高校图书馆期刊馆藏回溯工作的实践与意义 别立谦 吴 跃Summary以北京大学图书馆在Unicorn系统中的实践为例，简要叙述馆藏期刊合订本回溯工作方案的制定，从索刊号构成、参数选择以及正刊、索引、增刊多种情况的著录细则等方面对期刊合订本索刊号的著录规则作了详细举例说明，介绍了系统内的操作步骤，最后在期刊管理与服务方面阐述了期刊馆藏回溯工作的意义Key高校图书馆期刊管理著录规则馆藏回溯北京大学图书馆迄今拥有中、西文期刊合订本共计40余万册2003年9月至2006年7月，图书馆在不影响日常服务的情况下，完成了这部分期刊从字顺排架到分类排架的改号工作，为期刊合订本的馆藏回溯奠定了基础，进而从2004年9月开始在Unicorn系统内开展过刊合订本的回溯工作本文中的“回溯”特指在书目记录回溯完成基础上对期刊合订本进行的馆藏回溯，而不是指期刊书目记录的回溯重点在于介绍和阐述回溯工作的实践与意义，以期与同行交流与探讨1、馆藏回溯前的考察与回溯方案的确定各高校图书馆对期刊馆藏回溯工作的政策不一有的馆已完成了全部合订本的回溯，有的馆还没有此项规划，有的馆明确决定不做合订本回溯在已完成或开始回溯工作的馆中，有的利用条形码做馆藏，有的利用期刊装订回来后打印的流水号做馆藏，还有的由系统自动生成识别代码。
由于做法不同，所获取的效果和实现的功能也就不同在本馆期刊工作发展目标的指导下，除对馆藏回溯政策和做法划定一个大致的思路以外，在确定北京大学图书馆期刊馆藏回溯方案之前，还对本馆期刊的采访、收登和装订情况进行了全面的调查本馆从2002年开始利用Unicorn系统进行期刊的送装当时的做法是：在系统内为每一种送装的期刊建立一个期刊控制记录，这个记录不用于现刊收登，而是为过刊送装所专用首先在控制记录中设置送装的卷期模式，由系统自动生成预期记录，待合订本装订回来后再利用期刊的收登功能进行验收由于系统自身功能的某些缺陷，目前尚无法利用系统中期刊控制记录的报表功能生成送装清单，且按照这种做法生成的合订本索刊号的结构是，基本索刊号(+卷+期+年)，加上系统内排架键功能的不稳定以及索书号/卷册处按比位规则排序，出现了同一年的期刊合订本被分割排列的现象，不符合读者的检索使用习惯此外，系统收登所生成的自动卷期模式，在卷期标识上都是大写字母，与MARC记录中馆藏记录的著录格式规定也不一致编目部根据Unicorn系统索书号/卷册的排序特点，结合期刊服务的需求，确定了合订本索刊号结构的基本思路，即，基本索刊号(+年+卷+期)。
在基本索刊号后，先著录期刊的年号，通过“年”的排序来控制合订本卷册的排序如此可以避免同一年的合订本被分割排列所形成的混乱无序的情况同时讨论决定，废弃装订人员在系统内已经做了两年的合订本索书号记录，借鉴其他馆的成熟做法，利用图书的借还功能来实现期刊的送装工作期刊馆藏回溯方案进而大体确定2、馆藏回溯工作的做法2.1期刊合订本索刊号著录规则根据系统的现有功能，参照期刊编目的相关规则，并结合本馆的情况，编目人员制定了《期刊馆藏合订本卷册索刊号著录规则》具体情况大致如下：2.1.1合订本卷册的索刊号的构成及相关参数北京大学中心馆装订期刊的馆藏信息借用图书多卷书的处理方法：在基本索刊号的基础上，每个合订实体各分配一个含有卷期标识的卷期索刊号，置于括号内其索刊号的构成形式为：基本索刊号+卷期标识(年#卷，期)，其中“#”为空格相关参数见表1：2.1.2合订本卷册的著录细则在增加卷期索刊号时，严格遵循以下著录原则，以保证系统内馆藏信息的一致性：(1)卷与卷、期与期、年(月)与年(月)之间用“—”表示起讫；(2)卷与期之间用逗号分隔；(3)对缺期进行分段著录，并用逗号分隔；(4)使用“缺期”、“不全”等字样，或用总期号说明某卷期缺期时，加圆括号；(5)卷与期之间，在特殊情况下，用冒号表示(见2.2中实例)；(6)跨年的卷期，如属在同一世纪范围内，在著录期刊年号时，第一年份应为公元的4位数，第二年份可略去前两位数字，如：1975—78，2001—02；但如遇跨世纪的卷期，应尽可能保留各自的4位整数，如1998—2004。
如字符位过长，可略去第二年份的前两位数，著录为1998—04(为避免歧义，尽量不用省略方式)2.1.3常用卷期标识的统一缩写形式由于出版形式和期刊语种等多样化的特点，对期刊卷期标识的著录作了统一规范的要求，即卷期是英语标识的，著录字母的规范缩写形式(见表2)，英语之外的其他语种文字的卷期标识符原则上按照出版物实录等注：(1)当某刊以月份或季度表示期时，在著录索刊号时用no.代替；(2)遇“索引”、“增刊”、“补编”等刊时，中西文刊均用“Index”、“Suppl.”等词以区分正刊2.2卷期标识著录的各类实例2.2.1有卷期、年标识的卷期著录西文刊实例：刊名：Current directions in psychological science：a journal of the American Psychological Society.正常情况：B84/C9364(2000#v.9，no.1—6)；多卷册：B84/C9364(2001—02#v.10—11：no.1—6)，表明合订本10—11卷，每卷都有6期；跨年代：B84/C9364(1992—93#v.4，no.1—12)；缺期：B84/C9364(1996#v.4，no.1—6，8—12)，表明第4卷中缺第7期；破卷：B84/C9364(1995#v.3，no.4；1996#v.4，no.2)。
