常用公文实例讲解一、公文的格式要素及其标识规则（一）发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称＋文件组成通常行政机关的重要公文均应加“文件”二字，其作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与庄重性二）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成发文机关代字不可过长年份用4位阿拉伯数字，外加六角括号〔〕，而不是[]如×××〔2007〕397号三）签发人只有上行文才要标识签发人下行文则不要上行文因为要标识签发人，这时候发文字号不再居中，而是居左空1字，签发人则右空1字，二者同处一行四）公文标题公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号另外，注意回行题式不规范问题《国家行政机关公文处理办法》明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”而在实际排印时，却往往做不到这一点如：中共xx县委xX县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见 此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为：中共XX县委xX县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实 施 意 见（五）主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称注意主送机关一般写一个，特别是上行文，否则会使多个主送机关多头管理或互相推诿。
六）正文常见错误：结构层次序数使用不规则正确的结构层次序数是：一、（一）1.（1）（七）附件公文如有附件，应当注明附件的顺序号和名称方法是：在正文下空一行左空2字标识“附件”，后标冒号和名称附件不只一个时，应使用阿拉伯数字标明序号，附件名称后不加标点符号如：附件：1.XXXXXX 2.XXXXXX(八)成文时间成文时间即成文日期，以领导人签发的日期作为公文的成文日期；联合行文时，以最后签发机关的领导人签发的日期为准；经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为准；电报以发出日期为准日期用汉字如“二〇一〇年六月七日”常见错误是成文时间采用阿拉伯数字，有的国家行政机关公文成文时间将Ο写成零九）印章骑年盖月上不压正文，下不压主题词注意：会议纪要不要印章特别情况说明：不能标识“此页无正文”，目的是使印章与正文务必同处一页，不留空白，堵住编造公文的漏洞十）主题词主题词的标引应根据公文内容从上级机关制发的《公文主题词表》中选择，3-5个主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标冒号主题词之间空1字十一）抄送现已取消“抄报”，一律用“抄送”回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号二、容易混淆的公文文种（一）报告与请示相同处：都是上行文，结构相同。
不同处：报告是陈述性，可一文多事，可一文多报，不用批复请示是呈批性、工作事前行文，请求问题，要求批复，一事一文主送一个机关二）通知、通报、通告与公告不同之处：通知是有特定对象并要求执行的通报对象范围大一些，一般不需要执行通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用它有具体范围和时限性公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文发布公告的单位应当是国家领导机关，或者由国家领导机关授权的单位（如新华社），地方行政机关和其他基层单位一般不发布公告作为企业，基本上不用这种公文文种三、公文写作体会（一）学习理论：学习《国家行政机关公文处理办法》（国发﹝2000﹞23号）、《中国共产党机关公文处理条例》（中办发﹝1996﹞14号）二）学习范本：学习中央、省、市级党委、政府的公文三）学习实践：在公文实际工作中逐步提高。