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1、部门在一体化管理体系审核前/中阶段应做的工作一 通用要求I. 各部门负责人或参与被审的人员看一遍一体化管理体系手册，知道您部门在管理体系中“管什么？”“做什么？”。II. 根据您部门管理的条款，看一遍对应的“程序文件”知道，您“管的”或“做的”事。怎么管，怎么做，怎么检查，与那些部门条款有关（接口）。通过学习，形成完整的思路。二 专项要求I. 高层管理（总经理、管理者代表）1) 看一遍并基本理解“三合一总经理审核参考资料”： 基本准确表达：a. 公司产品范围，机构设置，人数；b. 公司概况，发展规划目标；c. 一体化管理体系的策划； 公司质量、环境、职业健康安全方针 公司质量、环境、职业健康安
2、全目标 公司质量、环境、职业健康安全目标完成状况d. 无条款删减，有分包过程。2) 怎样理解“以顾客与关注焦点”（市场/顾客需求期望，法律规范，竞争优势）a. 确保组织的目标与顾客的需求和期望相结合；b. 确保在整个组织内沟通顾客的需求和期望；c. 测量顾客的满意程度并根据结果采取相应的活动或措施；d. 系统地管理好与顾客的关系。3) 组织和机构：a. 是否根据管理体系的过程要求，明确了职责、权限和相互关系；b. 各部门负责人履行职责的情况；重点环境、安全岗位负责人履行职责的情况；职业健康安全的员工代表履行职责的情况。4) 资源配置： 为确保质量体系运行有效性，在原来的基础上强化了哪些资源：办
3、公环境、设施、高科技监测装备、专业市场人员、信息网络、相关方的社会关系等。5) 内部审核：编制内部审核程序文件，编制内部审核年度计划，并按计划实施，在实施前进行策划，包括日程/计划审核组，审程准备，检查表编制等，目的是使内部审核按计划满足标准要求，内审的目的是评价一体化管理体系的符合性、有效性。共发现3项不符合，分别由责任部门在分析原因的基础上制订纠正措施，由管理者代表验证有效性，关闭不合格。本次内审员都经培训机构培训取得资质证书，总经理任命，受审核部门亦对内审员进行了评价：内审报告肯定了一体化管理体系通过试运行达到了符合性、有效性的要求。 6) 管理评审：1. 按计划于2009 年7 月实施
4、了2009年度管理评审，由总经理亲自主持，各部门负责人参加；2. 各部门以“信息输入”的文字资料形式，根据标准对管理评审内容要求，按部门归口管理的条款，针对性的阐述，提供信息。供高层管理者评审，信息内容包括：顾客（相关方）反馈意见（顾客满意程度调查），体系过程符合性，项目质量，内审结果，质量，环境，职业健康安全方针/目标的适宜性，一体化管理体系运行的有效性、符合性，合规评定，绩效监测，法律法规变化等。3. 管理者代表提供一体化管理体系运行情况介绍，阐述取得的成绩和存在的问题；4. 最终形成管理评审报告在肯定管理体系有效、适宜、充分的前提下，多数部门提出对标准及体系文件学习、理解不够，体系运行中
5、出现的偏差还是存在。要求加强培训力度和深度，综合办将在2009年下半年的培训计划中体现，形成纠正措施。7) 持续改进：公司持续改进首先是面对顾客/市场的需求。改进的重点是改善项目/产品特性，提高一体化管理体系过程的有效性。持续改进是不断寻求改进的机会，采取适当的改进的方式、改进的途径，我们从下面几个方面着手：1. 通过质量、环境、职业健康安全方针的建立和实施，营造一个激励改进的氛围和环境，使员工都来关注公司的发展；2. 以质量、环境、职业健康安全目标作为改进的方向；3. 应用数据分析，通过内审，不断寻求改进的机会，安排适当的改进活动，如高层管理例会、供方或委托方联络会、部门专题召开讨论会等，促
6、进体系的持续的有效的发展；4. 通过原因分析，确定纠正/预防措施实现，改进目标；5. 通过多种形式（如管理评审等）评价改进效果。举一反三确定新的目标需求和改进决定；最终通过方针、目标、数据分析、内部审核、纠正预防措施，管理评审方面的记录，反映和证实改进的效果。8) 一体化管理体系运行中还存在哪些问题和不足：一体化管理体系运行中，多数人对标准体系文件不熟悉，不理解，在执行中会出现偏差，这是我们今后应通过培训、学习、在不断理解的基础上，促进管理体系的持续改进。详细内容可参阅“三合一总经理审核参考资料”。部门在一体化管理体系审核前/中阶段应做的工作II. 综合办1）主要工作流程，部门人员、学历、资质
7、、分工情况。2）知道公司质量、环境、职业健康安全方针及公司/本部门质量、环境、职业健康安全目标。3）提供部门目标完成业绩。4）部门有哪些与质量、环境、职业健康安全相关的文件，包括法律规范。5）提供有关质量、环境、职业健康体系运行相关的内/外部沟通的证据（工作联系，内部/外部文件的交流，回复）。6）文件控制，理解条款的函意：a. 文件控制的记录（理解这些记录的内容及来源，编制依据）；b. 全公司体系运行的记录清单。7）办公场合有哪些环境因素影响及危险源风险，哪些是重要环境因素及重大危险源。8）办公场所楼道环境卫生安全检查（Q6.4）。9）人力资源：a. 人力资源总体的框架结构1. 高层管理，中层
