档案工作实务复习资料第一章 文件管理1、文件的概念、特点、种类？ 概念：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录狭义的文件就是公务文件 特点：①由法定作者制发 ②具有法定的权威性和现行效用 ③具有规范的体式和特定的处理程序 种类：按来源分：收文 发文 内部文件 按保密程度分：绝密 机密 秘密 内部 限国内公开 对外公开六类 按行文方向分：上行文 下行文 平行文 按载体形式：纸质 感光介质 磁介质 电子文件 按文件的规范情况分：通用公文和事务公文2、通用公文概念、种类？ 指党政机关的规范性文件 种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 命令（令）：适用于国家行政机关依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性措施；嘉奖有关单位人员 公报、公告和通告：公报用于公开发布重要决定或重大事件；公告用于向国内外宣布重要事项或法定事项；通告用于公布社会各有关方面应当遵守法定周知的事项。
决定和决议：决定用于对重要事项或重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关的决定事项；决议用于经过会议讨论通过的重要决策事项 指示：指党的上级领导机关用于对其下级机关布置工作，提出或阐明开展工作的原则和要求的一种文种，属于下行文 意见、条例、规定：意见用于对重要问题提出见解和处理办法；条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范 议案和报告：议案用于向人民代表大会提请审议的议事案报告用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问 通知和通报：通知是党政机关用于发布法规和规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项的一个文件；通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况 会议纪要：是党政机关用于记载和传达会议主要精神、会议情况和议定事项的一个文种 函：作为公务文件又称为“公函”，用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
3、事务文件概念、种类？计划；总结；简报；工作要点；汇报提纲 概念：是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文 计划：对未来一个时期内工作、学习、生产提出预想的目标，并制定出实现这个目标的具体步骤、方法和措施的书面材料性质分：综合计划和专业计划；内容分：生产 工作 学习计划；范围分：个人 单位 地区 时间分：长远 年度 季度 月计划 总结：对前段时间工作、学习、生产进行检查问题，从中找出经验和教训而形成的一种文字材料分专题和综合总结 简报：各机关、单位简要报道工作情况、交流重要信息的常用事务性文件分工作 情况 业务 会议 典型经验简报等 工作要点：对一定时期内的工作提出指导原则和总的要求的一种局面表达形式 汇报提纲：是上级领导机关检查工作时，下级机关为汇报工作而写出的纲要 4、行文规范应遵守的原则？ ①严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文 ②除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的领导关系 ③行文要注意隶属关系 ④行文应分清主送与抄送机关 ⑤两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。
5、公文格式？ 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成6、文书处理概念、要求、内容？ 概念：指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作 要求：实事求是，精简 高效 安全保密 内容：收文处理 发文处理 文书处理7、收文处理的主要工作程序？ 签收 登记 审核 分送 传阅 拟办 批办承办 催办 注办 归档8、发文处理的主要工作程序？ 拟稿 核稿 签发 编号 缮shan印 校对 用印 登记 颁发9、立卷的概念，立卷特征？ 概念：文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程 立卷特征：就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据即按文件特征分类和组卷主要有几类： 问题特征立卷；作者特征立卷；名称（文种）特征立卷；时间；地区；通讯者；其他10、立卷环节的选择？ 一个单位的文件材料由谁来立卷我国主要有文书处理部门（人员）立卷和文书处理部门和单位档案室结合立卷两种。
11、立卷类目的概念、结构和内容？概念：机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（修订）新年度归档文件的类目表又称案卷类目、立卷条款、立卷计划结构：类号 类目名称 条款号 条款名称 保管期限 备注等12、卷内文件的排列与编目的主要工作程序？ 排列卷内文件- 编写（件）号- 填写卷内文件目录- 填写卷内备考表- 拟写案卷题名- 填写案卷封面 装订案卷13、组件的概念与意义？概念：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程意义：有利于提高和控制档案的质量；有利于降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率；便于深化档案信息资源的开发、利用和管理；更适应现代化的计算机管理14、组件的方法步骤？ 装订：符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起 分类：按一定的标准，将文件分成若干层次的类别，以构成有机体系的过程 排列：在分类方案的最低一级类目内，根据方法确定归档文件先后次序的过程 编号：将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注册。
