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1、 应 收 管 理 使用手册 北京用友软件股份有限公司 二零零四年十一月 第第 1 章 系统介绍章 系统介绍.1 第第 2 章 系统功能章 系统功能.2 第第 3 章 系统特点章 系统特点.3 第第 4 章 产品接口章 产品接口.4 4.1 详细核算接口说明.4 4.2 简单核算接口说明.5 第第 5 章 前期准备章 前期准备.6 第第 6 章 应用方案章 应用方案.7 6.1 应收账款详细核算方案.7 6.2 应收账款简单核算方案.8 第第 7 章 设置章 设置.10 7.1 参数说明.10 7.1.1 常规系统参数说明10 7.1.2 凭证参数说明12 7.1.3 权限与预警参数说明14 7
2、.2 初始设置.15 7.2.1 设置科目15 7.2.2 坏账准备设置15 7.2.3 账期内账龄区间设置16 7.2.4 逾期账龄区间设置16 7.2.5 报警级别设置16 7.2.6 单据类型设置16 7.2.7 单据设计16 7.3 期初余额.17 第第 8 章 应收业务处理章 应收业务处理.19 8.1 应收款业务.19 8.1.1 确认应收账款19 8.1.2 冲销应收账款24 8.2 预收款业务.39 8.2.1 确认预收款39 8.2.2 冲销预收账款40 8.3 现结业务.42 8.3.1 完全现结42 8.3.2 部分现结43 第第 9 章 红字应收业务的处理章 红字应收业
3、务的处理.44 9.1 红字应收单据录入.44 9.2 付款单录入.45 第第 10 章 制单处理与查询章 制单处理与查询.47 10.1 制单规则.47 10.2 如何制单.49 10.3 凭证查询.51 10.4 科目账表查询.52 第第 11 章 其他处理章 其他处理.53 11.1 付款单导入导出.53 11.2 汇兑损益.54 11.3 取消操作.55 11.4 月末结账.56 11.5 取消月结.57 11.6 年末结转.57 第第 12 章 账表查询章 账表查询.59 12.1 业务账表.59 12.1.1 业务明细账59 12.1.2 业务总账表62 12.1.3 业务余额表6
4、3 12.1.4 对账单64 12.1.5 与总账对账65 12.2 统计分析.66 12.2.1 应收账款账龄分析66 12.2.2 收款账龄分析功能67 12.2.3 收款预测68 12.2.4 欠款分析69 12.3 单据查询.69 12.3.1 发票查询70 12.3.2 应收单查询70 12.3.3 收付款单查询70 12.3.4 凭证查询70 12.3.5 单据报警查询70 12.3.6 信用预警查询71 12.3.7 应收核销明细表71 12.3.8 合同结算单查询71 12.4 自定义报表.72 第第 13 章 简单核算章 简单核算.73 13.1 发票审核.73 13.2 发
5、票制单.74 13.3 凭证查询.75 1 第第 1 章章 应收款管理系统，通过发票、其它应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管 理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料，提供各种分析报表，如账龄分析表，周转分析、 欠款分析、坏账分析、回款分析情况分析等，通过各种分析报表，帮助您合理地进行资金的调配， 提高资金的利用效率。 根据对客户往来款项核算和管理的程度不同，系统提供了应收账款核算模型“详细核算”和“简 单核算”客户往来款项两种应用方案，可供选择。 如果您的销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂；或者您需要追踪每一笔业务的应收款、 收款等情况；或者您需要将应收款核算到产
