X物流公司车辆成本报销管理规定一、目的为了加强控制全公司车辆成本费用，提升公司车辆成本报销的规范化、透明度，从而达到控制全公司的车辆成本的目的，特制定此规定二、范围全公司各部门三、适用文件此文件为二级文件，无适用文件四、内容 成本控制处对外租车、外包车、自有短途车辆在营运过程中产生的费用报销及审批时效做出相关规范，各部门按此规定严格执行一）外租车报销相关规范1、严格执行外租车标准运营管理中心城际运力管理部定期对各区域及部门外租车标准进行更新，各营业部门需严格按照外租车标准与外租车司机进行结算，各区域经理需严格审核每笔费用的真实性及合理性（包括车辆价格、多票整合成本、租车情况是否属实、合理等）如果由于市场价格的变动，部门经理需流程申请说明调整的原因，经事业部、车队负责人核实—→各事业部财务审批—→各事业总经理审批—→财务管理中心预算控制部及运营管理中心城际运力管理部审批，各事业部财务进行备案才给予调整，否则一律不给予调整 2、外租车产生程序外租车程序:部门有用车需求先在CIS中调车申请—→车队审批同意外租车—→ 部门外租车—→ 在NIS系统中根据外租车相关信息录入用车成本—→ 打印配车清单—→ 部门经理、部门会计或者兼职收银员签字审核—→会计审核（系统同步生成OA流程）—→ 在NIS应付管理界面审核并付款—→凭 配车清单、付款证明和资金交账表交账报销。
3、外租车审批流程及时效要求（1）部门会计或者兼职收银员在审核外租车成本前必须保证各项外租车成本录入正确（包括车牌号、司机、、吨位、车辆用途、车辆类型及金额）及流程提交的及时性 （2）各项流程审批人需对流程把关,各个岗位应从不同的角度对费用的产生进行说明，各流程审批人员严格按照外租车的标准执行，如外租车流程审批金额与实际报销金额有差异时（外租车超过标准的不在此范围），需要登记相关资料（详见样表附件1)，月底汇整统一发给各区域核算专员调整核算账务3）当天产生的外租车成本，最迟在第二天12点前录入系统，部门会计或者兼职收银员需要在下午16：00点前申请流程，节假日顺延，跨月费用需在次月3号前申请完毕各流程审批人应及时审批流程，原则上是不超过24小时（节假日顺延）4、外租车报销单据及要求（1）配车清单：每次用车记录清单配车清单在财务系统—→用车管理—→车辆配载后打印出来，清单上需要司机、出纳或者收银员、部门会计、部门经理签字确认（如部门会计、出纳、兼职收银员为同一人时，只需在部门会计处签字）2）付款证明：在NIS财务管理-用车费用管理-车辆成本审核-打印付款证明 （3）资金交账表：在NIS财务管理-部门业务日报表-资金交账表-打印。
（4）外租车报销必须及时，当月费用必须当月报销、清算，跨月无特殊事由不予以报销5）外租车报销的范围仅限于公司规定的用于货物运输中产生的费用，如果用外租车去谈客户、收款等与货物运输无关的事项，一律不能走外租车报销二）外包车报销相关规范1、外包车报销流程全公司所有外包车辆实行统一流程报销原则，所有与合同外包车辆有关的各项费用，如路桥费、交通罚款、油费、租金、司机提成等，必须走OA“成本类—→外包车费用报销”，且须自动生成流程报销2、外包车辆费用报销项目及时效性要求（1）路桥费报销：部门使用外包车辆在当日产生的路桥费, 需要先登陆CIS车辆信息管理系统-外包车管理录入数据，系统自动生成流程，待流程流完后会在NIS系统-资金管理-应付管理模块生成应付单-部门付款后，凭流程、附件和发票报销，当日产生的路桥费部门会计或兼职收银员必须在次日进行报销2）租金、油费、司机提成：部门外包车辆每月产生的租金、油费补助以及部门外包车司机因签单超出当月指标享有提成奖励，部门会计或兼职收银员必须在次月10号前全部完成报销这三个可以统一生成一个流程报销3）各部门在报销各项费用前，必须先登陆CIS车辆信息管理系统—→外包车管理，录入外包车辆相关数据信息后，再进行费用报销申请。
