会场管理规范与制度范本会场管理规范与制度范本 第一节会场管理规范 一、会场服务的主要内容 会议签到 签到是指与会人员进入会场前，在签到处签名或交签到证，是与会人员到会时的 第一件事，同时也是会中服务的第一项任务其目的是掌握出席情况依据不同的划 分标准，会议签到的具体方法可以分为许多不同的类型下面就介绍几种常用的签到 方法： !"簿式签到 会议工作人员预先要准备好签到簿，与会人员到会时让其在簿上签署自己的姓 名，有的还需注明自己的职务、所代表的单位和团体名称，表示到会这种簿子利于 保存，便于查找关系，有纪念性意义但只适用于小型会议或与会人员到会时间较为 分散的会议如较长时间的会议，要求与会人员提前一天或几天到会一些大型会 议，或与会人员到会时间集中，不宜采用这种办法，否则将会在签到处形成拥挤现 象，造成秩序混乱，影响会议按时进行 #"签到证卡签到 就是将印制好的卡片预先发给与会人员，与会人员入场时交出一张卡片就行了 卡片签到也有两种办法：一种是签名的卡片，与会人员要在卡片上签上自己的姓名才 能入场；一种是由卡片上的固定号码代表出席人的姓名重要会议使用的多是签名卡 片，上面也印有证件号码或座次号码，这种办法可避免簿式签到易造成人员拥挤的弊 端。
!"会议工作人员代签 这种办法适用于小型会议会议工作人员持有本次会议应参加人的名单，来一人 计一名，随时可以知道到会情况，这种办法较为简单，完全不用麻烦与会人员，而且 统计迅速采用这种办法，会议工作人员必须认识本次会议的全部或绝大部分参加 人，根本不认识或大部分不认识与会人，就无法采用这种办法如果是富有纪念性意 义的会议，为了保存与会人员亲笔签到的笔迹，小型会议也可以不使用这种办法可 让与会人员直接签名 #"印制座次表全图签到 即：一边接受签到，一边在座次表上销号，这样做，随时可以知道到会人数与缺 席人数及其姓名这时应注意，印制座次表时，与会人员的座次安排要有一定规律， 如从某号到某号是某地区代表座位，将同一地区的与会人员集 中在一起，便于与会者查找自己的座位，能起到引导座位的作用 $"电子签到机签到 只要与会人员进入会场时把签到卡片送进签到机；签到机就会将姓名、号码传到 中心，并把卡片退还本人，入场完毕，签到情况就会在荧光屏上显示出来电子签到 机在我国投入使用的时间不长，使用范围有限，但由于它具有快速、准确、简便的特 点，必将在不长的时间内得到更为广泛的应用 在不使用电子签到机的情况下，统计到会人员和缺席人名单有两个办法： 按排按号地顺序整理签到单，少数工作人员就可以完成这一工作。
但是，这 种办法必须等到会同志大部分到会后才能开始工作，在会前只能统计到会和缺席人 数，而不能很快提出缺席人的具体名单 把座次表全图印出来，一边接受签到，一边在 座次表上销号这样做，可以随时知道谁到会，谁未到会与会者入场后，秘书部门 要及时准确地报送出席和缺席情况，以便会议主持人掌握 引导座位 日常的小型会议，与会的同志一般都有自己的习惯座位但多数会议需要与会者 按照会前安排好的座位或区域就座召开大中型会议，为了方便与会者尽快就座和保 持会场秩序安静，都需要采取某种方式引导座位比如，在会议厅召开的大中型会 议，一般都采用对号入座的方式或是将会场划分为若干区域，以地区或部门或行业为 单位集中就座，根据不同情况，有的也可采取随便入座的方式，无论采取对号入座 · ’&$ · !最新办公室管理规章制度全集 还是随便入座，或是划分区域入座，都可以设立指坐标或是会议秘书工作人员引座， 有的小型会议也需要与地会有固定的座次，应在出席证和签到证上注明座号，如果证 件上不注明座号或不发证件，可在每个会议桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发 给与会人员，与会人第一次入场的时候，会议工作人员应做必要的引导，以便与会人 员找到座次。
