公司办公自动化操作规程 公司办公自动化操作规程 一、总则办公自动化（OA）系统是公司提高工作效率、规范管理流程的重要工具为确保系统正常运行和用户高效使用，特制定本操作规程本规程适用于公司所有员工，旨在指导员工正确使用OA系统，实现工作流程的电子化、自动化管理 二、系统登录与使用 （一）系统登录1. 打开公司OA系统登录页面- 访问路径：[公司内部OA系统网址]- 使用浏览器：建议使用Chrome、Firefox等主流浏览器2. 输入登录信息- 用户名：员工工号- 密码：初始密码为工号，首次登录后需修改3. 登录操作- 点击"登录"按钮- 忘记密码时，点击"忘记密码"链接，按照提示重置 （二）界面导航1. 主界面组成- 顶部导航栏：包含系统名称、通知中心、消息中心- 左侧菜单栏：包含公文管理、人事管理、行政管理等功能模块- 中心工作区：显示当前操作界面2. 常用功能入口- 待办事项：显示待处理任务- 通讯录：查看公司员工联系方式- 通知公告：浏览公司最新通知 三、核心功能操作 （一）公文管理1. 文件上传与下载- 点击"上传"按钮选择文件- 文件大小限制：不超过20MB- 下载时选择保存路径2. 公文流转- 创建公文：选择公文类型（通知、报告等）- 添加收文人：从通讯录中选择- 设置流程：定义审批节点和顺序3. 版本管理- 系统自动保存历史版本- 可查看不同版本内容差异 （二）日程管理1. 添加日程- 点击"日程"模块- 输入标题、时间、地点、备注- 设置提醒方式（弹窗、邮件）2. 日程共享- 选择共享对象- 设置访问权限（仅查看/可编辑）3. 团队日程- 创建团队共享日程- 查看团队成员安排 （三）通讯录管理1. 添加联系人- 填写姓名、部门、职位、联系方式- 可上传头像2. 查询联系人- 按部门、姓名模糊搜索- 保存搜索结果为快捷列表3. 分组管理- 创建联系人群组（如项目团队）- 一键发送群组消息 四、系统维护与安全 （一）日常维护1. 定期检查- 每日登录系统检查有无未处理事项- 每周清理过期文件和日程2. 备份操作- 系统自动每日备份- 可手动导出重要数据 （二）安全规范1. 密码管理- 定期修改密码（建议每月一次）- 密码复杂度要求：包含字母、数字、符号2. 登录限制- 连续错误登录5次自动锁定账号- 锁定后需联系IT部门解锁3. 数据保密- 不在公共电脑保存敏感文件- 离开座位时自动退出系统 五、常见问题处理 （一）系统故障1. 无法登录- 检查网络连接- 确认用户名密码正确- 联系IT支持2. 功能异常- 刷新页面或重启浏览器- 清除浏览器缓存- 提交系统故障报告 （二）操作疑问1. 查看帮助文档- 系统内嵌帮助中心- 搜索相关功能操作指南2. 联系支持- 填写IT服务请求单- 工作时间内响应时间不超过2小时 六、培训与考核 （一）新员工培训1. 培训内容- 系统基本操作- 常用模块使用- 安全规范说明2. 培训方式- 集中培训课程- 学习资料- 一对一指导 （二）使用考核1. 考核周期- 每季度进行一次系统使用考核2. 考核内容- 核心功能操作熟练度- 工作流程规范执行情况3. 考核结果应用- 作为绩效评估参考- 针对薄弱环节开展专项培训 公司办公自动化操作规程 一、总则办公自动化（OA）系统是公司提高工作效率、规范管理流程、优化信息共享的重要工具。
为确保系统正常运行和用户高效、规范地使用，充分发挥其管理效能，特制定本操作规程本规程旨在为全体员工提供清晰的指导，帮助员工掌握OA系统的各项功能，实现工作流程的电子化、自动化管理，促进公司内部管理的规范化和高效化全体员工应认真学习并严格遵守本规程，将OA系统有效融入日常工作 二、系统登录与使用 （一）系统登录1. 打开公司OA系统登录页面 访问路径：员工可通过公司内部网络访问路径 [例如：] 或在公司内部公告中获取的专用链接进入系统 浏览器要求：为获得最佳体验，建议使用最新版本的 Google Chrome、Mozilla Firefox、Microsoft Edge 或 Safari浏览器请避免使用IE浏览器或已过时的版本2. 输入登录信息 用户名：默认为员工的个人工号 密码：首次登录时，初始密码通常为工号或根据公司规定设置的其他初始密码首次登录后，系统会强制要求用户在“个人信息”或“安全设置”模块中修改初始密码新密码需符合复杂度要求：通常包含大小写字母、数字及特殊符号的组合，且长度不小于8位3. 登录操作 在登录界面输入正确的用户名和密码后，点击“登录”按钮进入系统主界面。
忘记密码处理：如忘记密码，请点击登录界面下方的“忘记密码”或“重置密码”链接，按照系统提示通过预留的短信验证码或邮箱验证方式完成密码重置重置后的密码同样需符合复杂度要求若以上方式无法解决问题，应联系公司IT支持部门协助处理 （二）界面导航1. 主界面组成 顶部导航栏：通常包含系统名称/Logo、全局搜索框、用户头像/姓名、通知中心（未读消息红点提示）、消息中心入口、以及可能的系统设置或退出登录按钮 左侧菜单栏：这是系统功能的主要入口，通常按照业务模块进行分类，常见模块包括但不限于： 公文管理：用于处理各类电子公文，如请示、报告、通知、函件等 人事管理：员工个人信息管理、组织架构查看、考勤打卡、假期申请等 行政管理：固定资产管理、采购申请、会议室预定、后勤服务申请等 工作流：自定义流程设计与管理，用于支持个性化业务流程 通讯录：公司内部员工及部门信息查询与维护 通知公告：查看公司发布的最新通知、公告、新闻动态 日程管理：个人日程安排、会议预定、提醒设置 积分商城/活动中心（如有）：参与公司组织的线上活动，使用积分兑换礼品等 中心工作区：也称主内容区，根据左侧选择的菜单项或用户当前状态，动态显示对应的功能模块界面或待办任务列表。