三）自有短途车辆成本报销相关规定（不含商务车） 1、自有短途车辆成本报销流程自有短途车辆产生的各项费用，必须走“成本类—→自有短途车辆成本报销”2、自有车报销相关规定及时效要求（1）维修费报销：自有短途车辆产生的维修费用，原则上都必须在第二天进行报销，如果维修费是月结情况，请在次月10号前进行报销，特殊情况可以延迟，但需要与各事业部财务管控专员沟通进行备案，报销表单见附录12）油料费报销：油料费报销时需要先登陆CIS车辆信息管理系统，进入日常数据—→油费管理—→加油登记，信息录入完成之后，从CIS系统直接导出数据进行报销■自有车配置在部门如果已办理油卡的部门，每个月每张油卡原则上充值不超过3000元，每次加油时都必须把发票拿回来，会计/兼职收银员在接到加油票当天进行录入并报销，最迟第二天进行报销；■油料费集中在车队报销最迟在一周内进行报销，如果油料费是月结的情况，请在次月10号前进行报销，但必须对车辆每天加油的发票进行及时录入；■现金加油的情况一般情况下车辆必须办理油卡，如果特殊情况需要现金加油，金额最多不超过300元，报销表单见附录13）路桥费报销自有短途车辆产生的路桥费（指高速费、低速费、停车费等）报销分两种情况：■路桥费在部门报销。
在部门报销的路桥费需要在NIS系统车辆配载里面进行录入并自动生成流程，系统会同步在“资金管理”-“应付管理”生成应付单，部门完成“付款”操作，凭流程附件、发票和资金交账表报销■路桥费在各车队报销在车队报销的路桥费各车队统计员需要先登陆CIS车辆信息管理系统，进入日常数据—→签单管理—→调车签单，信息录入完之后再由会计走流程报销华南车队路桥费必须在三天内进行报销，省外车队至少一个星期报销一次报销表单见附件录14）证件费报销：自有短途车辆产生的证件费用（指年审、季审、车船税、通行证等），都必须在取得发票三天内进行报销，当月费用必须当月报销、清算，跨月无特殊事由不予以报销报销表单见附录1（5）车辆投保/续保报销：公司自有车产生的保险费须在OA“成本类—→车辆投保/续保”进行起草流程报销，必须在取得发票一个星期内进行报销，特殊情况可以延迟，但需要与各事业部财务管控专员沟通进行备案，报销表单见附录16）其他车辆成本：是指营业部门、操作部门、车队发生的除油料费、路桥费、修理费、车辆证件费、部门外租车、部门外包车、折旧以外的其他车辆成本（例如：洗车费、拖车费等）四）自有短途车辆罚款报销的相关规定（1）各部门产生的交通罚款要及时向各部门所在区域车队备案。
各部门所属包车和部门干线车，在执行送货，接货工作中发生交通违章而导致交通部门罚款的，当班司机必须及时向部门和区域车队汇报并备案，由车队及时通过上网查询是否被处罚，并结合部门实际情况查清事由，划分责任车队必须及时对违章情况进行了解和处理，搜集相关票据存根2）经办人交纳交通罚款当日必须提供相应票据，经部门会计/收银员进行审核，部门经理进行监督，必须一星期内起草流程，在起草流程时需把罚款书扫描件及对应的发票以附件的形式添加在流程后面如逾期报销将由相关责任人自行承担，报销表单请见附录1五、奖惩依据（一）部门报销外租车费用时，如报销费用超出部门所提交外租车费用标准的，超出那部分，给予责任划分，全部由奖金承担各事业部财务对超出标准的部分在三天之内做出分析，并发给各事业部、车队、财务管理中心预算控制部成本控制处负责人二）如果部门外租车标准一个月内连续出现3次超标的，部门经理将按照《奖励与处罚管理规定》3.3.1.f停岗2天，华南事业部到运营管理中心进行培训，省外各事业部/大区到各个事业部/大区车队进行培训，停岗期间无薪，费用自理三）对于延误提交流程、延误审批流程、未及时更新外租车标准，将按照《奖励与处罚管理规定》相关规定处理。
四）如果部门虚报费用的，对相关责任人按《财务六条禁令》相关规定处理六、权限（一）起草部门：预算控制部（二）审核部门：ISO管理部、财务管理中心（三）批准部门：总经办（四）执行部门：各营业部门、车队、运营管理中心七、例外八、解释（一）本规定自发布之日起生效二）原《外租车费用报销的管理规定CW-0007》、《关于规范车辆交通罚款报销的通知TZ-0122》、《关于规范全公司车辆成本报销及审批的通知TZ-0743》自本规定发文之日起废止三）本规定最终解释权属预算控制部2第 2 页/ 共 5 页。