从档黑敞情;兄分析工程档案存在的问题（二）工程档案的准确性序号问题明细一、工程档案的基础管理工作情况组织机构不明确，职责不清晰；人员业务素质参差不齐；工 作流程不清晰；档案人员未能介入工程迂设等二、工程档案的完整性、准确性、系统性、有效性情况（一）工程档案的完整情况1综合管理 文件工程建议书、可研（代实施方案）、初设等归档 文件不是最终版，且缺评估报告、专家意见等 工程批复文件不全（只见请示，未见批发；最终 调整文件应归档）等招投标文件不全（包括招标、投标、评标、中 标、备案、批发文件等不全）、采购文件不全、 存在复印件等合同不齐全、或有副本归档，缺乙方授权委托 书，合同信息填写不全等环保、审计等单项脸收文件未及时归档等支要节点的监督检查、会议纪要等归档不全2施工文件参迂单位资质及人员资质不全等材料报审中，材料质量证明文件、局部产品检 脸、试验文件不全；报审时间晚于批准时间，存 在逻辑问题；签署存在代签现象施工测量记录不全（含测量放线、地基验槽、沉 降、标高隐蔽工程检查等记录）；培训文件不 全，存在后补材料现象工程质量险收文件不全（分部、分项、检险批不 对应）3监理文件参速单位资质及人员资质不全。
未履行其职责，未对施工单位的工程及资料进行 实质审查监理往来文件、日志、月报、旁站记录等有缺 失，记录与实际施工不一致4设备文件局部设备的随机资料、开箱险收单、质量检险合 格证明文件、安装图纸及记录、调试记录等不 全、质量证明文件存在造假现象进口设备块报关单、发票等文件设备资料组卷不合理施工资料中监督见证取点与人负签字存在不对应 情况，方案编写与审核为同一人，不符合工作程 序局部施工资料中未见技术人员或监理人员签字认 可等竣工图修改不到位、修改处未见依据等监理签字存在不分专业混签现象等O资料中有杠改等修改斑象，但未签字确认；存在 铅笔、圆珠笔记录现象等三）工程档案的系统性局部档案目录不能清晰反映卷内信息，备考表的 互见说明不清楚等设备档案组卷方案不明晰等四）工程档案的有效性合同有发印件归档，局部施工文件有发印件归 档，工程定设重要节点的会议签到表为复印件 等，同一人员签字不一致等，文件材料出现前后 逻辑错误等一、工程档案存在的意义工程档案是在工程立项、设计、勘察、施工、监理、竣工验收等工程建设全过程中形成的各种载体形式的、具有 保存价值的原始记录，它真实记录了工程建设过程中的具体情况，反映了工程建设是否规范、施工计划与施工进度是否 吻合、工程资金使用情况是否合理、工程建设是否到达批复要求等内容。
在重大建设工程中，工程档案发挥着重要作用，是确保建设工程通过竣工验收的重要组成局部，是检查工程建设 质量的凭证，为日后工程改建、扩建、整改等活动提供原始依据但是，目前工程档案验收依然发现存在不少问题，因 此应从中吸取经验教训，总结方法，使工程档案能够弥补缺乏、发挥所长，为工程竣工验收打下坚实基础，在经营管理、 工程建设等方面为领导决策提供依据二、工程档案存在的问题档案验收内容一般包括工程档案基础管理工作情况，工程档案的完整性、准确性、系统性、有效性，以及工程档 案的平安保管三个局部通过整理以往档案验收专家的意见，发现工程档案存在着共性问题，尤其在基础管理和工程档 案的完整性、准确性、系统性、有效性等方面，具if信息如表1三、工程档案存在问题的原因1 .工程档案管理机制不健全档案管理机制不完善在一定程度上影响工程档案的工作质量、进度等1）沟通机制不健全建设单位各部门之间缺少沟通联系，档案部门不能提前介入工程建设，无法最先提出工程 档案的归档要求，在工程检查、推进、交工验收等关键节点未能参与其中，并在工程进行时由于无法及时掌握工程进度 信息，致使对工程资料的监督检查出现空白2）缺乏约束在建设单位内部尚未达成统一共识，未将工程档案归档要求、归档质量等相关条款纳入合同与相 关考核范畴，无法在具体工作中对设计、施工、监理等单位形成相应约束，因此无法保证工程资料的归档质量。
