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1、國立高雄大學校務基金經費動支申請及核銷之審核作業I. 作業要項表項目編號會2-01項目名稱經費動支申請及核銷之審核作業承辦人員廖家宏 5919153 分機 8902曾淑君 5919154 分機 8903黃憶藍 5919155 分機 8904陳秀琴 5919358 分機 8908黃玉露 5919148 分機 8906曾宜臻 5919147 分機 8907相關單位總務處、人事室、秘書室及相關業務單位辦理時間每年1月至12月（經常性業務）注意事項一、主計室承辦人員依政府機關內部審核之各種相關法規、規則、準則、辦法及條例，辦理本校有關經費動支之申請、審核、撥款、核銷等案件之各項內部審核作業。二、提醒業
2、務單位承辦人員應本崇法務實之態度及誠信原則，辦理經費核銷作業，並對所提出之支出憑證（收據、統一發票或相關書據）之支付事實真實性負責，如有不實，應負相關責任。三、主計室承辦人員於會辦經費動支等案件時，如發現有不妥（金額核計錯誤、與擬動支科目之用途不符、預算已無餘額、其他有違預算執行相關法令規定等），應先洽業務單位作必要之補充或修正，若必須提出意見者，亦應力求具體、明確，並掌握辦理時效，另亦可建請業務單位尋求其他可行之替代方案因應，俾利政策或業務之推展。四、凡屬共同供應契約項目者，應使用共同供應契約電子作業系統辦理電子採購及電子支付，未依該方式執行者，應專案簽核敘明原因。五、立法院預算審議結果，若
3、預算遭凍結、刪減或附帶決議涉及經費可否動支等情形，提供辦理經費審核與管控之依據。六、主計室承辦人員應隨時注意相關法規、行政規則及解釋令函有無新增或修訂。相關法令一、 主計法規輯要內相關法規二、 中央政府附屬單位預算執行作業手冊三、 行政院主計總處編訂支出標準及審核作業手冊四、 各機關聘請國外顧問、專家及學者來台工作期間支付費用最高標準五、 中央各機關（含事業機構）派赴國外進修、研究、實習人員補助項目及數額表六、 教育部及所屬機關(構)辦各會議講習訓與研討（習）會管要點七、 教育部及所屬各機關學校對應收未收款項之列帳與催繳及控管處理作業要點八、 國立高雄大學預算執行注意事項九、 國立高雄大學員工
4、出差旅費報支標準十、國立大學校院推動科技研究發展經費使用要點辦理方式一、經費動支申請(一)業務單位提出經費動支簽案，應敘明計畫經費來源、計畫辦理期程，另檢附相關計畫書、經費明細表及契約草案等供核，並登錄動支經費管理系統，列印動支經費申請單。(二)經費動支倘須由其他單位經費共同分攤辦理者，應先簽會其他相關單位同意，出國案、人員晉用等應先簽會人事室，委託研究計畫則應先簽會研發處。採購事項應決定採購方式，再送主計室辦理。(三)經費動支案，主計室審核有無預算可供支應、計畫內是否與預算所定用途或範圍相符、是否至網路請購系統控管預算。如有不符者，先洽請原申請單位修正，無法即時改正者，則簽註意見退回原申請單
5、位。(四)經費動支案經主計室審核通過，依行政程序陳請校長核定，或依分層負責所授權之主管核准後，准予動支經費。二、經費核銷(一)動支經費單位或總務處檢齊相關原始憑證，並至動支經費管理系統編製支出憑證粘存單。(二)經費核銷若屬採購案件者，應依學校分層負責授權規定由總務處或業務單位辦理驗收；非屬採購案件者，則先簽會其他相關單位。(三)主計室審核支出原始憑證及執行程序，是否符合相關規定，如有不符者，先洽請原申請單位修正，無法即時改正者，則簽註意見退回原申請單位。(四)經費核銷案經主計室審核通過，依行政程序陳請校長核定，或依分層負責所授權之主管核准後，執行撥（付）款作業。附件附件1、國立高雄大學經費核銷
6、相關規定附件2、國立高雄大學內部審核作業規範表格II. 國立高雄大學經費動支申請之審核作業流程圖使用單位提出動支經費申請是相關單位會核是否需要其他單位協辦否總務處決定採購方式及財產分類主計室審核有無預算及是否與所定用途符合並控管預算。否填寫主計室審核意見通知單是校長或授權代簽人是否核准否是准予動支經費結束III. 國立高雄大學經費核銷之審核作業流程圖(一)結報（支出憑證粘存單）審核作業流程圖結報單位填製憑證粘存單驗收或事項證明核章否 使用單位主管核章否否是保管組核章否是總務處核章是填寫主計室審核意見通知單主計室審核支出之原始憑證及程序是否符合相關之規定否是校長或授權代簽人核定 否 是付款作業流
7、程結束備註：業務主管單位如下：1.三萬元以下(不含)小額採購，授權各單位辦理，動支申請與經費結報一併送核。2.三萬元以上(含)採購案，由總務處辦理。 (二)結報（印領清冊）審核作業流程圖經辦單位填製印領清冊業務主管單位審核內容及支領標準否 出納組代扣稅款、受款人資料建檔是否代扣勞健保及離職儲金 事務組核章是主計室審核支出之原始憑證及程序是否符合相關規定並控管預算否填寫主計室審核意見通知單是否校長或授權代簽人核定付款作業流程 是否結束備註：業務主管單位如下：人事室：本校編制內教師、職員及行政助理。推教中心：支領推廣教育班酬勞。(三)結報（出差旅費報告表）審核作業流程圖否出差人填寫出差旅費報告表單