编目：编制归档文件目录15、归档概念与归档范围？ 概念：指办理完毕的具有保存价值的文件经系统整理移交档案室（馆）保存的过程 归档范围：①本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 ②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 ③本机需要执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料 ④其他本级机关具有重要查考价值的文件材料 第二章 档案管理1、档案管理概念？ 档案管理是指以档案为管理对象开展的一系列业务活动，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用等业务环节2、档案收集的内容和要求？ 内容：档案室接收本单位需要归档的文件材料； 档案馆接收现行机关具有长远保存令人价值的档案； 档案馆接收撤销机关的全部档案； 档案馆征集散存于社会上的档案； 档案馆与图书馆、博物馆、纪念馆等交换档案 要求：科学组织；信息完整；结构优化；标准控制3、现行机关档案的接收期限与方法？接收期限：属于中央级和省级、市区的市级国家档案馆接收的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起10年即向有关的县级国家档案馆移交。
接收方法：逐年接收；定期接收（3-5年）4、档案的整理的概念与类型？ 概念：指按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，有使之有序化的过程 类型：系统排列和编目；局部调整；全过程整理5、档案整理的内容和步骤？ 内容：系统化和编目 档案整理工作的主要步骤： 区分全宗；全宗内档案的分类；立卷（组件）；案卷（件）的排列；档号的编制；案卷目录（归档文件目录）的编制；6、档案整理的原则？ 保持文件之间的历史联系；充分利用现有的整理基础；便于档案的管理有利用7、全宗的概念及含义？ 概念：指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体 含义：一个整体；在一定的历史活动中形成的；以一定的社会单位为基础而构成的8、立档单位构成要件？ ①可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文； ②是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算； ③设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权9、立档单位职能发生根本变化的全宗处理情况？ ①新设立的一个机关如符合立档单位构成要件的，就构成一个新的全宗 ②撤销一个独立的机关全宗自然终止 ③立档单位分立。
分立前构成一个全宗，分立后各自构成不同的全宗 ④内设机构独立或并入原档案为原立档单位全宗的一部分，不得分散，独立后形成的档案构成新的全宗 ⑤几个立档单位合并或兼并10、全宗的补充形式？ ①联合全宗：由两个或两个以上的立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体 ② 汇集全宗：由于若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案事件 ③档案汇集：将全宗不明的、零散的档案，按照一定的方法组织起来的档案集合体11、全宗内档案的分类的基本要求、方法？ 全宗类档案的分类：就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形成的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系基本要求：客观性；逻辑性；可操作性；分类方法：①年度分类法：根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的类别的方法②组织机构分类法：根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按立档单位内部组织机构将全宗内档案分成不同的类别③问题分类法：按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分成不同的类别④门类分类法：按照全宗内档案的性质特点和载体形式将其分成不同的类别。
⑤职能分类法：是问题分类法的一种按照档案内容所涉及的职能分工将其分成不同的类别实际操作往往采用两种以上的分类方法：如：年度-组织机构分类法；组织机构-年度分类法；年度-问题分类法；问题-年度分类法12、档号的编制原则和结构？在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案实体的用于固定和反映档案排列顺序的一组代码原则：唯一性；合理性；稳定性；扩充性；简单性档号的结构大致有三种：①全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号②全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号③类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号13、档案鉴定的内容？价值鉴定：归档鉴定：是否属于归档范围；保管期限鉴定；到期鉴定真伪鉴定14、档案价值鉴定的原则？从国家和人民的整体利益出发；全面的观点；历史的观点；发展的观点15、档案价值鉴定的标准？①自身属性标准：指以档案自身所拥有的主要属性作为价值鉴定的标准，包括职能标准、来源标准、内容标准、形式标准职能标准：立档单位在社会系统中的地位和重要程度来决定档案的价值来源标准：要突出档案形成者在档案鉴定中的地。