8、管理，执行/作业人员2. 专业人员，行政管理人员b. 人力资源能力评价 c. 人力资源招聘过程及相关资料（招聘全过程的文件、资料及记录）d. 人力资源培训 人力资源及培训需求调查 培训计划 培训记录 培训评价 e. 委外培训记录（应准备资料）包括计划、派送、考核评价。 f. 特殊工种（电工、驾驶员等）及具有资质、职称人员名录。10）内部沟通的记录（必须与公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行各类的方面）包括：会议记录、简报、通讯、工作联系单，信息反馈记录，某项问题的工作报告。11) 了解并能表述办公场所固废，生活垃圾，废弃电池，灯管，墨盒等怎样处理。 与物业公司是否保持沟通关系，是否能提供相
9、关的记录。 收集物管部门的应急预案，能否出示2009年5月大院消防宣传，演练的记录，照片。12) 协助管理者代表在内部审核过程中做了哪些工作（组织召集，会议记录，对不合格纠正措施的验证，跟踪）。提供全套内审记录13) 绘制公司平面位置图。14) 申请环境守法证明（环保局）。15) 应该知道公司办公场所的应急步骤内容。16) 应该知道重要环境因素及重大危险源风险的管理方案。17) 部门在实施一体化管理体系运行中存在的缺陷、是否有相应的措施和建议。18) 归口管理的条款或非归口管理而需要提供及应完成的记录： 归口管理： a. DSKZ/CX-QMS-EMS-HSMS01文件和法律法规与其他要求的控
10、制程序：1. QR01文件发放回收记录；2. QR02文件修改单；3. QR03受控文件清单；4. QR04文件销毁/回收申请单；5. QR05法律法规一览表；6. QR06技术标准一览表；7. QR07技术标准、规程、规范发放签收表。 b. DSKZ/CX-QMS-EMS-HSMS03人力资源控制程序：1. QR01职工参加学习申请表；2. QR02年度内/外部培训计划；3. QR03培训记录；4. QR04年度人力资源（培训）需求表；5. QR05人力资源能力评定表；6. QR06特殊工种、专业人员汇总表。 c. DSKZ/CX-QMS-EMS-HSMS04信息沟通控制程序：DSKZ/CX
11、-QMS-EMS-HSMS04-QR01内外部信息沟通传递处置表。 d. 目标/指标实际业绩管理：1.公司部门质量、环境、职业健康安全目标展开分解及完成情况统计表； 2.目标考核：基本上在年终针对全年业绩进行考核。e. 办公场所环境卫生、安全管理 办公场所、包括廊道、洗手间每月两次检查。f. DSKZ/CX-QMS02采购控制程序记录1. QR01仪器设备购置申请表（暂无采购）；2. QR02材料采购申请单（暂无采购）；3. QR03供方评定表（纸张向院部领用，其他无采购）；4. QR04采购物资检（试）验表；5. QR05紧急放行单（未发生）；6. QR06分包方合格评价表（由市场部协助填写
12、）；7. QR07办公用品（低能）领用登记（根据3-6月领用数量填写）；g. DSKZ/CX-QMS-EMS-HSMS05内部审核控制程序记录全套资料注：有标记者为咨询顾问提供已完成的记录 有标记者为原浙电试验研究院保留的记录 部门在一体化管理体系审核前/中阶段应做的工作III. 技术服务部1） 主要工作流程，部门人员、学历、资质、分工情况。2） 应知道公司质量、环境、职业健康安全方针及公司/本部门质量，环境、职业健康安全目标。3） 提供部门目标完成业绩。4） 部门有哪些与质量、环境、职业健康安全相关的文件，包括法律规范。5） 提供有关质量、环境、职业健康体系运行相关的内/外部沟通的证据（工作
13、联系，内部/外表文件的交流，回复）。6） 环境因素影响、危险源风险识别、评价（E4.5.3，HS4.3.1）应理解公司办公/项目现场，各专业项目服务现场（局放，预防，互感器，开关设备等）环境因素影响，危险源风险识别，评价控制。项目组人员是否理解，能否自觉遵守，以什么语言或资料可以证实这一点。7） 法律、法规和其他要求（E，HS4.3.2）从部门工作或项目服务要求出发，应该有那些国家、行业的法律法规，根据目前提出的88项，提出补充和纠正意见。（E HS 4.3.2）8） 重要环境因素影响及重大危险源风险目标/指标及管理方案（E，HS4.3.3，4.3.4）。明确知道并深度理解有那些重要环境因素影
14、响及重大危险源风险，有那些项目目标，指标，并为实施对这些影响或风险进行有效控制的管理方案、内容及执行要求（E HS 4.3.3 ，4.3.4）。 9） 产品（服务）实现的策划。（Q7.1） 应理解以下条款内容：a. 服务项目（产品）的质量目标和要求（包括国家、行业标准）；b. 针对产品确定过程、文件和资源的需求；c. 证实服务项目（产品）所要求的验证、确认、检验和试验活动，以及接受准则；d. 为实现过程及产品满足要求应提供证据所需的记录（参照DSKZ-CX-EMS-02，DSKZ-CX-HSMS-02，DSKZ-CXQMS-EMS-HSMS-06执行）； 这些内容与（6）E，HS相结合成为完整的策划资料。 10） 设计研发（Q7.3） 提供一项科技，软件的开发全套资料，应体现a. 策划： 市场调研，可行性报告 设计开发阶段的划分（初设，深度设计） 人员的职责、权限b. 设计输入：设计开发任务书c. 设计输出：设计开发计划d. 评审：对输入的评审；是否满足顾客，法律法规要求 对输出的评审：是否满足设计输入的要求 验证：实际是对设计成果的检验 确认：通过委托方满意程度反馈的资料确定以上三述内容可不分阶段的