3）履职不到位建设单位各相关部门、参建单位之间联系松散，存在互相扯皮、推诿，工程档案人员流动性大 等问题，工程资料“为什么管，由谁管，怎么管”的问题影响了工程资料的完整、准确、系统、有效等2 .工程档案管理制度落实不到位在实际工作中，由于紧急情况的发生，各单位、部门之间缺乏有效沟通交流以及各部门工作习惯等原因，工程档 案管理制度的执行率不太理想，工程管理单位未能发挥连接档案管理部门和参建单位的桥梁作用，档案管理部门没有完 全履行提前介入、全程跟踪、督检的职责，因此工程档案普遍存在着工程管理单位和参建单位“重工程、轻档案”，档案 部门“重接收保管，轻督导检查”的现象，工程档案工作不能与工程建设同步进行，资料的收集、整理、鉴定等工作滞后， 严重影响了工程资料的真实性、完整性、有效性、系统性等要求3 .档案意识不强工程档案形成于工程建设的各个阶段，产生于各个单位、部门，只有上下齐心，内外齐力才能保证工程档案的完 整性、系统性等同时，工程建设周期长、时间跨度大、参建单位众多，对工程资料的收集、整理、保管等提出了比拟 高的要求然而，实际工作中建设单位各相关部门、参建单位等对工程资料的重要性认识不够，导致工作未能全面、协 调开展。
参建单位在工程实施前没有设置稳定的档案人员，当资料产生后指派相关技术人员兼职档案工作，兼职人员不 了解档案知识，也没有在施工过程中注重资料收集，认为只要完成施工进度计划、质量、资金要求等就可以，工程资料 不完美也无所谓;在收集资料时，只注重文件形式，不注重文件内容，最后提交的工程资料会出现逻辑不强、签署不齐全、 施工日志与实际工作不一致、重要节点数据记录不全等问题4 .档案人员业务知识不全面工程档案涵盖的知识范围较广，包括工程管理、环境保护、档案管理、财务等，要求档案人员了解相关专业知识, 熟悉具体工作流程但目前，档案人员知识水平较单一、参加档案专业培训的机会较少，同时又缺乏主动学习的积极性, 在一定程度上给工程档案工作增加了难度从上述工程档案存在的问题能够了解到档案人员只掌握档案业务，而对工程 管理的工作程序不熟悉，如对工程立项及评审程序、招投标工作过程及管理规定等不了解，导致相关立项依据文件的评 审文件未归档，招投标文件归档不全等;对工程过程不了解，无法介入工程进行全程跟踪;不了解工程各单项工作程序， 不能判断文件归档内容是否齐全;不了解工程档案的归档要求，无法全面指导施工单位收集、整理工程资料等。
四、解决措施1 .建立工程档案管理网络档案管理部门牵头组建以工程档案分管领导主导，档案管理部门为核心，各部门、勘察单位、设计单位、施工单 位、监理单位等参与的工程档案管理工作网络，实现由上到下的工作机制，明确相关职责首先，各部门、单位应该配备专（兼）职档案人员对各自领域形成的文件进行收集、分类、立卷、鉴定、归档等; 其次，各部门加强沟通、交流，保证档案部门及时掌握工程建设进度;最后，档案管理部门对相关档案人员进行业务培训I, 同时针对建设工程的性质及整体节点计划提出工程档案的归档时间、份数、范围、质量等要求，使其了解工程档案及其 管理规范等，并在工程建设过程中深入现场监督、检查资料收集、整理情况，给予及时的业务指导U2 .编制程序文件，统一标准工程文件向工程档案转化的过程中，存在着收集不及时、资料不齐全、档案与工程建设不同步等问题，致使文件 的形成、积累、整理、归档等工作一直处于被动状态，因此采取措施进行管控必不可少1）编制《工程档案归档程序文件》档案管理部门应根据工程特点与工程节点计划编制工程文件归档程序文件归档程序文件对工程各阶段文件的收集、鉴定、整理、审查、归档、验收等工作步骤、目标、档案管理要求做出规定， 给予针对性的具体档案工作业务指引，方便技术人员及档案人员了解、掌握档案要求，便于在实际工作中执行。
