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1、沈阳鸿本机械有限公司 QG/HB.I.03.002-2009物资管理及流程规定为保证公司生产、经营正常运营，不断提高公司物资管理水平，保证公司获得最大经济利益，特制定本规定。一、管理原则采购物料：各单位根据实际需要，本着节约原则按规定时间和程序向物料管理部门报送物料需求计划；物料管理部门根据库存情况后形成公司级物料采购计划，经主管负责人批准后按规定时间和程序报业务部（市场部或生管部，下同）；业务部依据采购计划按规定时间和程序制作采购订单，并经相关部门审核、总经理批准后实施物料采购；采购物料按规定要求入库、发放。销售物料：依据合同和要求，业务部按规定制作销售订单，并经财务部及相关部门审核、总经理
2、批准后办理物料出库手续，实现物料销售。二、物料需求计划、采购订单（一） 需求计划、采购订单流程1、主要原材料、辅材料：生产单位根据批准计划，于每月18日前将下月物料需求计划报物料管理部门，物料管理部门于23日前做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于25日前形成采购订单，经总经理批准后进行采购。公司技术部负责制定生产消耗定额。主要有原、辅材料，包括生铁、废钢、合金、焦炭等炉料及耐火砖、硅砂、三乙胺、钢丸等辅助材料。2、设备维修用备品备件及机物料消耗：（1）安全库存：设备管理部门部和相关单位协助物料管理部门根据实际情况制定必要的各项备品备件及其它物料的安全库存，日常管理要及时补充安全库
3、存；（2）计划：生产单位根据批准计划，于每月17日前将下月需求报设备管理部门，经设备管理部门审核后于18日前报物料管理部门，经物料管理部门确认后并于23日前做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于25日前形成采购订单，经总经理批准后进行采购。其它机物料消耗，由各单位根据实际需求经批准后，于每月18日前将需求计划报物料管理部门，物料管理部门于23日前做出下月采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于25日前形成采购订单，经总经理批准后进行采购。（3）发生临时性需求（影响生产的急需物料），需求单位将需求计划于每日15:00时前以邮件和书面的形式发给物料管理部门，属于备品备件的同时以书
4、面形式报设备管理部门负责人进行需求确认（对关键备件要查出损坏原因）后交物料管理部门做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部形成采购订单，报总经理批准后进行采购。3、办公用品由需求单位于每月15日前将需求计划报办公室，办公室于19日前汇总做出公司需求计划经批准后报物料管理部门，物料管理部门确认后并于23日前做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于25日前形成采购订单，经总经理批准后进行采购。4、包装物、铸件产品等其它消耗物料：各单位根据实际需求制订本单位的下月度需求计划，按规定时间和程序将需求计划报到物料管理部门做出采购计划，经主管负责人批准后报业务部，由业务部制作采购订单。日
5、常需要增加临时采购的，按上2（3）款原则办理。5、所有物料采购均由业务部制作采购订单（进入ERP的物料由ERP生成采购订单）。采购价格要货比三家，一经确定不得修改。采购订单空白处用笔划掉。6、需北京总部审批的按总部规定执行。7、当月采购订单当月采购，跨月无效，仍需采购的重新制作采购订单和履行审批手续。对于因生产计划有变更，有关单位要及时向物料管理部门提出物料需求变更计划，物料管理部门应及时通知业务部调整采购订单或追加采购订单。（二）物料采购价格文件、采购订单制定1、市场部根据需求计划，按照物料采购价格文件的价格和约定交货期，制作物料采购订单或采购合同，经部长审核、总经理批准后执行。2、市场部按
