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1、學校憑證審查注意事項93.05.10 九十二學年度第十七次行政會議通過壹、外部單據（例：發票）報支使用原則：1、請使用合法之憑證：發票或收據（小額營業人使用），如遇特殊情形，請述明理由，方得使用支出證明單（稅捐單位查核嚴緊）。2、學校為【非營利機構】，請廠商開立二聯式發票依稅法之統一發票使用辦法第七條規定及教育部台(87)會(二)字第八七九八九七九號函辦理，為符合查帳規定及高指標之行政品質，請配合規定。在採購物品時，發票上務必請廠商打上學校統編（收銀機式發票）或寫上買受人（手開二聯式發票）；而收據上的統一編號欄(右上角)是指商家（廠商）的統編號碼。發票大小寫金額若有塗改，一律更換新發票（稅法規
2、定）。3、電話費單據之使用人抬頭須為元智大學，不得為私人名稱；且若電話費單據遺失而補單者，請總務處證明此電話號碼為本校那個單位使用。4、大批發單據請款時須附上送貨單，且送貨單之抬頭須為元智大學。5、往來之廠商名稱為公司行號者，均須開立發票；合法登記營業之公司行號不可能同時可開立發票又使用收據。6、參加訓練課程、研討會等報名費之收據抬頭，請開立元智大學，個人抬頭之收據無法報帳。7、發票若遺失，報帳時，除使用廠商存根聯之影本發票外，同時需加蓋與正本相符及發票章之字樣，另須附上廠商開立之切結書，說明遺失原因（並蓋上公司大、小章以及寫上發票號碼）。8、購買學校物品，在開立發票時，請將公物及私物分別開立
3、。9、購票證明單（郵票）金額伍仟元以上（含伍仟元）者，須有郵局主管蓋章。10、向國外購買物品時，須附上正本之INVOICE 或RECEIPT。11、便當費之單據須註明購買數量及單價，並說明報支用途。12、影印費之單據須註明影印項目、數量及單價（若廠商未標示影印項目，請自行於空白處補充）。另外：未到期之租賃款，請勿提前開立發票請款。貳、校內申請報支流程及原則：一、申報報支之基本原則：1、無法取得合法憑證時，一律填寫支出證明單並述明理由（非不得已儘量不使用），以供會計師查核。2、暫借款請注意時效，借款單上請註明預算來源之計劃編號，並附經核准（二萬元以下經單位主管；二萬元以上經首長）之詳細計劃或會議
4、紀錄等；活動經費執行完二週內，請將餘款繳回出納並檢齊有關憑證送交會計室辦理沖帳結案手續。（經常門費用類於付款後二週內，資本門設備類於進貨後一個月內沖銷借款）3、黏存單上之經手人、驗收人、單位主管均須完整填寫。跨單位使用預算，請先會簽該單位主管。4、黏存單請款之金額小於發票（或收據）上之金額時，請註明其原因，並在發票（收據）上寫明實付多少金額並加註經手人簽章。5、報帳之黏存單送出前，請檢查附件是否齊全（如請購單遺漏否？），手續是否完備（如單據上主管是否遺漏簽章？），發票、請購單、估價單等上列之金額、廠商名稱是否一致？粘存單右上角之各項表單編號（如採購單編號、計畫編號、計畫名稱、會計科目），右下角
5、之摘要，請填寫清楚（如：9/15第二次系務會議晚餐便當10個，10/1影印系務工作計畫500張0.5計$250）。6、請各單位送出之黏存單依照黏存單上之說明將憑證整單整齊後再送至會計室審核，否則將黏存單退回至原單位，若因此有延誤付款情事者，由各單位自行負責。7、黏存單、報表之內容、資料，請勿塗改，如有更改，應由當事人蓋章（如領款人）。8、學校校內預算不得與國科會計劃之預算合併使用。9、使用校內預算來源之購案，不得以中央信託之方式採購。亦即非使用教育部獎補助款者，不得依中央機關財物集中採購實施方案，利用共同供應契約契約編號：04-LP5-0380，逕向中央信託局購料處訂購。10、預算保留款需與原