2）编制《工程档案归档计划表》遵循工程档案与工程建设“四同步”原那么，形成合理、实施性较强的工程文件 归档计划，要求各单位在规定时间内完成资料的收集、整理、审查、归档等工作3）形成催促检查机制档案部门牵头，组织计划部门、工程管理单位等加强对归档情况及计划实行情况进行监 督、检查，保证工程资料的归档时间、格式、范围、质量、份数等可控，到达资料归档要求3 .坚持工程档案的全过程管理工程档案的全过程管理包括事前、事中和事后管理建设工程周期长、建设难度大、管理复杂，如果在建设过程 中忽视任何一个环节的资料收集、整理、监管等，都将影响工程档案工作有序开展，因此应加强工程档案的全程管控1）事前管控除了上述的建立工程档案管理网络、编制文件归档程序等方法，档案管理部门还需提出要求，建 立合同控制机制，参与到合同审核工作中，将工程档案管理纳入合同管理中，在合同中明确规定工程资料的归档时间、 范围、质量等要求，以及归档资料不符合要求时扣除违约款项等;在工程开工前，档案部门应召开档案专题会议，与工程 管理单位、施工单位、监理单位等确定档案收集范围，并提出工程档案归档要求等，确保施工单位、监理单位必须形成 相应的文件材料并及时。
2）事中管控在开工会上，档案部门应再次提出工程档案收集、整理、归档要求等，要求各参建单位配置专兼 职档案人员跟进工程，及时收集产生的文件资料在设备开箱验收时，专兼职档案人员必须到现场进行资料收集，确保 设备相关资料完整档案部门应不定期地对文件材料的形成情况进行检查和指导，确保工程档案的“四同时”不间断3）事后管控环节首先，档案部门严格把好资料审查关，参建单位对完成的工程资料进行自查后，分 别由监理单位、工程管理单位、档案部门层层审查，待资料符合归档要求，将资料移交档案部门;其次，档案部门接收资 料后对工程全过程文件进行检查，并在验收前组织公司各部门对移交的工程文件进行自查，发现问题及时整改、完善， 符合要求后按相关规范进行归档、提交验收、平安保管、提供利用4 .提高人员档案意识档案意识直接影响人员对待档案工作的态度，因此必须采取措施提高档案人员及其他人员的档案意识1）加强宣传与学习首先，建设单位应举办档案价值宣传教育活动，明确档案在公司生产经营、领导决策等方 面的重要性，提高全员档案意识洪次，建设单位加强对档案管理制度的宣贯，使全体成员了解档案、关注档案，并在实 际工作中树立档案意识2）纳入考核，形成激励机制。
为了激发公司各部门对档案的重视，以及广大档案人员的工作积极性，应将档案 工作纳入各部门及个人绩效考核，形成部门督导、个人奋进的良性学习与工作习惯，以此来改变档案意识薄弱、档案人 员业务水平局限的问题5 .提高档案人员的业务素质业务素质是档案人员在工作中综合能力的表达，包括完成工作的业务技巧、对待档案工作的态度等，只有全面提 高档案人员业务素质，才能为公司工程档案工作提供后备力量1）提升自身综合素质档案人员不仅要熟悉档案管理的基本要求、国家对工程档案管理的相关制度，还需了解 工程管理的相关知识，熟悉工程立项、招投标、合同、施工管理、验收等流程，便于对归档文件齐全、完整的审核，加 强计算机知识的掌握，为信息化做准备2）强化培训一是采取外培和内培的方式加强对专（兼）职档案人员进行业务培训，鼓励档案人员学习各行业 的先进工作经验，了解国家、行业关于工程档案的标准及要求;二是通过内培使公司档案部门、工程管理单位、施工单位、 监理单位等档案人员知悉建设单位对于工程资料的要求，注意在工程资料的收集、整理、鉴定、归档等环节有所侧重， 防止在实际操作中走弯路或敷衍应付。