否则，如果缺乏引导，会场就会乱成一团，影响了大会的秩序 安排发言 会中发言是参加会议的代表表达自己意见的方法，也是代表同志的基本权利，体 现会议的民主集中制原则，使领导同志能广泛听取与会代表的意见，集思广益所以 要尊重与会代表的发言权但会中发言不是随意的，安排大会发言的决定权属于大会 主席团的有关领导同志但是，会议工作人员可能被委托先提出安排意见，供领导同 志审定 安排大会发言时，应当考虑以下几点： !"面要撒开 所谓面要撒开是指要照顾到不同地区的平衡，不能只安排某一地区或某几个地区 代表发言，会议领导要广泛听取各地区代表的发言，才能全面地了解情况当然，照 顾地区间的平衡不等于各地区的发言人数一定相等，各地区发言代表人数的比例要与 各地出席会议的代表人数的比例一致，出席会议的代表较多就多安排发言人数，出席 会议的代表人数较少，就应少安排发言人数 #"注意主要领导同志与基层领导同志的平衡 高一级主要领导同志的发言，可能内容全面，政治性、理论性较强，而基层领导 同志或做具体工作的同志的发言，可能内容具体，材料丰富、生动把两者适当地穿 插安排，会使发言生动活泼，效益更大。
两者结合起来，相得益彰 $"注意主题平衡 每人的发言都有主题思想要安排符合会议总精神的主题，注意不要过分重复主 题相同内容的发言，不要紧连在一起，最好也不要放在一天，以免影响与会人员情 绪，减弱会议效果总之，要把相同内容的发言适当分开，使每天的会议不致让人感 到单调当然，如果有实际需要，例如为了加强某种声势，反映某种呼声，还是可以 把一个方面的发言集中安排在一起的 安排发言要有广泛的代表性，或以地区、部门考虑；或以阶层、职业考虑；或从 代表人物考虑，而这些都必须以服从大会总目的为前提 此外，为了安排好大会发言，保证会议发言踊跃，会议工作人员还应该做一定的 促进工作如透露领导意图，如需印发发言稿，应询问发言人的准备情况，并将发言 次序和时间告诉他 会议记录 不论规模大小的会议都应有记录会议记录包括两部分内容，第一部分是会议的 组织情况，包括会议名称、届次、时间、地点、出席者、主持人等第二部分是会议 的内容：会议议题、讨论发言、形成的决议等真实地记载会议的情况，客观反映会 议的内容和进程，可以为日后分析研究会议内容的提供依据因此，会议记录是重要 的文书档案材料，也是会议快报、简报、纪要的原始根据和重要素材。
会议记录方法可分为两种： !"摘要记录 这种记录采用汉字直接记各级党政机关的日常会议，一般用汉字作简单记录 但有的地方，有时对此类会议也作为详细的记录 #"详细记录 要求有言必录，包括发言中的插话等，都要详细记录在案 这种记录有的采用符号速记，有的使用录声设备，会后根据录声整理记录也有 的是速记和录音二者兼用但有些会议不宜录音，就只能运用速记，详细记录一般适 用于特别重要会议对高级领导同志的重要发言，应当作速记记录或录音，以便做好 传达和文献保存工作 会议记录要求真实、准确、完整，不得随意增删改动，特别是速记，更要忠实原 话，保持风格，段落清楚，文字准确 做好会议记录应该做到以下几点： 使用统一标准的会议记录本 各页都应有：会议名称、时间、地点、出席人、列席人、缺席、会议主 持人、记录人、会议内容等项目 会议记录要真实、准确、完整，不得随意增删改动 重要内容，要记清原话，保持风格，段落清楚，文字准确 速记符号的应用 用速记符号记录的，要及时整理，防止遗忘 会场记录人员的座位安排要适当 既要考虑听清台上的领导讲话，又要考虑听清台下群众发言，尤其是座谈会，记 录人员要能听清全场人员的发言。
