批复; (五)资信证明或资金来源证明; (六)产权变更有关文件、材料; (七)项目实际投资金额证明材料; (八)历年经营业绩。
第五条合资合作投资项目档案包括的文件是: (一)新上项目预报表和合资企业可行性分析报告; (二)外商投资企业名称运用证和各方股东的政府批文; (三)给政府的申请报告和政府批文; (四)合资企业合同书; (五)合资企业章程和董事会决议; (六)合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书; (七)合资各方资信证明或资金来源证明; (八)各方(中方)主管单位看法; (九)合资各方委派的董事名单; (十)进口设备、办公用品清单; (十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照; (十二)产权、股权变更有关文件、材料; (十三)项目实际投资金额证明材料; (十四)历年经营业绩 第六条内地投资项目包括的必要文件是: (一)给政府经济协作办公室的申请报告; (二)企业去内地兴办工商企业的章程; (三)合资、合作的联营合同或合资意向书; (四)企业成立或变更时的政府批文; (五)企业法人营业执照副本的复印件; (六)派出负责人的法人授权托付证明书; (七)会计师事务所的验资报告; (八)当年或上一年度的财务决算表复印件; (九)银行开具的资信证明; (十)企业已经在内地投资的经营效益状况; (十一)政府主管部门批文; (十二)工商局批文; (十三)外出兴办企业当地政府的批文; (十四)外出兴办企业当地工商局批文; (十五)外出兴办企业工农业执照复印件; (十六)项目实际投资金额证明材料; (十七)历年经营业绩。
第七条境外投资项目档案包括的必要文件是: (一)给外汇管理局及经发局的申请报告; (二)可行性探讨报告; (三)海外公司合同、章程; (四)投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书; (五)投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩; (六)外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料; (七)政府主管部门征询我驻外使领馆看法的函; (八)政府主管部门同意成立海外公司的批文; (九)海外公司在投资国的注册登记证明; (十)项目实际投资金额证明材料; 第八条项目档案的收集和保管 (一)投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理,总公司各下属公司应仔细协作其 工作 ,主动、刚好地将项目档案整理上交投资发展部,投资发展部建档后将档案原件移交总经理 办公室,并保留二套完整复印件; (二)各项目负责人将项目文件交给建档员时,建档员应刚好登记文件交付日期、名称 、原件或复件、交付人,并由文件交付人签字认可; (三)文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字,按性质进行编号、归档; (四)项目档案保管期(原件和复印件)一般为永久保存。
第九条项目档案的查阅 (一)总公司人员因工作须要查阅或借用项目档案时,在投资发展部办理相应的查阅或 借用手续; (二)集团内各单位因公须要查阅项目档案时,须出具本单位领导的批准证明经执委 会主任或投资发展部经理同意后,方能由建档员接待查阅; (三)外单位人员因公须要查阅项目档案时,应持有单位介绍信,经执委会主任同意后 ,方 能由建档员接待查阅,并由建档员具体登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查 阅理由; (四)项目档案一般不得带出档案室外,如有特别状况,需带出室外或复制时,必需经 执委主任批准,由建档员具体登记,借用人签名后才可外借,并限期归还; (五)查阅人违反借阅规定时,建档员有权对其提出指责以至停止其借阅 第十条全部资料均应放人有锁的柜子里,钥匙由建档员专人保管,建档员因工作失职 ,使文件丢失或损毁,应追究其责任 第十一条由于建档员的变动或机构的变更等,项目档案须要移交时,须办理交接手续 ,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章 房地产新项目部档案管理制度怎么写 房地产新项目部档案管理制度为了做好工程及设备档案资料的管理工作,参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求结合本公司实际状况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。
一、归档范围主要为工程和设备档案资料 1、工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同(全部合作合同、供应合同、工程合同以及各合同的 、补充合同,供应商(服务)单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件,比价的考察调研报告,考察调研的影像、照片资料)、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他须要存档的文件等 2、设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料,是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据 档案员接收归档本公司的各类设备资料 主要包括安排、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文; 开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检3、验单、图样、技术手册、运用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录; 安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理看法; 运行及维护修理阶段的设备仪器移交运用部门的 和随机工具清单、设备仪器维护保养和平安技术操作规程、设备仪器运用记录、设备仪器保养状况记录、设备仪器检查记录及修理记录; 改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报嘉奖等各类文件。
二、档案保密制度 1、档案工作人员必需树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度 2、凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作隐私保管并严格限制查阅范围,本公司人员须要查阅者,须经本公司主管领导批准 3、凡作隐私和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司隐私 4、对确已无保存价值的建设工程和设备档案,列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销 三、档案工作人员岗位职责 1、酷爱档案事业,忠于职守,遵纪遵守法律,勤奋学习,具备档案专业学问 2、负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,主动供应利用,为各项工作服务 3、按规定向当地档案馆移交应进馆的档案 4、主动主动地向上级主管部门汇报档案工作状况,接受其监督、检查和指导 5、办理领导交办的其他档案业务工作 四、档案管理制度 1、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷,确因工作须要,须经本公司主管领导批准同意后方可查阅 2、档案柜内的档案要进行系统排列存放,不准堆放与档案无关的东西,做到完整平安,存放有序,查找便利3、做好档案柜内'六防'(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作,平常要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整齐、平安。
4、对档案柜所藏档案要进行常常检查,发觉问题刚好实行有效措施 5、凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件,仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份,应留一份存档; 只有一份的,将原件存档,复印件随机运用 6、档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作 仪器设备档案内的文件材料,要按时间先后排列好,用铅笔编写页号,凡有文字的页面,都要编号,正面编在右上角,背面写在左上角,然后填写好卷内书目 五、档案平安制度 1、严格执行定期检查和进出档案清点制度,档案柜实行专人负责,钥匙应妥当保管,如有丢失应刚好汇报并实行措施,非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案 2、每次长假前应对档案进行全面检查,档案柜加贴封条,切实消退平安隐患 六、档案资料查阅利用制度 1、本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予供应档案、资料 档案资料的借出时间,不得超过半个月,确需接着借阅,必需办理续借手续 对于关键性和常用部分的档案应运用复印件,尽量不用原件,一般由运用人复印。
2、档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特别状况须要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还 借出的档案材料的原件,借用人要妥当保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责 外单位人员须要复印档案柜里资料时须经主管领导同意后方可进行 3、档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付 4、查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等,严禁涂改和拆撕档案,违者且造成档案损毁的,依法追究当事人行政、法律责任 5、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员,以利探究和总结档案利用工作规律,更好地为各项工作服务 七、档案的收集 1、档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员赐予的资料应刚好登记。