6、計劃編列用途相符。11、行政管理研究計劃補助（秘書室提供）及教材製作教學改進研究計劃補助（教務處提供）部份，其請購單、黏存單須會簽以上二單位之主管及經辦人。12、各項已結案表單均可經由IE預算會計系統中的表單查詢， 得知傳票總號、傳票分號、付款日期、支票號碼等，以利大家向出納查詢或提供廠商貨款資訊。13、報帳時單據為發票者，請填具發票號碼（含英文字軌）；為收據者，請填收據號碼，如無收據號碼者則免填。二、零用金申報注意事項：1、應付款金額未滿1，000元者亦請由零用金報支。2、款付個人請以零用金報支。3、請不要自行墊付款項予廠商，統一由學校開立支票付款，可免日後瓜葛。即五仟元以內之零星支出，才適
7、合以零用金報帳，五仟元以上(含五仟元)之支出，如確有必要支付現金予廠商時，請敘明理由，簽請首長核准。4、零用金款付對象不得為學生。5、原申請人可更正支付日期、發票號碼及摘要，更正後請記得重新列印表單。6、國內出差旅費報支請參照人事室公告之標準報之。7、報支差旅費請檢附支用憑證（車資、住宿費）並先送人事室審核，乘坐車輛、飛機之交通費，請附購票證明（機票、旅行社代收轉付收據），參加講習、開會之午餐，通常由主辦單位負責，不宜報支，人事室為初審單位，亦請多加注意。三、採購單之報支原則：1、依91.10.28 九十一學年度第四次行政會議通過，辦理採購物品應實施估價，如金額在壹萬元以上者，需三家廠商以上詢
8、價記錄；成交廠商之估價單，請附正本。2、設備圖書類需驗收者，一律填採購單，以便財管組編列財產條碼，其圖書類須會簽圖書館。消秏性物品（例：抬燈、電扇、熱水瓶-等）不能認列為設備財產。（詳情請詢問財管組）。3、入會資料庫之使用，非屬租賃性資產者，不得列為圖書儀器類。4、設備類請款或結案者，請先送財管組驗收，同時採購品品名請詳細填寫清楚，便於財管組編列財產條碼；品名過於籠統時（如：電腦週邊設備一批），請於規格欄詳細填寫購買之物品。5、單位使用教育部獎補助款，自辦採購電腦週邊設備時，請於“請購理由、用途功能說明與建議”欄位註明為中信局採購；二萬元以上之採購，如已簽呈核准自辦採購，也請於同欄位內註明。6
9、、依中央機關財物集中採購實施方案，利用共同供應契約，逕向中央信託局採購電腦週邊設備，請將“選購週邊”於開立發票時在品名欄括號註明；並附上中央信託局蓋章核可之傳真單。7、購買國外物品，請以實際結匯金額驗收，並填上議價金額欄及財產總值；驗收程序完畢，即可辦理結案。8、採購單之品名，請勿以“會計科目”填列（如：修繕費）；請實際述明修繕之物品名及用途。9、設備採購案在送案至單位主管批示前，請先送財管組作會計科目認定，確認是否歸屬為設備。圖書博物類則請先送圖館組。10、預算會計系統採購單欄位說明如下： 實際進貨日期：購物（進）交貨日期 履約交貨日期：合約上載明之交貨日（由採購key-in） 發票日期：發
10、票上的日期 單位驗收日期：單位申請人所購物品送財管組進行驗收日期（由單位申請人key-in） 財管驗收日期：總務處財管組驗收財產日期（由財管組key-in） 各日期限制條件如下： 實際進貨日期應早於或等於履約交貨日期和發票日期 履約交貨日期應早於或等於單位驗收日期 單位驗收日期應早於或等於財管驗收日期 單位驗收日期應在實際進貨日的30天內進行驗收程序 【ps.自辦採購單同時申報多張發票時，以日期最早的那一張發票為主】11、儀器設備類基本上，以單價一萬元作為認列財產的最低門檻，然仍得視購買物品類別而定。並請財產保管人於黏存單驗收欄處親筆簽名+確認二字；傢俱類（桌椅櫉櫃）大致上均可列為什項設備，但