6、品一级；那么您可以选择“详细核算”方案。该方案 能够帮助您了解每一客户每笔业务详细的应收情况、收款情况及余额情况，并进行账龄分析，加 强客户及往来款项的管理。使您能够依据每一客户的具体情况，实施不同的收款策略。 如果您的销售业务以及应收账款业务比较简单，或者现销业务很多，则您可以选择“简单核算” 方案。该方案着重于对客户的往来款项进行查询和分析。 具体选择哪一种方案，可在应收系统中通过设置系统选项“应收账款核算模型”进行设置。本手 册主要分别就这两种应用模型进行说明。 应收款管理系统与销售管理系统、总账系统的集成使用，应收款管理系统可接收在销售系统 中所填制的销售发票，进行审核，同时可生成相应
7、凭证，并传递至总账系统。 2 第第 2 章章 应收管理系统主要提供了设置、日常处理、单据查询、账表管理、其他处理等功能。 设置：设置： 提供系统参数的定义，用户结合企业管理要求进行的参数设置，是整个系统运行的基础。 提供单据类型设置、账龄区间的设置和坏账初始设置，为各种应收收款业务的日常处理及统计分 析作准备。 提供期初余额的录入，保证数据的完整性与连续性。 日常处理：日常处理： 提供应收单据、收款单据的录入、处理、核销、转账、汇兑损益、制单等处理。 单据查询：单据查询： 提供单据查询的功能：各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。 账表管理：账表管理： 提供总账表、余额表、明细账
8、等多种账表查询功能。 提供应收账款分析、收款账龄分析、欠款分析等丰富的统计分析功能。 其他处理：其他处理： 其他处理提供用户进行远程数据传递的功能。 提供用户对核销、转账等处理进行恢复的功能，以便您进行修改。 提供您进行月末结账等处理。 3 第第 3 章章 ? 系统提供两种核算模型，“详细核算”和“简单核算”，满足用户不同管理之需要。 ? 系统提供了各种预警，帮助您及时进行到期账款的催收，以防止发生坏账，信用额度的控制 有助于您随时了解客户的信用情况。 ? 系统提供功能权限的控制、数据权限的控制来提高系统应用的准确性和安全性。 ? 提供票据的跟踪管理，可以随时对票据的计息、背书、贴现、转出等操
9、作进行监控。 ? 提供结算单的批量审核、自动核销功能，并能与网上银行进行数据的交互。 ? 系统提供总公司和分销处之间数据的导入、导出及其服务功能，为企业提供完整的远程数据 通讯方案。 ? 提供全面的账龄分析功能，支持多种分析模式，帮助企业强化对应收款的管理和控制。 ? 该系统既可独立运行，又可与销售系统、总账系统等其他系统结合运用，提供完整的业务处 理和财务管理信息。 4 第第 4 章章 4.1 详细核算接口说明详细核算接口说明 在应收系统核算应收账款，主要与总账系统、销售系统、合同管理系统、应付系统、财务分析等 系统有接口，如下图 销售管理 应付款管理应收款管理财务分析 总账 网上银行 UF
10、O 合同管理 ? 合同管理 生效以后的应收类合同结算单可以将余额转入应收系统、在应收系统进行审核、收款、核销；应 收系统可以查询合同管理系统中生效的应收类合同结算单。 ? 销售管理 复核以后的销售发票在应收系统进行审核记应收账款、收款、核销，已经现收的销售发票可以在 应收系统进行记账、制单；应收系统可以查询出销售系统中已经出库但还没有开票的实际应收信 息和未复核的发票。 ? 网上银行 网上银行系统可向应收/付款管理系统导出已经有确认支付标记但未制单的付款单； 应收/付款管理 系统也可向网上银行系统导出未审核的付款单。所有相关单据全部由应收/付系统生成凭证到总 账。 ? 总账 所有凭证均应该传递
11、到总账系统中；可以将结算方式为票据管理的付款单登记到总账系统的支票 登记簿中。 注意 ? 当应收系统先于总账启用，则在总账启用日之前的凭证总账会在审核时将其标上有错标志， 并且这些凭证会导致总账和应收应付对账不平。 ? 应付款管理 应收、应付之间可以相互对冲；应收票据背书时可以冲应付账款。 ? 财务分析 应收款管理系统向财务分析系统提供各种分析数据。 5 ? UFO 应收款管理系统向 UFO 系统提供各种应用函数。 4.2 简单核算接口说明简单核算接口说明 销售管理 总账应收款管理 发 票 凭证 ? 销售管理 在销售管理系统录入的发票可以在应收款管理系统中进行审核记应收账款，已经现结的销售发票