8、位主管核章否人事管理單位辦理銷差並審核出差人員職等是否正確 是主計室審核支出之原始憑證及程序是否符合相關規定 並控管預算否填寫主計室審核意見通知單校長或授權代簽人核定是是付款作業流程結束備註：人事管理單位如下：1.人事室：編制內教職員、行政助理。2.總務處：司機、技工、工友、駐警。3.各計畫主持人：與計畫相關之專、兼任助理、臨時工。附件1國立高雄大學經費核銷相關規定： 事項規 定預算結報期限及流用規定學校分配至各單位之預算經費，請依照本校預算執行注意事項辦理，相關結報期限及流用規定摘錄如下：u 資本支出各單位分配款請購截止日期為8月31日，請各單位提早規劃執行，未執行餘額即納入學校統籌款。9月
9、25日前完成學校統籌設備款分配，8月31日前各分配單位完成請購程序，12月20日前全校行政、教學設備完成結報程序，請務必掌握流程，逾期應自行負責。u 經常門預算執行結報截止日期為12月20日，逾期恕不受理，12月21日至12月31日間發生者，結報截止日期為次年1月2日（如逢假日往後順推1工作日），如於決算結帳前(截止期限後二日內)，逾期送件辦理核銷者，扣減經辦核銷單位次年度預算分配額度，每件扣減1萬元納入校務基金，超過前述期限概不收件，亦不得專簽於下一年度經費結報。各單位當年度經常門原分配預算賸餘數（不含設備費流入數部份），依本校預算執行注意事項規定，自動轉入下年度繼續執行。u 分配至各單位之
10、經、資本門預算，不得辦理流用；惟各單位因購置電腦軟體(單價1萬元以上使用年限2年以上)須辦理資本門預算流出者，流出金額以不超過資本門分配數之10%為限，且該流入(電腦軟體)金額設置專帳控管，年度結束未支用餘額全數收歸校務基金；以上流用應填製流用申請表，經校長核准後辦理。資本門執行管控措施u 資本門採購案若無法於年度內完成驗收付款，而須向教育部提出預算保留申請者，除有不可歸責於請購單位之原因經簽奉校長同意者外，將按辦理保留金額之10%扣減該單位次年度設備費預算分配數。u 截至7月31日止資本門達成率未達80%者，扣減該單位未達成數之20%，收歸學校統籌運用。（達成率=實支數及請購未銷數/全年度分
11、配數）辦理研討會相關原則及標準u 辦理研討會應依照教育部及所屬機關(構)辦各會議講習訓與研討（習）會管要點相關規定辦理。（詳主計室網頁法令規章）一般規定u 各單位執行分配預算，即屬一責任中心，應負責預算執行之績效，請在分配額度內審慎規劃執行，不得超支。u 暫收款、暫付款、保管款、代收款等科目內之懸記帳項及其他應清結款項，應隨時注意清理。如有久懸未核銷、未清理或未及時辦理保留，致經費無法轉正或無法收回者，應由各單位相關人員負追還及清理責任。u 申請動支經費應查明有無預算，並於事前依規定程序填寫動支經費申請單，或專案簽明事項，經核准後方得辦理。u 因迫切需要須事先辦理以應急者，得專案簽明原因，經校
12、長核准後補辦手續。u 無法由各單位分配經費支應之案件，應專案提出申請，詳細敘明原因，經校長或其授權代簽人核准後方得辦理。u 支出憑證粘存單之經手人與驗收人不可為同一人。u 未達1萬元之小額採購憑證粘存單，請註明付款方式，例如逕付廠商、人已墊付、已預借費用等。u 預借費用核銷時，應全案一併送出，不得拆散，以利核銷。u 實付金額小於發票金額時，應於支出憑證黏存單上註明實付金額並由經手人蓋章。u 一筆採購案須分多期付款者，結報時應加附分期付款表，其訂有合約者，應於第一次付款結報時檢送合約副本 。u 粘存單金額或相關資料塗改時，請經手人在改正處簽章證明。 u 動支經費申請單、估價單、驗收記錄、發票等有
13、關之品名、規格、數量應一致。 u 刻印費請於收據背面或清單上加蓋樣章。 u 影印費請於用途欄擇要註明影印資料名稱。 u 郵票費請以郵局所開立之購買票品證明單報支。預借款項u 凡屬個人薪資、工資、工作費、加班費、差旅費等之所得，以存入個人帳戶為原則，除特殊情況勿事先墊付或借支沖帳，以免造成雙方對收付金額之爭議，需以確因事實需要當場支付者為限(如廠商要求付現等必須當場支付之費用及零星支出)。u 辦理活動預借款項，須循行政程序簽奉核可後辦理，預借項目以須當場支付之費用為限，預借款項應於活動結束後一個月內辦理轉帳核銷及餘款繳回。預借款項之承辦人員離職時，該事項應列入移交，因未列入移交以致借款無法結清者
14、，由預借單位相關主管負追還責任。1萬元以上款項不得代墊u 單張發票或收據1萬元含以上者，必須逕付廠商，不得代墊。若因特殊事由已先行墊付者，必須專案上簽敘明理由經奉准後，才可將款項撥還墊付人。u 經核定之計畫因經費尚未撥款或僅部份撥款，為執行計畫得填寫國立高雄大學接受補助或辦計畫經費墊付申請表，向學校申請墊付計畫經費，並於計畫款撥入後歸墊。採購方式u 各項採購案件，凡能一次辦理者，不得化整為零分批辦理。u 未達1萬元之小額採購，學校授權各單位自行辦理，以提升行政效率。u 集中採購項目（項目可洽事務組），不可自行辦理。支出分攤表u 一次採購案，要由兩個以上經費來源分攤支應時，應分別製作動支經費申請單，全案申請單一併送核。u 結報時應加附支出分攤表，全案一併送核。u 假設有A、B 兩個計畫共同分攤一筆支出
