会议工作指南与准备检查清单1. 出席预期出席会议总人数2. 日期（1） 大多数会议出席者到店日期（2） 大多数会议出席者离店日期（3） 未使用客房可销售日期3. 住宿（1） 大约所需客房数，按标间、大床房、套房分类（2） 会议出席者房价（3） 预订确认：会议代表、会议负责人或协会秘书长（4） 预订复印件地送给________4． VIP室〔1〕数量 价格〔2〕效劳时间、小吃、茶水〔3〕效劳人员称呼、联系方式〔4〕是否有小费/效劳费产生5. 客人〔1〕是否邀请当地名人〔2〕是否提供入场券〔3〕重要嘉宾的交通安排〔4〕关于发言的提前沟通〔5〕是否安排欢送/接待6. 设施设备〔1〕专门通知是否放在了贵宾席或包厢里〔2〕会议资料是否齐全，分装好了？〔3〕签到台、VIP休息室、会议出席者、欢送条幅等指示标识〔4〕灯光——灯光师、聚光灯、追光灯等〔5〕舞台——大小、规模、是否需要一次性地毯〔6〕黑板、磁性板、法兰绒板〔7〕图表架、黑板/白板、板架〔8〕有照明的讲台、小台架、演讲辞提示器、会议主席用的小木槌、座位划区〔9〕会议参加者所需座位是否足够了〔10〕冷/热空调是否正常〔11〕扩音系统是否正常〔12〕录音设备工作是否正常〔13〕麦克风的配备数量和类型是否符合预订要求〔14〕讲坛是否到位？照明灯亮否？〔15〕是否有会议主席用的小木槌？席位划区否？〔16〕讲坛上水杯是否到位？〔17〕会议出席者所需水杯是否摆放到位〔18〕入场处警卫是否到位〔19〕是否放置烟灰缸和火柴〔20〕是否有投影机、屏幕、架子、现场放映员〔21〕演讲词提、示器工作是否正常〔22〕铅笔、拍纸簿、纸是否到位〔23〕图表架、黑/白板、板架〔24〕钢琴、风琴是否按要求放置〔25〕告示牌、旗帜是否到位〔26〕灯光设备是否符合预订要求〔27〕花卉植物是否符合预订要求〔28〕其他特殊设备是否按要求到位〔29〕会议厅如果难找的话，楼层是否需放置方向告示牌〔30〕如果会议室更改，是否在明显之处张贴告示7. 会议〔1〕会议召开前的检查内容A. 提供场所楼面布置图B. 每次分会的正确日期和时间C. 每次分会的分配厅、租金D. 组委会办公室E. 每次分会的席位数、席位图、演讲者台子F. 错开安排会议、以保人流畅通、电梯不拥挤G. 需要舞台——规模、大小H. 每个分会所需设备——对照设备清单检查I. 其他特殊要求J. 速记是否在场〔2〕临开会前的检查内容：A. 会议室门是否翻开，效劳人员是否到位B. 席位是否按照预定要求排好C. 电费D. 货运箱包的储存保管E. 场地分隔、背景F. 警卫效劳（3） 会议结束清场工作A. 撤走会展主办单位用品B. 检查是否有遗忘物品8. 展览信息〔如穿插展览〕〔1〕展品数量和楼面布置图〔2〕展出时间〔3〕布展时间〔4〕撤展日期〔5〕展示用场地〔6〕各展位参展公司名称〔7〕每日租金〔8〕方向告示牌〔9〕劳务费用〔10〕电工、木工及美工效劳〔11〕电力、蒸汽、煤气、水、废水管道〔12〕特殊节庆录音或现场演奏〔13〕演出录音或现场演奏〔14〕演员或管弦乐队排练〔15〕乐队或者管弦乐队是否提供乐谱架〔16〕扩音系统、话筒类型、数量〔17〕录音设备、操作人员〔18〕投影放映设备、灯光控制操作人员〔19〕特定花草植物〔20〕钢琴、风琴〔21〕留声机唱片、录音机和磁带〔22〕印刷效劳〔23〕演员化装间〔24〕停车场、修车问题〔25〕装饰布置应与消防规定核对〔26〕特殊设备〔27〕关于额外效劳和总价的协议〔28〕 〔29〕摄影师〔30〕速记员〔31〕旗帜、国旗、其他国家国旗〔32〕无线电播送和电视播放〔33〕闭路电视〔34〕实况播送与工程费用9. 签到（1） 签到天数（2） 签到表、内容、数量（3） 签到桌、数量和尺寸（4） 填写表格所需桌子、数量及尺寸（5） 椅子（6） 烟灰缸（7） 打字机、数量、类型（8） 电脑、数量、类型（9） 人员——展出单位人员或展会工作人员（10） 水罐、杯子（11） 照明（12） 布告栏、数量、大小（13） 指示牌（14） 便条纸、钢笔、铅笔、杂物（15） 现金抽屉、数量、大小（16） 扩音系统、话筒类型、数量（17） 保险箱、数量、大小（18） 开始签到前要检查：A. 签到工作人员以及对签到程序的了解B. 文件箱、数量、大小C. 保险箱D. 接受支票的规定E. 退款的规定F. 需要填入签到卡的信息G. 胸卡信息H. 入场券价格及有关规定I. 贵宾与名流的接待J. 个人票的销售K. 接待台口废纸篓L. 应急遮盖物（19） 在签到期内应有人：在签到台停止接待后，安排与会者的签到和住宿执行有关决策在停止接待签到时，检查收取钱款是否有误10. 音乐招待会用录音或现场演奏宴会用录音或现场演奏11. 杂项〔1〕是否为男士、女士和儿童筹划了有趣的文艺节目〔2〕婴儿照看人员〔3〕安排观光游览的短途旅游12. 宣传〔1〕新闻中心、打字机、电脑和打印机、 〔2〕是否成立了高效的新闻中心〔3〕组织一个广泛人员参加的宣传活动〔4〕准备新闻发布〔5〕为展会活动参与单位和宣传工作做好摄影安排〔6〕事先准备好发言稿。