05第四章档案的整理（上）第四章档案的整理（上）第一节 档案整理工作的内容和原则一、档案整理工作的内容和意义档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案， 进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系一）档案整理工作的内容档案整理工作的主要内容包括： 区分全宗、全宗内档案阻分类、.孑立保管单位（一般是立卷）、案卷的配列和案卷目录的编制1、系统排列和编唯舒,神l左,白"/.•在正斗的工作条件下，•档冷室所接收的是爻书部门和业务部‘门按照归档 要求立好的案卷；档案馆接收的是由档案室根据入馆要求整理移交的案卷 ///在这种情训下,麻当案馆和号案室诉档案整理工作,主要是对接收的这些 档案，在更大的范围内，即根据整个档案室和档案馆对档案存放和各种管理 的需要，进一步地系统整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的某些加工等T T 7等2、局部调整已经整理入馆、室保存的档案，经过管理实践的考验或专门的质量检查, 对显然不符合整理要求、不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行 一定的加工，以提高质量；另外，随着时间的推移，档案材料本身以及档案 整理体系可能发生某些变化，也许进行必要的调整。
3、全过程整理由于一些特殊原因，档案馆（室）有时也接受和征集一些零散文件，或 者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作档案整理工作，从其各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和基本 编目两大部分系统化和基本编目在操作过程中有规律地交错进行二）档案整理工作的意义档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义数量浩繁的档案，如 不进行科学的整理，查找一份文件便如同“大海捞针” 一样困难而且不把 档案联系组合起来，就不能充分体现档案的特点，就会影响以至失去档案的 利用价值只有把档案组成条理化的体系，才能客观地反映出各种活动的本 来面貌，便于系统地查考研究所以，档案的系统整理，是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提 条件，是整个档案工作中重要的基本建设优化档案整理工作，可以促进档案工作系统各个环节的良性运行和协调通过档案的整理可以进一步了解叫检验档案:收集工柞的质量丁也使其， W 一IP" . . ――1 w …，有整理好”档案；才能为打案力保护「统计和检查提供旅本的单位和完整的 体系，便于维护档案的完整与安全所以，档案整理工作是开发档案信息资 源用重要立础;档案除理科学多和标赤化的提高，对于档案管理工作的总体 优也具有直接和广泛的点响，。
Mi产/二、档案整理工作的原则整理档案应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于 保管和利用一）档案的整理应该充分利用原有整理基础作为历史文化遗物的档案，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历来整理和保存档案的情况和成果在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用消遣的整理基础这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要我国档案界惯称的所谓“利用原基础”整理档案，是已为多年来实践所证明的一种比较切实的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则他 的含义和要求主要有以下两方面：1、充分地重视和利用先前的整理基础， 以确定档案整理的任务和要求 不要轻易打乱重整一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有目可查，即 应力求保持其原有的整理体系或者不再重新整理，而通过完善检索工具 等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理历史上有因根据一时需要或管理要求，动辄改变原来的整理体系，越 整越乱，造成对档案的毁损的事例多有发生2、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破 坏以往整理和保存的历史状况对必须进行一定整理的档案，要注意分析原有的整理方法合理与否，对其中可取的方法应该适当吸收或保留。
忌鲁莽地毁灭档案体系的原貌, 避免人为地破坏历史文件群固c的秩作保证整理质量圳效率狒I g（a档案的幅里必须心也文件"何的历"联系［ 物、/力所谓4件之同的历史联系［即鼎鑫产生和处理过程中所修成的内部形式持久地存在和运动的因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的 联焉随意的分合人必须找照档案形成的规律,保持文件在其形成者实践活 动/同布市联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系，如实地反映 出历史活动的面貌和文件的系统内容这是档案整理区别于图书、情报资 料等其他文献整理的一个重要特点文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几 个方面1、文件在来源方面的联系文件是以一定的单位及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地 形成的形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联只有在保持文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容和形式等 方面的联系，才能更深刻地反映机关工作活动的面貌5 -05第四章档案的整理（上） 陈慧琴2、文件在时间方面的联系形成档案的单位和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性， 因而使文件之间具有自然的时间联系譬如，一个历史阶段或一个年度的文件，记述和反映了这一历史阶段、 这一年度的工作和生产活动。