会议记录是一项政治性强、技术性高的工作会议记录人员必须实事求是地做记 录，不能随意改动，尤其是速记，要求忠实原话，保持风格 总之，会议记录要求真实、准确、完整能否做好会议记录，不仅要求记录人员 有认真、负责的精神，而且要求记录人员有一定的秘书工作的专业知识和实际训练 会议记录人员还必须熟悉会议的情况，明确会议的宗旨和基本精神，否则不可能迅速 地对会议内容作出完整准确的记录 组织分组讨论 召开大中型会议往往有许多问题需要在小组中进行讨论，小会常常穿插在大会之 间进行有很多议题一般是先经过小组充分酝酿和讨论，然后才拿到大会上通过因 此，可以说小会是大会的基础和补充，大会是小会的继续分组的办法各有不同，可 根据实际情况而定可以按地区分组，将同一地区的代表集中到一组；也可以按部门 分组，将同一部门的代表集中到一组；还可以按问题分组，将熟知某个问题的代表集 中到一组每种分组的方法都有自己的优点，例如，按地区分组可以集中反映各地区 代表对问题的讨论意见按部门分组可以集中反映各部门的意见把熟知某些问题的 代表集中一组，可以使问题讨论得更深刻分组讨论具体采用哪种方法，可视会议具 体情况而定，各组都要确定好召集人和记录员。
为保证讨论质量并及时传递讨论意 见，可以把会议工作人员分派到各组，帮助引导讨论，了解各组讨论的进展情况，并 在大会主席团和各组之间传递信息发现好的方法应及时推广、交流，好的意见要及 时反映，以便各组之间能互相学习，彼此取长，共同提高会议质量 编收会议资料 会议记录是会议的如实记载，是编写简报、整理会议纪要的基础工作现场记录 十分紧张，字迹很不清晰，有时又用速记，如不及时整理，有些问题就很难搞清楚 整理记录，先要复原简化了的语句，再用规范化的语言，但不能更动原意 整理会议记录以后，就应当编写简报编写简报是为了交流情况，反映问题，推 动会议发展会议简报应迅速及时地由大会秘书处编发简报的内容要集中、突出， 能反映会议的精神；文字要简短扼要，讲究经济 有些会议出现“快报”的形式快报”是简报的提要，要求以更为凝练的语言， 反映实质性的问题快报的特点是“快”，上午的问题，下午就能反映出来快报的 送达对象是少数领导人领导事情多，时间少，看快报可以及时掌握会议进程，及时 指导这是向领导反映情况的好形式领导讲话、会议快报、简报及其它会议资料， 需要在会中分发，所发文件或资料，如属要收退的，应当在文件右上角写上收文人姓 名，收文时要登记，为收退工作创造便利条件。
在会中发文，除直接对与会者发文 外，一般性的文件资料，还可在会场每个座位上摆放一份，也可在入场时，由会议秘 书工作人员在入口处依次将文件资料发到每位与会者手中 会议文件资料、简报快报的撰写印制与日常文字工作要求不同，主要是时限性要 求较高，会中每天的新情况往往限定秘书工作人员必须在当天夜间编印出来，第二天 · #"! 早晨分发到与会者手中 会中收集资料必须准确、快速、全面通常采用的办法，一是把秘书工作人员分 派到各小组，将有关情况随时加以收集整理；二是请与会者将新建议，新思想及新情 况整理成书面材料，送交有关资料人员，更值得注意的是，在一天或是一个阶段的会 议工作完结后，秘书工作人员要及时集中，先将收集到的情况进行综合分析，然后指 定专人加以整理由于文件资料的印制常常集中在夜间，因此，对于较长时间的会 议，往往需要组织专门的校印人员，为了保证质量和时限，校对人员一般应做到“一 校一读”，即两人先对照原稿唱校一次，再每人细看一遍原稿；重要文件资料应坚持 “两校一读”；特别重要的还应坚持“两校两读”同时应确保印校人员与主校人员的 联系，以便及时解决校印中出现的问题 安排候会 候会制度是会间的重要制度之一，有些会议议题繁多，但并不是要求每位与会者 都要参加每个议题。
一些与前一议题无关但必须参加。