11、單價需一萬元。但如低價位之塑膠椅等，屬消耗性物品，不得認列財產；專業性期刊（需具典藏價值）及書籍須列為圖書博物類。(詳情可詢問圖書館)若贈予外賓之圖書或辦理贈書獎品活動，其購書經費來源，請以經常門費用報支。12、名片印製費用單面以元計，雙面以元計算，製版費用不另支付；且每次以報支盒為上限；請款名片費用時，須附名片樣張。13、多張發票（收據），請分開Key-in品名。14、登報廣告，請附刊登樣張。15、請注意物品請購後，接續之驗收、請款之時效。16、不需送工程組議價發包之工程或維修，填採購單即可。（如印表機之維修-等）。17、採購案若有延遲交貨的情形或進而導致延遲驗收者，請單位申請人述明實際原因
12、後，再傳送總務處採購辦理，並請會簽總務處主管後，始可進行財產驗收程序。18、屏風、隔屏、碎紙機、系辦行政設備（例如：影印機、事務機等），不得使用教育部獎補助款購置；另，屏風、隔屏亦不適合列為設備類，請轉以“修繕費”報支。19、換修電腦週邊零件（例如：硬碟、記憶體-等），請以“修繕費”報支；若為學生實驗室使用，可以用“輔導教學費”報支。20、同一個老師購買同樣物品多項時，請說明理由。（例如：學生實驗室使用或何種課程使用？）21、若有使用到校內其他單位資源需付費者，（諸如借用彥公廳的場地清潔費、電腦教室使用費、以及學務處海報機-等）請以預算移轉方式，變更預算至借用單位。22、原始憑証應貼於粘存單，
13、註明科目及用途，如有英文名詞，須附註中文並經計畫執行學校首長及有關人員如主辦會計、事務採購財物驗收或保管等蓋章。23、金額二萬元以上，應填一般單，請勿刻意折單。(如發票日期、發票號嗎、相近，連號)。24、金額在壹萬元以上者，需三家廠商以上詢價記錄，請勿刻意拆單。(如發票日期、發票號嗎、相近，連號)。25、採買物品應根據當初預算編列所列的項目內容為依據，若有額外特殊重要物品需同時配合採購，請做預算變更。26、使用獎補助款購置電腦及周邊設備，不論金額大小，請使用中信局或上網招標方式。27、96學年度開始，每家廠商之估價單上需有報價日期、廠商公司章（報價章、發票章、公司章）；且每家廠商需為合法設立之
14、公司(不 可提供虛設之行號），一經發現不予付款。28、身心障礙採購案，請各位同仁上政府採購身心礙障團體網路交易系統公告採買，無論有無身心障礙團體承作，報帳時請附上公告表，以茲證明。29、填修繕工程單，會計科目應為修繕費不得為資門本會計科目。30、教育部獎補助款所購置之儀器設備：電腦及週邊設備、冷氣機等，除使用中信局共同供應契約外，則需彙整網公開招標。 其他儀器設備依金額大小議價或上網公開招標規定辦理31、沖銷借款仍需依循採購程序辦理。32、沖銷單據日期不得早於借款日。33、自95學年度開始95.08.01-96.07.31桶裝飲用水、影印紙僅可使用此聯採招標之得標廠商發票報支。34、為配合政府
15、環保政策、單位內部會議(如主管會報、檢討會及報告審查會)不得提供紙杯、一次用塑膠杯及包裝飲用水(含杯水及瓶裝礦泉水。35、資料庫、軟體若為使用權益會員性質(續費性)，應用經常門報支。36、刻章請附樣本,個人私章請勿報支。四、雜項費用單之報支原則1、一般國外出差旅費報支規定及原則a )以校內預算報支國外出差旅費，均依元智大學教職員工出差旅費報支規定辦理。b )國外出差旅費分為交通費、生活費及辦公費，其內容如下：交通費：出差人員乘坐飛機、船舶及長途大陸運工具所需費用生活費：依日支數額表可劃分為住宿費占60%、膳食費占30% 及零用費占10%，零用費包括市區火車票費、市區公共汽車車票費、市區捷運車票費、洗衣費、小費及其他與生活有關之各項費用。c )使用電子機票者仍需加附紙本登機證核銷機票費用。d )報支國外出差由旅行社開立的代收轉付收據請分別列出費用名稱(勿以團費、旅行社費用代碼列