12、 可以在应收系统中进行记账、制单。 ? 总账 销售发票生成的凭证都传递到总账系统中。 6 第第 5 章章 在应用本系统之前，您应该对您现有的数据资料进行整理，以便您能够及时、顺利、准确地运用 本系统。 期初数据的准备期初数据的准备 为便于系统初始化，您应该准备如下数据和资料： ? 和您有业务往来的所有客户的详细资料：包括客户名称、地址、联系电话、开户银行、所属 总公司、信用额度、最后的交易情况等。您可以根据本系统客户目录中的内容来准备您的资 料。 ? 客户的分类方式，以便于按照分类进行各种统计分析。 ? 用于销售的所有存货的详细资料：包括存货的名称、规格型号、价格、成本等数据。您可以 根据本系
13、统存货目录中的内容来准备您的资料。 ? 存货的分类方式，以便于按照分类进行各种统计分析。 ? 上一期期末，本期期初所有客户的应收账款、预收账款、应收票据等数据。这些期初数据最 好能够精确到某一笔具体的发票或业务。 日常处理的准备日常处理的准备 为便于日常的处理业务，您最好能够准备好如下数据和资料： ? 销售业务之外，能够经常形成应收款的业务有哪些。准备这类资料的目的是将应收单划分为 不同的类型，以便于按照业务类型统计应收账款。 ? 发票、应收单的格式，以便于您定义单据样式。 ? 核算销售、收款等业务的科目，以预先设置各种凭证的科目。 ? 进行收付款单的设计。 ? 在公共提供的单据模板设计和打印
14、模板设计中进行该项处理。 ? 选择单据类型为应收/付系统的收/付单据类型后即可对该单据进行模板设计。 ? 在单据模板设计中提供如下四种单据类型：客户收款单、客户付款单、供应商付款单、供应 商收款单，其中客户收款单、客户付款单在应收系统中使用，供应商付款单、供应商收款单 在应付系统中使用。 收收/付款单付款单 ? 表头提供如下设置项：客户、结算单号、结算日期、结算方式、结算科目、币种、汇率、金 额、票据号、客户银行名称、客户银行账号、部门、业务员、项目、摘要、表头自定义项 1-16、 本单位银行名称、本单位银行账号、制单人、审核人、核销人。 ? 显示格式中表头必须有的项目：客户、结算单号、结算日
15、期、结算方式、币种、金额。 ? 表体提供如下设置项：款项类型、客户、原币金额、本币金额、对应科目、部门、业务员、 项目、备注、表体自定义项 1-16。 ? 显示格式中表体必须有的项目：款项类型、客户、原币金额。 ? 打印格式中没有必须有的项目，可以进行任意设置需要的项目。 ? 打印格式设置中允许将表体删除。 7 第第 6 章章 应用方案分为“详细核算”和“简单核算”两种，请您在【选项】中通过“应收账款核算模型”来 设置。 6.1 应收账款详细核算方案应收账款详细核算方案 详细核算产品接口详细核算产品接口 如果您的销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂；或者您需要追踪每一笔业务的应收款、 收款
16、等情况；或者您需要将应收款核算到产品一级；那么您可以选择此方案。 本系统主要与总账系统、销售系统、应付系统、财务分析系统等系统有接口。各系统的相互接口 可以用下图 6-1 表示： 销售管理 应付款管理应收款管理财务分析 总账 网上银行 UFO 图 6-1 ? 本系统接收销售系统提供的发票，并由此生成凭证，对发票进行收款结算处理。 ? 本系统向总账系统传递凭证，并能够查询其所生成的凭证。 ? 本系统和应付系统之间可以进行转账处理。 ? 本系统向财务分析系统提供各种分析的数据。 ? 本系统向 UFO 提供应用函数。 ? 本系统与网上银行进行付款单的导入导出。 详细核算操作流程如图详细核算操作流程如图 6-2 8 系统选项设置 初始设置基础档案单据设计期初余额 系统初始 坏 账 处 理 转 账 处 理 汇 兑 损 益 核 销 处 理 制单 单据查询 业务账表 统计分析 科目账查询 自定义报表 单据录入 单据审核 应收票据 票 据 处 理 日常业务账表查询 期末处理 图 6-2 系统主要帮助您实现应收账款的核算和管理。系统的功能主要包括如下几点：系统主要帮助您实现应收账款的核算和管理。系统的功