2.2.2无卷号有年内期号，卷期著录以年代卷中文刊实例：刊名：福州大学学报社会科学版正常情况：C55/F9893(1996#no.1—4)多卷期：C55/F9893(1997—98：no.1—2)跨年代：C55/F9893(1992—93#no.1—12)缺期：C55/F9893(1991#no.1—6，8—12)破卷：C55/F9893(1995—96#no.4—no.2)2.2.3有年号和总期号卷号的卷期著录中文刊实例：刊名：理论动态，中共中央党校理论研究室编辑，不定期内部刊物正常情况：D0/L6284(2003#no.1586—1600)缺期：D0/L6284(2002#no.1568—1579，1581—1585)2.2.4有年号，总卷号，总期号，又有年内号时，卷期只著录总号，不著录年内号英文刊实例：刊名：The Economist，周刊，1843年出版至今正常情况：F11/Ec744(2007#v.383，no.8523—8535)跨卷：F11/Ec744(2005#v.370—371，no.8365—8372)缺期：F11/Ec744(2003#v.366，no.8305—8310，8315—8317)2.2.5无卷期号，以年、月或年、季度标识的刊，以“no.数字”替代月或季。
中文刊实例1：月刊刊名：开放月刊，实物为1996年，1—12月著录形式：C55/K1224(1996#no.1—12)中文刊实例2：季刊刊名：上海社会科学院学术季刊，实物为1999年，1—4季度著录形式：C55/Sh18536(1999#no.1—4)其他合订形式：中文刊实例3：双月刊刊号：书画世界，实物为2007年1月号、3月号、5月号、7月号、9月号、11月号著录形式：J292/Sh928.2(2007#no.1—6)2.2.6卷期号为字母或字母加数字组成的卷期著录西文刊实例1：刊名：Spectrochimica acta.Part B，Atomic spectroscopy.著录形式：O562.3/Sp314(1985#v.40B，no.1—6)著录形式：O562.3/Sp314(1985#v.40B，no.7—12)西文刊实例2：刊名：Nuclear physics.A.著录形式：O571/N88344(2005#v.A747.no.1—4)西文刊实例3：刊名：Physical review.E，Statistical physics，plasmas，fluids，and related interdisciplinary topics.著录形式：O4/P56953(1999#v.59，no.3，pt.A)著录形式：O4/P56953(1999#v.59，no.3，pt.B)西文刊实例4：刊名：Chemical abstracts.Formula index.著录形式：Z89：O6/C42044(2004#v.141，F1)著录形式：Z89：O6/C42044(2004#v.141，F2)2.2.7当增刊与正刊各自分别著录时，增刊记录的合订本使用下列形式：正刊号著录：O6/J8569(1990#v.13，no.1—6)增刊号著录：O6/J8569/Suppl.(1990—91#v.13—14：no.13)西文刊实例1：刊名：Philips research reports.正刊刊号：N55/P5394增刊号著录：N55/P5394/Suppl.(1964#no.1—4)N55/P5394/Suppl.(1965#no.1—6)N55/P5394/Suppl.(1967#no.1—10)西文刊实例2：刊名：The Hong Kong naturalist.正刊刊号：N91/H7574增刊号著录：N91/H7574/Suppl.(1932—35#no.1—4)中文刊实例：刊名：参考资料正刊号著录：D5/C1634(2005#no.10)D5/C1634(2006#no.12)增刊号著录：D5/C1634/Suppl.(1980#no.105—116)2.2.8当索引与正刊各自分别著录时，索引记录的合订本使用下列形式：西文刊实例1：刊名：Metals abstracts.正刊号著录：Z89：TF/M5644(1996#v.29，no.7—8)索引刊名：Metals abstracts index.索引刊号著录：Z89：TF/M5644/Index(1996#v.29，no.4—6)西文刊实例2：刊名：The Journal of public administration.正刊号著录：D035/J8264(1998#v.76，no.1—2)索引刊号著录：D035/J8264/Cumu.Index(1998#no.1—4)中文刊实例：刊名：参考资料索引正刊号著录：D5/C1634(2005#no.10)索引刊号著录：D5/C1634/Index(2003#no.1—12)D5/C1634/Index(2005#no.1—12)2.2.9当索引或增刊与正刊在同一条记录内著录时，索刊号的分配视合订本的装订形式而定。
2.2.9.1如果正刊与增刊/索引合装在一起，则按正刊分配索刊号，不需将索引区分开来中文刊实例：刊名：材料导报正刊号著录：TB3/C1203(1997#v.11，no.1—6)增刊号著录：TB3/C1203(1996#v.10，no.1—6，Suppl.)特刊号著录：TB3/C1203(2003#v.17，Spec.)西文刊实例：刊名：Spectrochimica acta.Part A，Molecular and bio-molecular spectroscopy.正刊号著录：O561.3/Sp314.1。