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1、外贸英语函电 English Business Correspondence 主讲：主讲：David Jiang 外贸英语函电 兰天编著 东北财经大学出版社 参考书目参考书目 ： 21st新编外经贸英语函电与谈判 戚云方编著 浙江大 学出版社 外贸单证实务 童宏祥主编 华东理工大学出版社 国际商务模拟实习教程 余世明编著 暨南大学出版社 Assessment Attendance (10%) Class performance (20%) Assignments (30%) Final exam (40%) Basic Knowledge of Business Communication T
2、he Structure of a Business Letter Layout of Business Letter-Writing Principles of Business Letter-Writing The Structure of a Business Letter Letter Head Date Inside Name and Address Salutation Body Closing Signature Basic Knowledge of Business Communication 1. Letter Head（信头（信头) : 信头一般都是事先就印好印好的，它表示
3、发信 人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道 发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。 包括发信人的姓名姓名、地址地址、网址、电子信 箱、电报挂号、电话号码电话号码。有的信头还包含 公司负责人的姓名和职务职称。 Basic Knowledge of Business Communication 信头的写法信头的写法 信头一般印在信纸上端的中间，但也可印在 信笺的左上方或右上方 1）平头式 Richard Thomas 但但 May，June ，July本身很短本身很短，不再减缩不再减缩 2. 日期（日期（Date): Basic Knowledge of Business Communica
4、tion 信头和日期的写法： 1）信头为缩行式 SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTD 11 Yan An Rd, Shanghai 200002,China Tel:63216260 Fax:63302700 E-mail: spcldonline.shcn 你方文号： YOUR REF: JH/nb 我方文号： OUR REF: 345/1289 21 August, 2000 Basic Knowledge of Business Communication 2)信头为平头式 Richard Thomas & Baldwins Ltd. 151 Gower Str
5、eet London, SCT 6DY, Englond Tel:63216260 Fax:63302700 YOUR REF：JH/nb OUR REF：345/1289 21 Aug., 2000 Basic Knowledge of Business Communication 这是指这是指收信人的姓名和地址收信人的姓名和地址。 距日期两行，打在左边。距日期两行，打在左边。 写上封内地址的益处：写上封内地址的益处： 1）发信时可与信封上地址相互对照，以免发）发信时可与信封上地址相互对照，以免发 信时发生错误信时发生错误 2）收信人读信时可以相互对照）收信人读信时可以相互对照 3）便于查阅
6、）便于查阅 3. 信内地址和姓名（信内地址和姓名（Inside Name and Address): Basic Knowledge of Business Communication 写信人对收信人的一种称呼，其位置是在信内 地址的下面空一到两行，并与之平头 a.商业函件 1)用“Dear Sirs, ” 不能单独用“Sirs,” 2)美国人用“Gentlemen：”,更加普遍 (不能用单数）,单数时称“Dear Sir” 3)如果是女性公司，则用 “Dear Madams,” 4.称呼（称呼（ Salutation）：）： Basic Knowledge of Business Commu
7、nication b. 公事函件： “ Dear Sir，”对一般机关团 体负责人 适 用 此外公事函件还可以用 “To those who may be concerned，” 4.称呼（称呼（ Salutation）：）： Basic Knowledge of Business Communication c. 半公半私函件，且给个人的信件 1）给男士，用“Mr.” 或“Esq.” a) Dear Mr. Black, b) Esq.=Esquire 。在英国，它是对一般一般男性 的敬称，在美国Mr.是很通用的称呼， Esq.则 是对有声望有声望的男性的尊称，如法官、地方长官 等。注意：用
8、在姓之后 Dear Black, Esq. 2）给女士，用“Miss”,“Mrs.”,”Ms.”,最好用 “Ms.”,例如，Dear Ms. Black, Basic Knowledge of Business Communication 大多数书信遵循三段的原则： （a）第一段为引导段，自我介绍或说明来信已收到。 （b）第二段提供信息或说明事实。 （c）第三段设计将来的打算和行动。 5. 信的正文（信的正文（Body) Basic Knowledge of Business Communication 注意事项： 1）段与段之间一般空两行 2）如果信的正文很长，一页纸不够用而需两张或数张联
9、页，应在第一页的右下端打“待续”（to be continued),并在联 页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是 为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。 3）用联页时不要用已有信头的信纸，这时名称可尽量缩写， 样式如下： a) -page2-The Universal Trading Co.,Ltd.Jan.7,2000 b) .Mr.T.N.L., March 10, 2000 P.2 c) -2- L.A.Brizier & Co. 1March, 2004 4) 正文的联页至少有两、三行内容 5. 信的正文（信的正文（Body) Basic Knowledge o
10、f Business Communication 商业函件用： Yours faithfully，Faithfully yours， Sincerely yours，Sincerely yours 公事函件用： Respectfully yours，Yours respectfully 6. 结束语（结束语（The Complementary Close） Basic Knowledge of Business Communication 注意：注意： 1）结束语写在正文下隔一行，正中或略向右边写起）结束语写在正文下隔一行，正中或略向右边写起 2）只有第一个字母大写，后面加逗号）只有第一个字母
11、大写，后面加逗号 3）欧洲信函把）欧洲信函把Yours放前，美国则把副词放前放前，美国则把副词放前 4）用）用Yours而不用而不用Your，与，与Yours连用的一定是带连用的一定是带-ly 的副词。的副词。 6. 结束语（结束语（The Complementary Close） Basic Knowledge of Business Communication 1) 在结束在结束语语的下一行打上公司名称的下一行打上公司名称 2）由负责人签名（手签）由负责人签名（手签） 3）打上负责人的签名）打上负责人的签名 4）打上负责人的职务）打上负责人的职务 格式一般如下：格式一般如下： Yours
12、faithfully， THE NATIONAL TRANSPORT CO.， T.M.White T.M.White Manager 7. 签名（签名（The Signature）: Basic Knowledge of Business Communication The Structure of a Business Letter Letter Head Date Inside Name and Address Salutation Body Closing Signature Basic Knowledge of Business Communication Letter Head(信
13、头信头) Ref. No. (编号编号) Date（日期）（日期） Inside Address(封内地址封内地址) Attention: (特定受信人特定受信人) Salutation: (称呼称呼) Subject（主题）（主题） Body of the Letter(本文本文) 结尾礼词结尾礼词 公司名称公司名称 署名（手写）署名（手写） 打字署名打字署名 职务职务 附件附件 主办人代号主办人代号 副本抄送副本抄送 附启附启 Layout of Business Letter-Writing Indented Style Block Style Modified Style Basic
14、Knowledge of Business Communication Principles of Business Letter-Writing Clarity 清楚 Conciseness 简洁 Courtesy 礼貌 Completeness 完整 Concreteness 具体 Consideration 体谅 Correctness 正确 Basic Knowledge of Business Communication Clarity “清楚”原则 Principles of Business Letter-Writing 1) Avoid using the words whic
15、h have different understanding or unclear meaning. e.g. As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services. bimonthly； twice a month, once two months 改成：We have two direct sailing every month from Hong Kong to San Francisco. Basic Knowledge of Business Comm
16、unication Principles of Business Letter-Writing 2）注意句子结构 e.g. We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 25 by air. 改成：We sent you ,by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 25 yesterday. Clarity “清楚”原则 Basic Knowledge of Business Communication 尽量避免罗索（avoid wordiness) enclosed herewith