整理这些文件，应该在保持来源联系的同时， 注意保持文件之间的这种时间联系3、文件在内容方面的联系文件是单位或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题 而产生的它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系譬如，处理一项业务，进行一次调查，召开一次专业会议，承办一起 案件，必然要产生内容相关的一系列文件，整理时必须适当地保持它们的 联系,文件在形式方面鹏而泌\\ <3文件的内容必然通过飞白”4现出米力2么/J所谓3件形式,;包括它的内部形式和外部照式两不面：种类、名义和〃 体、力录力式押। ILJa片「，月川文件白勺形大，.标志可祺人生时,的性定作用，在一定的程度上也反映了 文化的来标 时间和配件内容四性质：这也构成了文件之间一定联系Sk.1 • ■ I ： I !―系，应该辩证地看待和处理因而应该根据文件情况，善于找出和保持文件之间最紧密的联系不能只要一看到文件 之间的某种联系，即随意整理同时，从档案整理工作的全过程来说，应该 力求从档案的来源、内容、时间和形式等各方面，全面保持其联系这将为 日后的档案全面鉴定、多元检索和提供利用等创造良好的条件另一方面，文件之间的历史联系是相对的，应该根据不同的档案的特点 及其形成的不同情况等，采取保持文件联系的不同方法。
不能离开实际整理 的具体文件，简单地确定某种整理方法和评说优劣同时，应该从档案整理 工作的各个环节和各个方面，全面地考察是否保持了文件的联系，不能只从 某一个判断，如只从分类一个环节或某一类、立卷工作或某一案卷，孤立地 看待文件之间的联系，切忌把某种联系和某种整理方法绝对化 （三）档案的整理必须便于保管和利用保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能“为联 系而联系便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终 要求总的来说，恰当地保持文件之间的联系整理出来的档案，即能便于保管 和利用，所以它们基本上是一致的因此，对于不同种类的档案，或记录方式、载体材料、机密程度、报关 价值等显然不同的文件，应根据情况分别整理，恰当地组合，而在相应的范 围内要求保持文件最优化的联系是一个独立的单位基金”，后来也转资源”W中国,曾有:“档案新’和俄文“芬植 的用法195升统一使用了 “全宗”的丽m卜产艰碌而基本含义包括三个方面:（-）全宗是一个有机整体同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂中共中央办公厅和国务院办公厅 1983年发布的《机关档案工作条例》和 《档案馆工作通则》分别规定：”一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交”。
进馆档案应保持全宗的完整性”二）全宗是在一定历史活动中形成的全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）全宗 的整体性，是由其内部成分中多为的的历史联系所决定的具有历史联系的全宗整体，虽然经过人们的组合，但从其本质来说，全 宗是在社会生活中“自然形成的”各种文献的整理，都有不同的形式和层次，全宗则体现了档案及其形成的特点，成为档案整理分类的典型方式三）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的，这就为档案全宗 这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志国家档案局1987年发布的《机关档案工作业务建设规范》规定： “一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗二、全宗构成的条件和立档单位一个独立从事活动的机关或组织单位就是一个立档单位七力立档中位F称为"全宗构成者”一个立档单位形成的全部整案标构加一个全景,黄1确定一个单位是否立档空位，干爹应该研究它也行政财於色织人事上是否有一定的独立性因此，具备下列条件者应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗：/，,1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。
并有一定的人事任免权1三号豕件中,最基本的是第一条，即以独立行使职权并主要以自己的名 义对外行文为主要条件判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的， 而是以第一个条件来判定三、立档单位的变化和全宗划分研究某一立档单位是否有根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性 质和基本职能等有关方面去考察一）从单位的政治性质方面考察对于政府机关、团体和事业单位，主要应从政治性质方面分析它们的变 化例如: 1、被推翻了的旧政权机关和革命后建立的人民政府机关， 因为政治性质根本不同，其档案应该分开，各自构成全宗2、解放前各个历史时期所存在的不同政权（如明清王朝、北洋军阀、日 伪等），虽然在根本性质上是相同的，但反映不同的具体阶级内容或不同的 历史时代，具档案应各自构成全宗3、解放前成立而在解放后被人民政府接管并继续存在的某些事业单位， 其中政治性质较为明显的，由于政治性质发生了变化，它们所形成的档案一 般应该分别构成全宗；一般的学校和其他事业单位，解放前后形成的档案， 也可以统作一个全宗，其中分为不同的部分继续整理4、党派、政治团体、宗教组织在各个历史时期和解放前后，只要其主旨 和组织成分的基本构成没有根本性的变化，它们的档案，无论在何时何地形 成，应构成一个全宗。
是否有根酬七如「牯以卜H制川1，8是新成彳的才具独立祢的单位’，就是新的立档单位，它的 档案构成新的全宗2、凡属下列情形，均非单位基本职能的根本变化：单位职能与工作范 围的扩大或缩小，单位内部组织机构的调，单位工作地点的变更，领导关系 的改变以及由于某种原因单位曾暂时停止一段时间的工作等3、临时机构一般不单独建立全宗，具档案应纳入其主管单位档案全宗 统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长 的，应建立单独全宗见《机关档案工作业务建设规范〉〉）4、如果两个单位合署办公，而文件是分别处理的，它们所形成的档案， 应该分别构成全宗而合署办公前后各形成的档案，一般应属于一个全宗以上只是关于立档单位变化时确定全宗划分的一般原则在实际工作中, 情况要比这复杂得多，必须根据具体情况进行具体分析特别要注意从规定 机关职能、任务等有关的法规性、领导性文件盒机关的实际活动情况中，考 察该单位是否发生了不跟性的变化，并参照文书处理和文件。