2. 常用功能入口 待办事项：位于界面顶部导航栏或左侧菜单栏的快捷入口，用于集中查看需要处理或审批的任务列表，通常会显示任务的截止日期和优先级 通讯录：点击左侧菜单栏的“通讯录”或在搜索框中输入“通讯录”，可快速进入支持按部门、姓名拼音首字母、姓名进行模糊搜索，找到目标联系人可查看联系人的详细信息（部门、职位、分机号、电子邮箱、办公地点等），并可一键拨打（如果系统集成功能）、发送内部消息或添加到常用联系人列表 通知公告：点击左侧菜单栏的“通知公告”或在顶部导航栏点击通知中心图标，浏览公司发布的各类通知系统会自动高亮未读通知可按发布时间、发布范围等条件筛选通知，也可将重要通知标记为已读或收藏 三、核心功能操作 （一）公文管理1. 文件上传与下载 文件上传：在需要上传文件的界面（如创建公文、填写表单、发送消息附件等），找到“上传”按钮（通常为带有向上箭头的图标）点击后，会弹出文件选择窗口，浏览并选择需要上传的本地文件注意文件大小是否符合系统限制（通常单文件不超过20MB，特殊情况需联系管理员申请），以及文件格式是否符合要求（如合同需为PDF，图片建议JPG/PNG）。
选择文件后点击“打开”或“上传”完成操作上传过程中请耐心等待，不要中断 文件下载：在界面中找到需要下载的文件链接或图标（通常为下载箭头图标）鼠标悬停或直接点击该链接/图标，系统会弹出保存文件的提示选择本地保存路径，点击“保存”即可下载的文件请及时解压或查看，并注意保存到安全位置2. 公文流转 创建公文：进入“公文管理”模块，选择相应的公文类型（如“通知”、“请示”、“报告”、“函”等）点击“新建”或“创建”按钮 填写公文内容：在弹出的编辑页面中，填写公文标题、主送单位/人员、抄送单位/人员、密级（如需要）、正文内容可根据需要添加附件（参照文件上传操作）系统通常提供富文本编辑器，支持插入图片、表格、页眉页脚等格式 添加收文人：在“收文人”或“流程节点”设置区域，点击“添加”或“选择”按钮系统会弹出通讯录搜索框，输入收文人姓名、工号或部门名称进行搜索选中目标收文人，并设置其角色（如“审批”、“会签”、“阅知”等）对于需要按部门或角色批量添加的，系统可能提供相应的批量导入或模板功能 设置流程：对于需要审批的公文，需要定义审批流程在“流程设置”区域，添加流程节点，即确定每个审批环节由谁负责，并设置节点间的顺序（如按顺序流转、会签、或根据条件跳转）。
可参考系统内已存在的流程模板进行修改，或新建自定义流程（需具备相应权限并遵循公司流程管理规范）流程设置完成后，保存并启动公文流转3. 版本管理 系统自动保存：在公文编辑状态下，系统通常会自动保存草稿，并记录修改历史编辑历史记录中会显示每次修改的时间、修改人以及主要变更内容（部分系统支持） 查看历史版本：在公文已流转或归档后，在详情页面通常会有“历史版本”或“版本管理”入口点击进入后，可查看该公文的所有历史版本选中某个历史版本，可以预览或下载该版本的文件内容如有需要，管理员或文档创建人（根据权限设置）可能还有“恢复”指定历史版本的功能 （二）日程管理1. 添加日程 进入日程模块：点击左侧菜单栏的“日程”或顶部导航栏的日程图标 创建新日程：在日程视图（日视图、周视图、月视图）中，找到“新建日程”、“+”号按钮或日历上的空白日期区域，点击进入编辑界面 输入日程信息： 标题：简要概括日程内容，如“项目A周会”、“客户拜访XX公司” 时间：选择开始时间和结束时间支持全天事件（如生日）设置 地点：填写会议地点或活动地点，可使用系统内嵌的会议室预定功能（如适用）。
描述/备注：详细说明日程内容、参与人员、所需准备事项等 颜色分类：可选择不同颜色标记日程类型（如会议、个人事务、假期等），方便区分 提醒设置：选择是否需要提醒，并设置提醒时间（如提前5分钟、提前1小时、提前1天等）可设置提醒方式（如系统弹窗、邮件提醒、短信提醒等） 保存日程：填写完毕后，点击“保存”按钮2. 日程共享 编辑共享设置：在已创建的日程编辑界面，找到“共享”或“权限设置”选项 选择共享对象：从通讯录或部门列表中选择需要共享此日程的人员或团队 设置访问权限：根据需要选择共享对象的权限级别： “仅查看”：对方只能看到日程内容，不能修改 “可编辑”：对方可以查看、修改甚至删除（取决于系统设置和公司权限策略） 保存设置：确认共享对象和权限后，保存设置被共享的日程会在对方的日程视图中显示3. 团队日程 创建团队共享日程：在日程模块中，选择“创建团队日程”或类似选项需要指定团队名称或选择现有团队 设置日程内容：与个人日程类似，填写标题、时间、地点、描述等信息此日程将自动分。