6、照“询价、议价”的原则确定物料采购价格（包括外委加工价格），编制物料采购价格文件。物料采购价格文件须经部长审核、总经理批准有效。物料采购价格文件是制作采购订单的唯一价格依据。新增物料品种或采购价格变动，经总经理批准后及时更新物料采购价格文件。3、采购价格的确定以“质优价廉”为原则。每一种物料的采购价格必须进行至少2家以上供应商的询价和议价，并做好原始记录备案，以备公司检查。北京总部管理的生铁、焦炭等集中采购物料价格以总部定价为准。4、对消耗量大、价值高的生铁、废钢、焦炭、合金、耐火砖等主、辅料实行每月询价制度，需要调整价格的经总经理批准后及时更新物料采购价格文件。三、采购1、管理及分工：所有物
7、料采购实行业务部归口管理，业务部负责采购供应商、品种规格、数量、价格等信息收集、业务联系、合同起草、制作采购订单、采购实施，并按上述原则履行审批手续。业务分工如下：（1）市场部：负责主要原材料、辅助材料、包装物、设备及备件、消耗材料、办公用品、家用电器等其它物料采购及设备和备件的外委修理业务。关键设备、备件采购设备管理部门协助市场部实施采购。量检具采购技术及品管部门为市场部提供技术支持。（2）生产管：负责外协毛坯、成品等铸件产品采购。2、物料采购应按“一单、一物、一票”的原则执行，既一张采购订单、一次进货、一张发票。对于大宗主要原辅材料可根据需求计划的批量要求，一次性下采购订单、分期供货，如生
8、铁、废钢、焦炭、合金、硅砂等主辅材料和铸件产品等。四、检验、检斤、入库、结算1、原则：（1）质检员、保管员与供应商实行不接触原则。对检验报告、检斤单等资料的传递，均由市场部负责。（2）按“一单、一物、一票”的采购原则，所有物料入库必须有采购订单，且实物、采购订单核对相符。仓库保管员根据发票和采购订单办理入库手续，发票、入库单与采购订单在物料品名（包括规格）、数量、价格三相符。无采购订单或采购订单与实物及发票不符的保管员可拒绝物料入库。生铁、废钢、焦炭等大宗物料的实际数量与订单数量差异不超过正负5%。 （3）采购物料到货日期要符合采购订单确定的到货日期，不得提前或延迟。(3）采购结算实行“月清月
9、结”原则，即当月订单、当月采购、当月结清，且每月25日前报销完毕。2、检验、检斤、入库：（1）需要检斤的物料要有质检员、检斤员（或保管员）、审核员三人负责检斤、三人在检斤单上签字；外购毛坯需要点数的要有质检员、保管员双人负责点数、双人在入库单签字；需要品管部提供质量检验报告的要双人负责检验、双人在质检报告上签字，否则物料不得入库，入库手续不得办理。物料品质检验按体系文件规定执行。（2）入库单必须有保管员、质检员（需品质检验的）、业务员、采购和物料管理部门负责人签字或盖章有效，检斤单要作为入库单的附件。检验报告由市场部、仓库、品管部各存一份，以备检查。（3）负责检斤人员或临时顶岗人员一律实行备案
10、管理，没有备案的一律不得检斤签字。人员更换，备案及时变更。（4）对于影响产品质量和本身使用寿命的物料一律进行入库前品质检验，包括所有炉料、包装物等。物料入厂时由市场部业务员提出检验申请，品管部依据技术管理部门验收标准负责检验。具体要求：A 主要原材料：供应商需提供质量证明，需要检斤的提供重量证明。检斤办法按上述原则进行。对数量、质量确认后，保管员凭采购订单和质量检验合格报告方可办理入库。B 对于液态气态桶装的物料（如各类油、树脂、三乙氨等）一律检斤并要求供应商在包装桶外面写明毛重、皮重、净重等，保管员凭检斤单办理入库手续。检斤办法按上述原则进行。C 对购入的各种钢材等也要检斤，并凭检斤单、采购
