兽药采购制度文件名称兽药采购制度文件编码起 草 人审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期颁发部门颁发数量生效日期分发部门一、目的：依法经营，防止假劣兽药进入本企业，保证兽药质量二、适用范围：适用于本企业兽药采购全过程的控制管理三、责任人：企业负责人、质量负责人、质量管理员、采购员四、正文1、供货方是指提供兽药的组织或个人2、企业负责人负责本企业重要采购活动的管理与审批质量管理负责人负责兽药采购中的质量控制质量管理员及采购员负责兽药采购前的质量审核和对供货方合法性和质量信誉的审核3、兽药购进必须严格执行?兽药管理条例?、?合同法?及?兽药经营质量管理标准?等有关法律法规和规章，依法购进 4、选择供货方：〔1〕供货方必须具备法定资格，具有合法的?兽药生产〔经营〕许可证?和?营业执照?，其经营方式、经营范围与证照内容一致〔2〕以供货方所提供的技术文件和质量文件为依据，考察以制造能力和兽药质量为主要内容的供货方的质量信誉〔3〕供货方的质量历史，供货方的质量体系状况同样品种应选择质量信誉好的供货方〔4〕供货方履行合同的能力，包括药品品种、数量、价格、交货期及效劳等〔5〕供货方生产或提供的兽药产品必须是在烟台市兽药监察所备案的。
5、确定供货方：〔1〕确定兽药质量好、信誉好的兽药生产〔经营〕企业为合格供货方〔2〕建立合格供货方档案重要的供货方应根据其质量调查审核情况建立档案 6、供货方需提供：〔1〕近期质量监督抽查合格报告〔2〕对首次发生业务活动的兽药生产或经营企业，除按选择供货方和评定供货方条件进行评价考察外，对企业和品种还应分别填写“供货企业质量评估审批表〞、“兽药质量评估审批表〞，并附相关规定的资料，按审批表的要求，由采购人员填报，质量管理人员审核后，报质量管理负责人批准〔3〕供货企业应附企业的“一证一照〞及GMP证书复印件，兽药品种应附的相关资料主要有：兽药产品批准文号、标签说明书批件的复印件；质量标准复印件；出厂检验报告书等相关资料7、对销售人员进行合法资格的验证：对与本企业发生业务联系的供货方销售人员，应索取以下相关的证明文件：A加盖有兽药供货企业原印章的证照复印件，查看其生产、经营范围是否与销售员推销的兽药相符；B兽药销售员身份证复印件；C兽药供货企业法人授权委托书，是否加盖了供货单位原印公章和法定代表人印章或签字，查看授权范围与有效期限8、与供货方签定购销合同或质量协议〔1〕采购应依法签定合同或质量保证协议：合同的内容必须符合?合同法?的规定，详细填明包括兽药质量条款的各项约定，以明确质量责任。
〔2〕正式合同应标明的内容包括：签定合同地点、签约人；采购兽药的品种、规格、数量、生产单位或产地、价格、交货期、交货地点和质量条款；对于包装、标识、运输及其他有特殊要求的采购兽药，必须在采购文件中注明相关质量内容〔3〕合同中应有明确的质量条款〔4〕采购进口兽药，供货单位应提供加盖供货单位原印章的?进口兽药注册证书?和?进口兽药检验报告书?复印件或?进口兽药通关单?复印件〔5〕购进的兽药要依据票据建立购进记录，票据和购进记录应记载购货单位、购货数量、购货日期、生产单位、品名、规格、批号、有效期等内容票据和购进记录应保存三年以上9、定期对进货情况进行质量评审，一年至少一次认真总结进货过程中出现的问题，加以分析改良购货合同内容一、购货合同方式①标准书面合同②质量保证协议〔必须明确有效期，一般有效期为一年〕③文书、 、 记录、电报、电信、口头约定二、书面合同的工程与内容①合同工程购销双方企业名称、地址及 、 、 、邮件地址、银行帐号与税号、签约代表、签约时间、合同正文② 合同正文内容A. 兽药名称、规格、批准文号、供货价、单位、数量及总金额；B. 交货时间、方式、地点；C. 结算方式与付款期限；D. 质量标准、质量条款及各自承当的质量责任；E. 违约处理方式。
三、购进合同评审①合同评审人员：A. 负责该品种的采购进货人员；B. 质量管理部负责人；C. 企业主要负责人；D. 主管兽药购进的负责人；E. 财务及物价人员②合同评审内容：A. 供货方是否为合法的兽药供货企业；B. 待购兽药及其规格，是否为合法的、质量可靠的药品；C. 进货价格，是否与市场行情及本公司要求相适应；D. 购进数量，是否与市场要求及本公司销售能力与库存情况相适应；E. 付款方式与付款期限，是否与本公司财务能力与有关规定相符；F. 货物运输交付方式与交付时间，是否与本公司要求相符；G. 质量条款或质量保证协议书、质量责任是否合法，清楚可行，是否能满足法规要求与本公司需要；H. 其他条款是否公平公正，并符合法规要求与本公司权益。