11、订单办理入库手续。特种规格检尺不检斤的除外。D 焦炭作为特殊物料必须进行含水化验，以每车为单位化验，取样办法按公司有关规定执行。市场部负责与供应商协商确定标准含水量，并以此为标准进行超标准扣除数量，不超不扣。扣除数量在检斤单上注明并由货主代表签字确认，结算重量要扣除该数量。超标准扣除数量=（化验数据的简单平均数-标准含水量）*检斤数量。 如：本车焦炭净重40吨，化验含水量数据分别为8%和4%，标准含水量5%，则：扣除数量=（8%+4%）/2-5%*40=0.4吨 结算重量=40-0.4=39.6吨E 焦炭分厂家放置，焦面超过与供应商的协议标准，从检斤数量中等量扣除。F 塑料袋、塑料罩等包装物要
12、即检验重量又检验个数，并按上述要求由品管部出具检验合格证方可办理入库手续；G 对螺栓等数量大、单个价值较低、不易清点的物料，可实行检斤测定等辅助手段验收入库。H 其它物料验收标准按公司有关规定执行。（5）进厂检斤车辆必须确保检斤和回皮时所载的其他物料一致，司乘人员不得留在车内。 （6）特种设备备件入库单须由使用部门负责人和设备管理部门负责人签字有效。 （7）量检具入库单须由品管部负责人签字有效。 3、结算：（1）业务员凭入库单、检斤单（需要检斤的）、发票、采购订单（发票数量、单价、金额要与采购订单相符）报部门主管审核、财务审核，经总经理批准后方可办理结算。（2）业务部门应及时与供应商结算，实行
13、月清月结，及时办理物料入库，并按审批程序到财务部结算。每月22日前应与供应商结算完毕。因特殊情况当月无发票但符合采购订单手续的入库物料，仓库与业务员配合列出无发票采购清单，由业务员或保管员办理估价入库，下月初等额红字冲回，待手续齐全办理正式入库。财务部对估价入库要进行账务处理，保证财务、保管“账账”相符。（3）业务员在收到发票后3天之内须到财务履行报销手续。（4）财务部要审查发票的品名、数量、单价、金额等与入库单和采购订单是否相符，有不一致的财务可拒绝入账。五、物料领用出库1、全部采购物料必须办理入库手续后方可领用。 2、物料入库后由保管员通知需求部门，领用时需填写领料单，领料单由经办人、单位
14、负责人或公司负责人签字有效，保管员凭有效领料单发料，办理出库，具体办理按材料物料领用审批权限规定执行。领料单上负责人的签字样本仓库实行备案管理，人员变化由领料单位及时变更备案。对领料单上负责人签字字体与备案样本不符的保管员有权拒绝发料。3、备品备件、刀具及其它更换件等消耗材料，领用时一律以旧换新（无旧时需总经理或指定人员签字方可发放），并按公司领用物料以旧换新暂行规定执行。4、贵重有色金属领用管理：（1）铜、镍、锌等贵重有色金属生产领用，由生产单位填写领料单，经车间领用人、铸造工程师、车间主任签字，并经公司负责人签字批准后仓库方可发放；（2）贵重有色金属实行当班核销制，即每班生产完毕后填写核销
15、表，报仓库保管员备案；如有剩余物料凭核销表填制红字领料单退回仓库。核销表由当班班长填写，车间主任签字审核。 如有剩余物料并连续生产，当班填制本班核销表，并由接班班长签字接收上班核销表和实物（简称接收核销），接班生产完毕后按上述要求继续填制核销表，如有剩余物料办理退库手续。“接收核销”不得超过2个班次。（3）仓库保管员负责退库管理和监督贵重有色金属的核销，有权对上次领用应核销而没有核销的不予再次发放。（4）对生产单位领用的贵重有色金属不核销、不退库的，公司将对责任人和单位负责人按违纪处理，并进行100-1000元的经济处罚；涉及偷盗的按公司有关规定处理。（5）核销表与领料单或红字领料单装订在一起，存档备查。5、仓库领料单保管期限3年（包括ERP系统领料单）。六、物料保管和管理1、仓库保管员负责物料日常管理，并要做到所有物料分区域、分类管理，如A、B、C分类，分区域库位存放摆放，一类物品一个区域，一个型号一个库位等；2、所有库位物料名称、日期、数量准确，摆放整齐，帐、物、卡相符；3、主辅料存放要做到“高度适中，整齐划一，名称准确，产地清楚”；4、物料领用按“先进先出法”原则出库；5、易燃易爆品要单独存放，注明“危险品”
